עבור עסק קטן עם מעט עסקאות, בעל עסק מנוסה יכול להשתמש באקסל כתחליף לתוכנת חשבונאות. באקסל יש את כל הכלים הדרושים ליצירה ותחזוקה של ספר חשבונות כללי, אך היא דורשת הבנה איתנה של הנהלת חשבונות בסיסית ותשומת לב לפרטים. לבעלי עסקים שאינם בטוחים אם הם מוכנים או שיש להם משאבים להשקיע בתוכנת חשבונאות, Excel עשוי להיות מקום טוב להתחיל לנהל רישומי חשבונאות עד לרכישת תוכנת הנהלת החשבונות.
שימוש באקסל כספר כללי
הגדרה פשוטה לניהול רשומות צריכה לכלול תחילה עמודות לתאריך העסקה, תיאור העסקה ומספר סימוכין, כגון חשבונית או מספרי צ'קים. בעמודות הבאות מופיעים כל אחד מהחשבונות שישמשו במהלך השנה. מחשבה זהירה צריכה להיכנס לבחירת החשבונות, מכיוון שיהיה קשה לחזור ולבצע שינויים בהמשך. משמאל לימין, החשבונות הראשונים הרשומים צריכים להיות חשבונות דוח רווח והפסד, החל מההכנסות ומסתיימים בהוצאות. הבאים יהיו חשבונות הנכס, אחר כך חשבונות התחייבות ולבסוף כל חשבונות הון.
הספירה הכללית משתמשת בהנהלת חשבונות עם כניסה כפולה כדי לעקוב אחר כל העסקאות של החברה, וחשוב שתהיה הבנה מוצקה של מושג זה לפני שתתחיל להשתמש באקסל כמנורה כללית.
מהי הנהלת חשבונות כניסה כפולה?
אם מדובר בחברה חדשה, ככל הנראה העסקה הראשונה תהיה ההון שהושקע בחברה. כדוגמא, נניח שיזם בשם ג'יין מחליט לפתוח חנות מכונות. יש לה חסכונות של 750, 000 $ כדי לפתוח בעסק ופותחת חשבון לבדיקת עסק בכספים.
תוך שימוש במושגי הנהלת חשבונות עם כניסה כפולה, ג'יין יודעת שעסקה זו תגדיל את חשבון המזומנים של החברה (ערך החיוב) ותקוזז בגידול בחשבון ההון של הבעלים (ערך הזיכוי). במערכת Excel זו, יש לרשום את כל רשומות החיוב כערכים חיוביים, ואילו כל רשומות האשראי צריכות להיות רשומות בערכים שליליים.
בדוגמה זו, ג'יין צריכה להזין את תאריך העסקה ותיאור כגון "השקעת הון" בשורה הראשונה בגליון. לאחר מכן היא תכניס כניסה חיובית בסך 750, 000 $ לעמודה של חשבון המזומנים של הגיליון האלקטרוני, וכניסה שלילית בסך 750, 000 $ לעמודת החשבון "ההון של הבעלים" בגליון האלקטרוני. כדי לאמת את המספרים, ג'יין צריכה להשתמש בנוסחת סכום כדי להבטיח שכל הערכים בכל שורה יסכמו לאפס דולר.
משם, ג'יין תמשיך להזין שורה עבור כל עסקה. אם היא תרכוש ציוד עם החברה במזומן, ג'יין תיכנס לעסקה כדי להציג חיוב, או ערך חיובי, לטור החשבון "ציוד", וזיכוי, או ערך שלילי, לטור החשבון "מזומן". אם היא מוכרת שירותי עיבוד ללקוח, היא הייתה רושמת זיכוי לחשבון "הכנסות" וחיוב לחשבון "הון עצמי".
לבסוף, יש לסכם את הסכום עבור כל עמודת חשבון בתחתית הגיליון האלקטרוני. ניתן להוסיף את הסכום של כל חשבונות ההכנסה לחישוב הרווח הנקי השוטף. ניתן להגדיר עמודות אחרות לפי הצורך לחישוב, למשל, סך הנכסים, סך ההתחייבויות וההון העצמי.
