מה זה שובר?
שובר הוא מסמך המשמש את מחלקת החשבונות של החברה בכדי לאסוף ולהגיש את כל המסמכים התומכים הנחוצים לאישור תשלום ההתחייבות. שובר הוא למעשה מסמכי הגיבוי לחשבונות. החשבונות הזמינים הם החשבונות לטווח הקצר שחובות חברות לספקים וספקים.
השובר חשוב מכיוון שמדובר במנגנון בקרה חשבונאית פנימית שמבטיח שכל תשלום מאושר כראוי וכי הסחורה או השירותים שנרכשו מתקבלים בפועל.
Takeaways מפתח
- שובר הוא מסמך המשמש את מחלקת החשבונות של החברה הכוללת את המסמכים התומכים לחשבונית. שובר הוא למעשה מסמכי הגיבוי לחשבונות החייבים, שהם חשבונות שחברות חייבות לספקים וספקים. מסמכים בשובר יכולים לכלול את חשבונות הספק חשבונית, סכום שחייב, תאריך פירעון, חשבונות חשבונות כלליים ותקבולי משלוח. סך כל הסכומים של שוברי החוב המגיעים מסתכמים, והסכום החד פעמי נרשם כחשבונות שיש לשלם במאזן.
כיצד פועלים שוברים
לחברות התחייבויות פיננסיות שונות לזמן קצר לספקים ולספקים לאורך תקופת חשבונאות. ייתכן שתצטרך חברה לקנות מלאי או חומרי גלם מספקים המשמשים לייצור טובין של החברה. הספקים מעניקים למעשה הארכת אשראי לחברה המאפשרת לבצע תשלום בזמן הקרוב כגון 30, 60 או 90 יום.
שובר הוא טופס הכולל את כל המסמכים התומכים המציגים את הכסף המגיע וכל התשלומים ששולמו לספק או לספק עבור תשלום שעומד לתשלום. השובר והמסמכים הדרושים נרשמים בפנקס השובר. חלק מהמסמכים התומכים בשובר יכולים לכלול:
- חשבוניות מהספק ספק או שם הספק שיש לשלם תנאים לתשלום כגון הסכום החייב, תאריך הפירעון, וההנחות שניתנו על ידי הספק לתשלום החשבונית מוקדם הזמנת הרכש של החברה קבלה שהמחשבה התקבלה על ידי החברה מהספק חשבונות שישמשו למטרות חשבונאיות חתימות של נציגים מורשים בחברה לרכישה ותשלום הגנת תשלום ומועד לאחר ששולמה החשבונית לספק.
הסכום הכולל של כל השוברים שיש להם יתרות חובות שנרשמו נרשם כחשבונות שיש לשלם במאזן. לאחר ששובר השובר, הוכחת התשלום כלולה בשובר ונרשמת כשובר בתשלום.
כמה שוברים מועילים
שוברי החברה משמשים כמקור ראיות מפתח בעת ביצוע ביקורת. מבקר מבצע מערך נהלים כדי לקבוע אם הדוחות הכספיים נקיים מהמצב מוטעה מהותי. השוברים מתעדים כי הסחורה שנרכשה התקבלה בפועל, התומכת בטענת המבקר כי הסחורות והשירותים המפורסמים לדוחות הכספיים קיימים באמת. השוברים גם מצדיקים את תשלומי המזומן של החברה לספקים ומתעדים את חשבונות החשבונות הכללי המשמשים לביצוע העסקה.
שימוש במערכת שובר מקטין גם את הסיכון של עובדים להתאושש לגניבת נכסי חברה. עסקים מעסיקים הפרדת חובות למניעת גניבת עובדים, מה שאומר שמשימות קריטיות מוקצות לאנשים שונים בארגון. השובר מתעד שהמשימות מבוצעות על ידי מספר אנשים ויוצר מסלול נייר כך שמבקר יכול לאשר שהחובות הופרדו כראוי.
דוגמא לשובר
מסעדה מקומית מזמינה בשר ודגים כל כמה ימים מספקיה. מנהל המסעדה ממלא הזמנת רכש עבור 30 פאונד של בשר, והבעלים מתחיל את הזמנת הרכש לאישור המשלוח. עם קבלת המשלוח, משווים את תוכן המשלוח להזמנת הרכישה כדי להבטיח שהמשלוח יתאים למה שהוזמן. המסעדה משלימה קבלת משלוח כדי לתעד את התהליך, וקבלת המשלוח מושווה לחשבונית של הספק.
השובר, שהוא עמוד שער המסביר את המסמכים המצורפים, כולל את הזמנת הרכישה, קבלת המשלוח ואת החשבונית. סכום הרכישה מתווסף ונרשם לחשבונות שיש לשלם במאזן עד לתשלום. הבעלים סוקר את כל פרטי השובר לפני חתימת המחאה.
השובר כולל גם את חשבונות הפנקס הכללי המשמשים לרשומת העסקה. המסעדה, למשל, יכולה לזכות (להגדיל) את חשבון מלאי הבשר ולחייב (להקטין) את חשבון המזומן לצורך רישום התשלום. קבלת התשלום והמועד נרשמים כדי להראות ששובר השובר. החשבונות הזכאים ישקפו את היתרה הנמוכה יותר בשל החשבונית המשולמת, בהנחה שלא נוצרו חייבים נוספים.
