הנהלת חשבונות כפולה היא הרעיון שלכל עסקה חשבונאית יש שתי השפעות על כספי החברה. הספירה הכללית היא הרשומה של שני הצדדים של כל עסקה. אם חברה מוכרת מוצר, הכנסותיה גדלות והמזומנים שלה גדלים בסכום שווה. כאשר חברה לווה כספים מנושה, יתרת המזומנים גדלה, אך יתרת החוב של החברה עולה באותה הסכום.
מערכת הכניסה הכפולה יוצרת מאזן המורכב מנכסים, התחייבויות והון עצמי. הגיליון מאוזן מכיוון שנכסי חברה תמיד יהיו שווים להתחייבויותיה בתוספת הון עצמי. הנכסים כוללים את כל הפריטים שבבעלותה של חברה, כמו מלאי, מזומנים, מכונות, בניינים ואפילו פריטים בלתי מוחשיים כמו פטנטים. התחייבויות מייצגות את כל מה שהחברה חייבת למישהו אחר, כגון חשבונות לזמן קצר שיש לשלם בבעלות לספקים או שטרות ארוכי טווח המגיעים לבנק. הון עצמי מייצג את חלקם של הבעלים בחברה. ההון יכול לכלול את כל התרומות שהעלו הבעלים לחברה, בתוספת רווחי החברה או פחות הפסדי החברה.
לכל רשומה יש צד "חיוב" וצד "אשראי", נרשם בספר הכללי. חשבונות הנכסים גדלים כאשר חויבים ויורדים בעת זיכוי. לעומת זאת, ההתחייבויות וההון גדלים בעת זיכוי ויורדים בעת החיוב. אם נכס גדל באמצעות חיוב, הצד האשראי של הכניסה ישפיע על נכס אחר על ידי הקטנתו, או ישפיע על חשבון התחייבות או הון עצמי, יגדיל אותו, על מנת לשמור על הנכסים = התחייבויות + משוואת הון באיזון.
לדוגמה, אם לוסי תפתח חנות מכולת חדשה, היא עשויה לפתוח את העסק בכך שהיא תורמת לחברה כמה מהחסכונות שלה בסך 100, 000 דולר. הכניסה הראשונה לספר הכללי תהיה חיוב במזומן, הגדלת נכסי החברה וזיכוי להון, תגדיל את אחזקות הבעלות של לוסי בחברה. אם לוסי תרכוש כמה יחידות מדפים תמורת 5, 000 דולר בכרטיס האשראי של החברה, הכניסה הבאה לספר הכללי תהיה חיוב לציוד בסכום של 5, 000 $, הגדלת נכסי החברה וזיכוי לכרטיס אשראי המגיע בסכום של 5, 000 $, הגדלת ההתחייבויות של החברה.
ניתן לשמור ספר-משנה לכל חשבון בנפרד, שייצג רק מחצית מהכניסה. לעומת זאת, לדו-ספר הכללי יש את השיא לשני חצאי הכניסה. כאשר לוסי רוכשת את המדפים, ספר המשנה לציוד יציג רק מחצית מהכניסה, שהיא החיוב לציוד תמורת 5, 000 דולר. ספר המשנה לתשלום כרטיס אשראי יכלול תיעוד של המחצית השנייה של הכניסה, זיכוי בסכום של 5, 000 דולר. לספירה הכללית יתווספו לה שתי שורות, המראות הן את החיוב והן את האשראי בסכום של 5, 000 $ כל אחד.
על פי הדיווח בוול סטריט ג'ורנל, שימוש מוקדם במערכת הכניסה הכפולה תועד על ידי לוקה פאצ'ולי במאה ה -15. רואי החשבון בשנות האלפיים של המאה העשרים השתמשו בעט ונייר לרישום הרשומות שלהם, תוך מעקב מדויק אחר כל כניסה כפולה. רואי החשבון כיום לא משתמשים בדרך כלל בספר ספר כללי כללי; עם זאת, תוכנת חשבונאות מודרנית משתמשת באותה תפיסה שבסיסה של פרסום שני רשומות לספר הכללי עבור כל עסקה.
