תוכן העניינים
- 1. אנשי AIS
- 2. נהלים והוראות
- 3. נתוני AIS
- 4. תוכנת AIS
- 5. תשתיות IT
- 6. בקרות פנימיות
- איך AIS עובד בחיים האמיתיים
- בשורה התחתונה
מערכת מידע חשבונאית (AIS) היא מבנה בו עסק משתמש כדי לאסוף, לאחסן, לנהל, לעבד, לאחזר ולדווח על הנתונים הכספיים שלו, כך שהוא יכול לשמש רואי חשבון, יועצים, אנליסטים עסקיים, מנהלים, מנהלי כספים ראשיים (סמנכ"ל כספים) מבקרים, רגולטורים וסוכנויות מיסים.
רואי חשבון שעברו הכשרה מיוחדת עובדים בצורה מעמיקה עם AIS בכדי להבטיח את רמת הדיוק הגבוהה ביותר בעסקאות פיננסיות וניהול רשומות של חברה, כמו גם להנגיש בקלות נתונים פיננסיים למי שזקוק לגישה לגיטימית אליו - והכל תוך שמירה על נתונים שלמים ומאובטחים.
מערכות מידע לחשבונאות מורכבות בדרך כלל משישה מרכיבים עיקריים: אנשים, נהלים והוראות, נתונים, תוכנה, תשתית טכנולוגית מידע ובקרות פנימיות. בואו נסתכל על כל רכיב בפירוט.
מבוא למערכות מידע לחשבונאות
1. אנשי AIS
האנשים ב- AIS הם פשוט משתמשי המערכת. אנשי מקצוע שעשויים להזדקק להשתמש ב- AIS של ארגון כוללים רואי חשבון, יועצים, אנליסטים עסקיים, מנהלים, קציני כספים ראשיים וביקורת. AIS מסייע למחלקות השונות בתוך חברה לעבוד יחד.
לדוגמה, ההנהלה יכולה לקבוע יעדי מכירות עבורם יוכל הצוות להזמין את כמות המלאי המתאימה. צו המלאי מודיע למחלקת החשבונאות על תשלום חדש. כאשר מתבצעות מכירות, אנשי מכירות יכולים להזין הזמנות לקוח, חשבונאות יכולה לחשב לקוחות, המחסן יכול להרכיב את ההזמנה, מחלקת המשלוחים יכולה לשלוח אותה ומחלקת הנהלת החשבונות מקבלת הודעה על קבלה חדשה. לאחר מכן, מחלקת שירות הלקוחות יכולה לעקוב אחר משלוחי הלקוחות והמערכת יכולה ליצור דוחות מכירות לניהול. מנהלים יכולים לראות גם עלויות מלאי, עלויות משלוח, עלויות ייצור וכדומה.
עם AIS מעוצב היטב, כל אחד בארגון המוסמך לעשות זאת יכול לגשת לאותה מערכת ולקבל את אותו מידע. AIS גם מפשט את קבלת המידע לאנשים מחוץ לארגון, במידת הצורך.
לדוגמה, יועצים עשויים להשתמש במידע ב- AIS כדי לנתח את האפקטיביות של מבנה התמחור של החברה על ידי בחינת נתוני עלות, נתוני מכירות והכנסות. כמו כן, רואי החשבון יכולים להשתמש בנתונים כדי להעריך את הבקרות הפנימיות של החברה, את מצבה הכלכלי ואת הציות לחוק Sarbanes-Oxley (SOX).
יש לעצב את ה- AIS כך שיענה על צרכיהם של האנשים המשתמשים בו. כמו כן, המערכת צריכה להיות קלה לשימוש ועליה לשפר, ולא להפריע ליעילות.
2. נהלים והוראות
הנוהל וההוראות של AIS הן השיטות בהן הוא משתמש לאיסוף, אחסון, אחזור ועיבוד נתונים. שיטות אלה הן ידניות והן אוטומטיות. הנתונים יכולים להגיע משני מקורות פנימיים (למשל עובדים) וממקורות חיצוניים (למשל, הזמנות מקוונות של לקוחות). נהלים והוראות תקודד לתוכנת AIS - עליהם גם להיות "קידוד" לעובדים באמצעות תיעוד והדרכה. כדי להיות אפקטיביים, יש לעקוב באופן עקבי אחר הנהלים והוראות.
3. נתוני AIS
כדי לאחסן מידע, AIS חייב להיות בעל מבנה מסד נתונים כגון שפת שאילתות מובנית (SQL), שפת מחשב המשמשת לרוב עבור מסדי נתונים. ה- AIS יזדקק גם למסכי קלט שונים עבור הסוגים השונים של משתמשי המערכת וכניסת נתונים, כמו גם לפורמטים שונים של פלט כדי לענות על צרכיהם של משתמשים שונים וסוגים שונים של מידע.
