תחת בסיס הצבירה של חשבונאות, הכנסות והוצאות נספרות כשהן משתכרות. זה שונה מבסיס המזומן בחשבונאות, שם הם מדווחים בכל פעם שמזומנים זורמים בפועל אל העסק ומחוצה לו. מרבית רואי החשבון רואים בשיטת החשבונאות הצבירה מדידה טובה יותר של הרווחיות למטרות דוח רווח והפסד.
מרבית החברות משתמשות בחשבונאות צוברת כנהוג חשבונאות סטנדרטי, למרות שזה מורכב וסובייקטיבי יותר מאשר חשבונאות במזומן. לרוב החברות יש צורות מסוימות של חשבונות מעוכבים לפירעון וחשבונות חייבים, כמו מכירת באשראי או פרויקטים המייצרים זרמי הכנסה לאורך תקופה ארוכה. לאירועים אלה השפעה ממשית על פעילות העסק, גם אם לא מתקבל מייד מזומנים.
לדוגמה, חברה שמוכרת רהיט ברשומות אשראי את המכירה מייד, לא לאחר שהתקבלו סוף סוף כל התשלומים. כאשר התקבלו תשלומים לפני שניתנו שירות או שבוצעה ונמסרה למעשה טובין, שיטת החשבונאות הצבורה מתייחסת לאירוע זה כהתחייבות. החברה מכירה בהכנסות באופן המסורתי רק לאחר שהתקבל תשלום מלא.
כמעט תמיד, חשבונאות צבירה מתייחסת להכרה בהוצאות על בסיס הכרה בהכנסות נלוות. זה ידוע כעיקרון ההתאמה. עיקרון זה, כפי שמוכתב על פי כללי החשבונאות המקובלים (GAAP), חל הן על מכירת טובין והן על מתן שירותים מקצועיים. בלי זה, דוחות כספיים היו חושפים מעט מאוד מידע שימושי מכיוון שלקוראים לא תהיה הערכה מדויקת של נכסים והתחייבויות.
בכל פעם שנרשמת עסקה במהלך תקופת חשבונאות אחת, אך הכנסות במזומן לא מתקבלות בפועל עד לתקופת חשבונאות עוקבת, רואי החשבון מכנים אותה הכנסות שנצברו. באופן דומה, הוצאות שנצברו מתייחסות לאותן הוצאות הנגרמות בתקופה אחת אך שולמו בתקופה אחרת. בסיס הצבירה של חשבונאות הוא חובה לכל עסק המחזיק מלאי. לאלה עם מכירות פחות מ -10 מיליון דולר, ניתן להשתמש בשיטה היברידית של צבירה וחשבונאות במזומן כל עוד שיטת הצבירה משמשת למכירות, רכישות ופריטים מלאי.
תוכנה ארגונית, כמו QuickBooks, הפכה פופולרית ביותר לעסקים ולאנשים פרטיים. בעוד שרבים מייצרים דוחות מזומנים וגם על בסיס צבירה, הגדרת ברירת המחדל היא כמעט תמיד צבירה.
בעוד ששיטת הצבירה אכן מציגה את הפרטים הקטנים וההפסדים של הכנסות עסקיות בצורה מדויקת יותר, היא גם מקשה לדעת כמה מזומנים עומדים בפועל. עסקים שאינם עוקבים בקפידה אחר תזרים המזומנים שלהם בנפרד מחשבונאות הצבירה שלהם עלולים להתמודד עם בעיות תזרים מזומנים. זה חשוב במיוחד עבור אותם עסקים המסתמכים מאוד על חשבונות אשראי ותשלומים מעוכבים מלקוחותיהם.
