מהו אישור שלילי?
אישור שלילי הוא מכתב או מסמך המבקש כי הנמען צריך להגיב לשולח רק אם הייתה בעיה בתוכן ההודעה או שהנמען רצה לבטל את הסכמתו לאירוע אליו התייחס המכתב.
ניתן להשתמש במכתבי אישור שליליים בסוגים רבים של סיטואציות עסקיות ולעיתים קרובות הם משמשים בענף השירותים הפיננסיים. מטרת התקשורת היא לצמצם את מספר התגובות הנכנסות שארגון מקבל בתגובה למכתב שנשלח לבסיס הלקוחות שלו. במצב אישור שלילי או בתקשורת הסכמה שלילית, החברה או הישות השולחת את ההודעה מקבלים רק תגובות מהקולות "לא", בניגוד לתגובות של כולם ללא קשר לחוות דעתם.
הבנת אישור שלילי
אישורים שליליים משמשים לרוב על ידי רואי החשבון וכרוך במסמך שנשלח למדגם של לקוחות החברה, ומבקש מהם להגיב רק אם הם ימצאו אי התאמה בין ספריהם לבין החשבון הרשום בדוחות הכספיים של החברה הנבדקת. אישור שלילי משמש בדרך כלל כאשר הבקרות החשבונאיות של חברה היו היסטוריות עם מעט טעויות ולכן הן נחשבות לחזקות. החברה מתבקשת לבדוק שוב את המספרים ולאשר רק אם יש אי התאמה.
שליחת אישור שלילי לעומת אישור חיובי, הדורש תגובה, יכולה לחסוך זמן שיושקע במעקב אחר תשובות ומעקב עם נמענים שלא מגיבים. האישור השלילי הוא רק דרך עבור רואה חשבון לוודא ששתי החברות מדווחות על אותם המספרים.
Takeaways מפתח
- אישור שלילי הוא מכתב או מסמך המבקש כי הנמען צריך להגיב לשולח רק אם הייתה בעיה עם תוכן ההודעה או שהנמען רצה לבטל את הסכמתו לאירוע אליו פנה המכתב. לעיתים קרובות משתמשים במכתבי אישור שליליים ענף השירותים הפיננסיים, כולל רואי חשבון המבקשים לאמת את המידע הכספי של לקוח. אישורים שליליים עוזרים להפחית את מספר התגובות הנכנסות שארגון מקבל בתגובה למכתב שנשלח לבסיס הלקוחות שלו.
דוגמאות לאישורים שליליים
לאישורים שליליים יש יישומים רבים הכוללים גם רואי חשבון וגם חברות שירותים פיננסיים.
תכניות פרישה של עובדים
לעתים קרובות נשלחים מכתבי אישור שליליים עם תוכניות 401 (k) הכוללות תכונה של הסלמה אוטומטית. עם הסלמה אוטומטית, אחוז תוקף השכר של העובד שתרם בכל תקופת שכר מוגדל אוטומטית מדי שנה.
הכוונה בשיעור החיסכון ההולך וגובר אוטומטית היא לעזור לאנשים לחסוך יותר כסף לפנסיה. חודש בערך לפני שההסלמה מתרחשת, מנהל הרשומות שולח אישור שלילי או מכתב הסכמה שלילי. המכתב מודיע למשתתף כי הסלמת התרומה תתרחש אלא אם כן המשתתף יצור קשר עם מנהל התקליטים 401 (k) ויוצא מהעלייה כדי לשמור על שיעור התרומה הנוכחי שלהם.
חשבונאות לפדיון
בקשה שלילית יכולה לשמש גם לחשבונאות על מכירות אצל יצרן רכב. על פי הספרים, היצרן מכר לסוכנות 200 מכוניות בסכום כולל של 6 מיליון דולר. מכתב האישור השלילי יציין כי אם הנתון של 6 מיליון דולר היה מדויק, אין צורך להשיב. עם זאת, אם סכום ההכנסות היה רק 5 מיליון דולר, היצרן היה צריך להודיע לרואה החשבון על אי ההתאמה בספרי העוסקים.
אישורים שליליים הם דרך מקצועית לומר "אל תגיב לי אלא אם כן יש בעיה."
