ספר חשבונות כללי משמש כרישום של כל החשבונות והעסקאות שלהם. איזון בין הספירה כרוך בחיסור המספר הכולל של חיובים מכלל נקודות הזיכוי. על מנת לחשב נכון זיכויים וחיובים, ראשית יש להבין כמה כללים.
כיצד לחשב את היתרות
כדי להתחיל, הזן את כל חשבונות החיוב בצד שמאל של המאזן ואת כל חשבונות האשראי מימין. כלול את היתרה עבור כל אחד. שקול על איזה חשבון חיוב כל עסקה משפיעה והאם בסופו של דבר זה מגדיל או מקטין את אותו חשבון. למשל, האם זה מצמצם את המלאי או מגדיל את המזומנים? לבסוף, חשב את היתרה עבור כל חשבון ועדכן את המאזן.
לאחר שסיימת, בדוק כי זוכה בהתחייבויות שוות כדי להבטיח שהספרים יהיו מאוזנים. דרך נוספת להבטיח את האיזון בין הספרים היא ליצור איזון ניסיון. המשמעות היא רישום של כל החשבונות בפנקס ויתרות של כל חיוב ואשראי. לאחר שהיתרות מחושבות הן לחיובים והן לזיכויים, על השניים להתאים. אם הדמויות אינן זהות, משהו הוחדר או חישב לא נכון והספרים אינם מאוזנים.
כללים חשובים שיש לעקוב אחריהם
ראשית, חיובים חייבים בסופו של דבר להיות קרדיטים שווים. אמנם זה עשוי להיות מבלבל בהתחלה, וזה עשוי להיות מפתה פשוט להשתמש במספרים חיוביים ושליליים כדי לתת דין וחשבון על עסקאות, אך בסופו של דבר יחסי החיוב והאשראי מבטאים בצורה מדויקת יותר את מה שקורה בעסקים.
שנית, חיובים מגדילים את חשבונות הנכסים, ההוצאות והדיבידנדים בעוד אשראי מקטין אותם. יתכן שיעזור להשתמש ב- DEAD הממנוני כדי לזכור זאת: חיובים מגדילים את ההוצאות, הנכסים והדיבידנדים.
שלישית, ההפך הוא הנכון לגבי חשבונות התחייבות, הכנסות והון עצמי. זיכויים מגדילים את אלה בעוד שהחיובים מקטינים אותם. המנומוני לזכר מערכת יחסים זו הוא בנות: חשבונות שמגדילים הם רווחים, הכנסות, הכנסות, התחייבויות והון עצמי.
מכיוון שלאלה יש השפעה הפוכה על החשבונות המשלימים, בסופו של דבר הקרדיטים והחיובים שווים זה לזה זה מזה ומראים כי החשבונות מאוזנים. ניתן לתאר כל עסקה באמצעות פורמט החיוב / אשראי, ויש לשמור על ספרים באיזון כך שכל חיוב יתאים לזיכוי המתאים.
נהלי חשבונאות
תוכנות ראיית חשבון כגון QuickBooks, FreshBooks ו- Xero מועילות לאיזון ספרים, מכיוון שתוכניות כאלה מסמנות אוטומטית כל אזורים שבהם חסר זיכוי או חיוב מתאים. לרוב החברות יהיה מנהל חשבונות פנים שיטפל בכל זה עבורך, אך אם אתה מטפל בכספים שלך, כדאי להעביר מספרים חשובים באמצעות יועץ חשבונאות חיצוני כמו רואה חשבון מוסמך (CPA) או רשום סוכן (EA).
חיוב ללא אשראי מקביל לו נקרא חיוב משתלשל. זה יכול לקרות כשמוזנים חיוב בצד האשראי או כאשר נרכשת חברה אך אותה עסקה לא נרשמת. באופן דומה ניתן להכניס כרטיס אשראי לספר החשבונות הכללי בעת ביצוע הפקדה, אך הוא זקוק לכרטיס חיוב מקזז, באותה עת או זמן קצר לאחר מכן, כדי לאזן את הספרים.