הנתונים הכלולים ב- AIS הם כל המידע הכספי הרלוונטי לשיטות העבודה העסקיות של הארגון. כל נתונים עסקיים המשפיעים על כספי החברה צריכים להיכנס ל- AIS.
סוג הנתונים הכלולים ב- AIS יהיה תלוי באופי העסק, אך הם עשויים לכלול את הדברים הבאים:
- הזמנות מכירות הצהרות חיוב של לקוחות דוחות ניתוח מכירות דרישות רכישה חשבוניות ספקים בדקו רישומים נתוני מלאי מידע על תשלומים מידע על חשבונות מידע על מחירים
לאחר מכן ניתן להשתמש בנתונים אלה להכנת דוחות חשבונאיים ודוחות, כגון הזדקנות חשבונות, לוחות זמנים לפחת / הפחתות, יתרת ניסיון, רווח והפסד וכן הלאה. הימצאותם של כל הנתונים הללו במקום אחד - ב- AIS - מקלה על פעולות רישום, דיווח, ניתוח, ביקורת וקבלת החלטות של העסק. כדי שהנתונים יהיו מועילים, עליהם להיות מלאים, נכונים ורלוונטיים.
מצד שני, דוגמאות לנתונים שלא ייכנסו ל- AIS כוללים מזכרים, התכתבויות, מצגות ומדריכים. למסמכים אלה אולי יש קשר משיק לכספי החברה, אך למעט הערות שוליים רגילות, הם אינם באמת חלק מרישום הכספים של החברה.
4. תוכנת AIS
רכיב התוכנה של AIS הוא תוכנות המחשב המשמשות לאחסון, אחזור, עיבוד וניתוח הנתונים הכספיים של החברה. לפני שהיו מחשבים, AIS הייתה מערכת ידנית מבוססת נייר, אולם כיום, רוב החברות משתמשות בתוכנת מחשב כבסיס ל- AIS. עסקים קטנים עשויים להשתמש בספרי החוברות של Intuit או בחשבונאות Sage 50 Sage, אך ישנם אחרים. עסקים קטנים עד בינוניים עשויים להשתמש ב- Business One של SAP. עסקים בינוניים וגדולים עשויים להשתמש ב- Dynamics GP של מיקרוסופט, ב- MAS 90 או ב- MAS 200 של Sage Group, ב- PeopleSoft ב- Oracle או בניהול פיננסי של Epicor.
איכות, אמינות וביטחון הם מרכיבי מפתח בתוכנת AIS יעילה. מנהלים סומכים על המידע שהיא מפיקה כדי לקבל החלטות עבור החברה, והם זקוקים למידע באיכות גבוהה בכדי לקבל החלטות אמיתיות.
ניתן להתאים אישית תוכנות AIS כדי לענות על הצרכים הייחודיים של סוגים שונים של עסקים. אם תוכנית קיימת אינה עונה על צרכי החברה, ניתן לפתח את התוכנה גם באופן אישי עם קלט משמעותי של משתמשי קצה או לפתח אותה על ידי חברה של צד שלישי במיוחד עבור הארגון. ניתן אפילו למקם מיקור חוץ למערכת לחברה מתמחה.
עבור חברות הנסחרות בפומבי, לא משנה איזו תוכנית תוכנה ואפשרויות התאמה אישית שהעסק יבחר, תקנות סרבנס-אוקסלי יכתיבו את מבנה ה- AIS במידה מסוימת. הסיבה לכך היא שתקנות SOX קובעות בקרות ונהלי ביקורת פנימיים שאיתן על חברות ציבוריות לעמוד.
5. תשתיות IT
תשתית טכנולוגית מידע היא רק שם מפואר עבור החומרה המשמשת להפעלת מערכת המידע החשבונאית. לרוב פריטי החומרה הללו שיהיה על עסק להיות בכל מקרה, כולל מחשבים, מכשירים ניידים, שרתים, מדפסות, מגני מתח, נתבים, אמצעי אחסון ואולי ספק כוח גיבוי. בנוסף לעלות, גורמים שיש לקחת בחשבון בבחירת חומרה כוללים מהירות, יכולת אחסון והאם ניתן להרחיב אותה ולשדרג אותה.
אולי והכי חשוב, החומרה שנבחרה עבור AIS חייבת להיות תואמת לתוכנה המיועדת. באופן אידיאלי, זה לא יהיה רק תואם, אלא אופטימלי - מערכת מסורבלת תועיל הרבה פחות ממהירה. דרך אחת שבה עסקים יכולים לעמוד בדרישות התאימות לחומרה ותוכנה היא על ידי רכישת מערכת סוהר הכוללת גם את החומרה וגם את התוכנה לה זקוק העסק. רכישת מערכת סוהר פירושה, תיאורטית, כי העסק יקבל שילוב אופטימלי של חומרה ותוכנה עבור ה- AIS שלו.
