מהי הזמנה להצעה (IFB)?
הזמנה להצעה (IFB), המכונה לעתים הזמנה להצעה, משמשת במצבים שבהם ספקים או ספקי שירותים פוטנציאליים שונים זה מזה ביחס למחיר. הנפקת IFB מאפשרת לחברה לספק מפרט כתוב בכתב הכולל את כל התנאים והתנאים הנחוצים לעבודה על הפרויקט או הפרויקטים הספציפיים שהיא רוצה להתקשרות. חברות רשאיות למסור הזמנות להציע בעל פה או בכתב.
הבנת הזמנה להצעה (IFB)
שידול בהזמנה מקיפה להצעה (IFB) יתאר בפירוט את הפרויקט המתוכנן, יציב דרישות הגשה הכוללות מועדים, היקף ומשך הפרויקט, כישורי מינימום, תקני שירות חובה, ואחריות נדרשת. זה גם מספק תיאור של תהליך הבחירה הכולל כולל קווי זמן.
הזמנה להצעה שונה מבקשת הצעה (RFP) בכך שהמטרה היא להשיג הצעות קבלנים הנוגעות בעלויות להשלמת הפרויקט, תוך פחות דגש על כך שהמציע יציג רעיונות משלו כיצד להשלים פרויקט או לבצע את השירות..
בתהליך IFB, חברות יכולות לייעל את תהליך ההחלטה שלהן על ידי בחירת המציע המוסמך עם הצעת המחיר הנמוכה ביותר. המציעים, בתורם, יכולים להתמקד ביתר צמצום בהערכת העלויות הפוטנציאליות הכרוכות בהשלמת פרויקט ויכולים להציע הצעה מהירה יותר. חיסרון בגישה זו הוא שבחירת ספק או קבלן בעלות הנמוכה ביותר עלולה לגרום לבעיות באיכות וביצועים. פניות לגורמים יכולים למזער סיכון זה על ידי הימצאותם ברורה מאוד של הכישורים המינימליים למציעים וכן על היקף הפרויקט, המפרט ותקני השירות.
מתי לבקש הזמנה להצעה
ארגונים ממשלתיים נדרשים לרוב על פי חוקים פדרליים, ממלכתיים או מקומיים שנועדו לטפח שקיפות, למנוע שחיתות ולהימנע ממועדפים לטובת ניהול מכרז באמצעות הזמנת בקשות להצעה. מוסדות אקדמיים משתמשים באופן קבוע בהזמנות להצעה.
ההזמנות להצעה הן היעילות ביותר כאשר לחברה או לגוף אחר המבקש הצעות יש הבנה מפורטת של העבודה או השירות שצריך לספק ואת הצעדים הנחוצים להשלמתם, ומשאירים את המחיר כגורם המכריע העיקרי בבחירתם בין נותני שירותים או קבלני שירותים. דוגמאות לפרויקטים הנמצאים לעתים קרובות בתהליך הצעה מסוג זה כוללות פרויקטים תשתיתיים גדולים כמו בניית ותיקון גשרים וכבישים וכאלה הכוללים מעבר המוני. במקרים בהם העבודה כוללת שירותים מקצועיים בהם גורמים איכותיים הכוללים גישה וסיוע בהמשגה הם בעלי משקל רב יותר בתהליך ההחלטה, RFP או בקשה למכרז עשויים להיות יעילים יותר.
