מהו ניהול עסקאות דיגיטליות (DTM)
ניהול עסקאות דיגיטליות (DTM) משתמש במערכות מחשב ולא בנייר לניהול הסכמים עסקיים באופן מהיר, מדויק ובטוח. DTM הוא שירות מבוסס 100% דיגיטלי בענן שמזרז את תהליך חתימת החוזים ומצמצם את מספר הטעויות הניתנות לבצע במהלך הדרך שכן ניתן להחתים ולהעביר מסמכים באופן מקוון במקום צורך להדפיס, לחתום פיזית, סרק ונשלח בדוא"ל, או הוחזר בדואר.
פירוק ניהול עסקאות דיגיטליות (DTM)
טכנולוגיית DTM יוצרת חתימות דיגיטליות מאובטחות ומאומתות ביותר, מה שהופך אותן לאכיפה יותר מבחינה חוקית מאשר חתימות מסורתיות. יתר על כן, מכיוון שהיא מבוססת ענן, DTM מאפשרת לעסקים לגשת למסמכי מפתח ולעשות עסקים בכל עת ובכל מקום ובכל מכשיר.
יתרונות ניהול עסקאות דיגיטליות
DTM מועיל לארגונים על ידי צמצום זמן העסקה ושיפור חווית הלקוח. התקן התעשייתי של DTM נקרא xDTM, ויש לו דרישות לפרטיות, אבטחה, אוניברסליות, מדרגיות, זמינות, אכיפה, פתיחות ותאימות. קציני מידע ראשיים (CIO) ומנהלים מחברות כמו DocuSign, Microsoft, FedEx, Intel ו- UPS מסייעים בניהול תקן זה. DTM דורש ממומחים בתעשייה ליצור וליישם שיטות עבודה מומלצות עבור מתרגלים בתחומים שונים, מרופאים לעורכי דין ועד עובדי ממשלה. לדוגמה, כאשר משתמשים ב- DTM בהגדרת בריאות, תקן הפרטיות עשוי להיות בעל חשיבות עליונה, ואילו במימון, תקן האבטחה עשוי לקבל חיוב עליון.
כל היבט של עסק יכול לקצור את היתרונות של DTM.
- במכירות ניתן להשתמש בו להסכמי פיצויים, הסכמי הפניה, הרשמות של לקוחות חדשים והסכמי תנאים והגבלות. מחלקות משאבי אנוש יכולים להשתמש בה לצורך ניירת שכירות חדשה, הסכמי אי-גילוי וטפסים של שכר. מחלקות כספים יכולות להשתמש בהן לצורך עיבוד חשבוניות., העברת נכסים וחשבונות פרישה. ב- IT, ניתן להשתמש בו לצורך ניהול גישה ואישור תחזוקה. צוותים משפטיים יכולים להשתמש ב- DTM לניהול חוזים ועמידה פנימית. צוות רכש יכול להשתמש בו להזמנות רכישה והצהרות על עבודה.
ניהול עסקאות דיגיטליות בפועל
עסקים יכולים לאמץ ביתר קלות DTM אם הם מעבירים את תהליכי הנייר הקיימים שלהם לתהליכים דיגיטליים לחלוטין מההתחלה ועד הסוף. תהליכים מבוססי נייר, למרות שהם מוכרים ונוחים יותר למשתמשים רבים, אינם בטוחים או אמינים כפי שחושבים כמה משתמשים. ניתן לאבד מסמכי נייר, הם אינם מאובטחים במיוחד והם יכולים להיות קשים לשליטה. חברה יכולה לבחור ליישם DTM במחלקה יחידה או ליישם אותה בכל רחבי החברה.
DocuSign, Adobe ו- VASCO Security Security (לשעבר Silanis) הם שלושה שחקנים מרכזיים בשוק ה- DTM. כולם מתמחים בחתימות דיגיטליות. חברות DTM גדולות אחרות כוללות את Box, המספקת אחסון בענן, שיתוף פעולה בצוות ואוטומציה של זרימת עבודה לעסקים; Fluix, המאחסנת קבצים, מקלה על שיתוף פעולה במסמכים וממירה מסמכי נייר לקבצים דיגיטליים, בנוסף להציע חתימות אלקטרוניות; ו- MiForms, המסייע לעובדים לאסוף נתונים, GPS, תמונות, ברקודים וחתימות בתחום. ישנן מספר חברות DTM אחרות, כך שמשתמשים פוטנציאליים צריכים לבצע השוואה של עלות ותכונות, המשתנות לעתים קרובות. חברות מסוימות מספקות עסקים קטנים ואילו אחרות מתמקדות בפתרונות ברמת הארגון. דרך שימושית לאיתור ספקים היא לראות את מי הם רשומים כלקוחות.