AIS טוב צריך לכלול גם תוכנית לתחזוקה, שירות, החלפה ושדרוג של רכיבים במערכת החומרה, כמו גם תוכנית לסילוק חומרה שבורה ומיושנת כך שנתונים רגישים ייהרסו לחלוטין.
6. בקרות פנימיות
הבקרות הפנימיות של AIS הן אמצעי האבטחה שהוא מכיל להגנה על נתונים רגישים. אלה יכולים להיות פשוטים כמו סיסמאות או מורכבים כמו זיהוי ביומטרי. AIS חייב להיות בעל בקרות פנימיות כדי להגן מפני גישה לא מורשית למחשב ולהגביל את הגישה למשתמשים מורשים, הכוללים כמה משתמשים בתוך החברה. עליו גם למנוע גישה לא מורשית של קבצים על ידי אנשים המורשים לגשת לחלקים מסוימים במערכת בלבד.
AIS מכיל מידע סודי השייך לא רק לחברה אלא גם לעובדיה ולקוחותיה. נתונים אלה עשויים לכלול מספרי ביטוח לאומי, מידע על שכר, מספרי כרטיסי אשראי וכן הלאה. יש להצפין את כל הנתונים במערכת AIS ולרשום את הגישה למערכת ולבדוק אותה. כמו כן, פעילות מערכת צריכה להיות עקבית.
AIS זקוק גם לבקרות פנימיות המגנות עליו מפני וירוסי מחשב, האקרים ואיומים פנימיים וחיצוניים אחרים על אבטחת הרשת. עליו גם להיות מוגן מפני אסונות טבע ויתולי חשמל שעלולים לגרום לאובדן נתונים.
איך AIS עובד בחיים האמיתיים
ראינו כיצד AIS מעוצב היטב מאפשר לעסק להתנהל בצורה חלקה ביום יום או מעכב את פעולתו אם המערכת מעוצבת בצורה לא טובה. השימוש השלישי במערכת AIS הוא שכאשר עסק בצרה, ניתן להשתמש בנתונים ב- AIS שלו כדי לחשוף את הסיפור של מה השתבש.
המקרים של WorldCom ו- Lehman Brothers מספקים שתי דוגמאות.
בשנת 2002, מבקרי הפנים של וורלדקום, יוג'ין מורס וסינתיה קופר, השתמשו ב- AIS של החברה בכדי לחשוף 4 מיליארד דולר בהקצבות הוצאות והונאות חשבונאיות אחרות. חקירתם הביאה לסיום סמנכ"ל הכספים סקוט סאליבן, כמו גם לחקיקה חדשה - סעיף 404 לחוק סרבנס-אוקסלי, המסדיר את הפיקוח והנהלים הפיננסיים הפנימיים של החברות.
בבדיקת הגורמים לקריסתו של להמן, סקירה של מערכת ה- AIS ומערכות הנתונים האחרות שלה הייתה מרכיב מרכזי, יחד עם איסוף מסמכים וביקורתם, וכן ראיונות עדים. החיפוש אחר הגורמים לכישלון החברה "דרש בדיקה מקיפה וסקירה של מערכות התפעול, המסחר, הערכת השווי, הפיננסים, החשבונאות ומערכות נתונים אחרות של להמן", על פי דו"ח הבוחנים בן 22 אלף העמודים.
המערכות של להמן מספקות דוגמא כיצד לא צריך להיות מובנה של AIS. בדו"ח של הבודק אנטון ר 'ולוקאס נכתב כי "בעת הגשת פשיטת הרגל שלה, להמן שמר על טלאים של למעלה מ -2, 600 מערכות תוכנה ויישומים… רבות מהמערכות של להמן היו שקופות, מיושנות או לא סטנדרטיות."
הבוחן החליט למקד את מאמציו ב- 96 המערכות שנראו רלוונטיות ביותר. בדיקה זו דרשה הכשרה, לימוד וניסוי וטעייה רק בכדי ללמוד כיצד להשתמש במערכות.
בדו"ח של ולוקאס צוין גם כי "המערכות של להמן היו תלויות מאוד זו בזו, אך קשרי הקשר שלהן היו קשים לפענוח ולא היו מתועדות היטב. היה צורך במאמץ יוצא דופן כדי להתיר את המערכות הללו כדי להשיג את המידע הדרוש."
בשורה התחתונה
ששת המרכיבים של AIS עובדים כולם יחד כדי לעזור לעובדי מפתח לאסוף, לאחסן, לנהל, לעבד, לאחזר ולדווח על הנתונים הכספיים שלהם. בעל מערכת מידע חשבונאית מפותחת ומתוחזקת שהיא יעילה ומדויקת היא מרכיב הכרחי בעסק מצליח.
