הבנת מלאי תקופתי לעומת תמידי

מלאי תקופתי לעומת מלאי תמידי: סקירה כללית

מערכות מלאי תקופתיות ותמידיות הן שתי שיטות הנהלת חשבונות מנוגדות בהן עסקים משתמשים כדי לעקוב אחר כמות המוצרים שיש להם. בסך הכל, מערכת המלאי התמידית מציעה יתרונות רבים על פני המערכת התקופתית והיא משמשת כיום את כל הקמעונאים הגדולים. עם זאת, בעל עסק קטן עדיין צריך לקחת בחשבון אם היתרונות של התקנת מערכת מלאי תמידית עולים על ההוצאה הנוספת.

מלאי תקופתי

המערכת התקופתית משתמשת בספירה פיזית מדי פעם כדי למדוד את רמת המלאי ואת עלות הסחורה שנמכרה (COGS). רכישות סחורה נרשמות בחשבון הרכישות. חשבון המלאי ועלות הסחורה שנמכרה מתעדכנים בסוף תקופה קבועה - זה יכול להיות פעם בחודש, פעם ברבעון, או פעם בשנה. עלות הסחורה שנמכרה היא מדד חשבונאי חשוב, שכאשר מופרע מההכנסות, הוא מראה את הרווחיות הגולמית של החברה.

עלות הטובין שנמכרו במסגרת מערכת המלאי התקופתית מחושבת כדלקמן:

יתרת מלאי מתחילה + עלות רכישות מלאי - עלות סיום מלאי = עלות טובין שנמכרו

מכיוון שלעתים קרובות עסקים נושאים מוצרים באלפים, ביצוע ספירה פיזית עלול להיות קשה וגוזל זמן. דמיין שיש לך חנות לציוד משרדי וננסה לספור ולהקליט כל עט כדורי במלאי. עכשיו הכפלו את זה עבור שרשרת אספקה ​​משרדית. מסיבות אלה חברות רבות מבצעות ספירה פיזית רק פעם ברבעון או אפילו פעם בשנה. עבור חברות תחת מערכת תקופתית פירוש הדבר כי חשבון המלאי ועלות הנתונים שנמכרו הם לא בהכרח רעננים או מדויקים במיוחד.

מלאי תמידי

לעומת זאת, המערכת התמידית עוקבת אחר יתרות המלאי באופן רציף, עם עדכונים המתבצעים באופן אוטומטי בכל פעם שמוצר מתקבל או נמכר. רכישות והחזרים נרשמים מייד בחשבון המלאי. כל עוד אין גניבה או נזק, יתרת חשבון המלאי צריכה להיות מדויקת. עלות הסחורה שנמכרה מתעדכנת באופן רציף ככל שמתבצעת כל מכירה. מערכות מלאי תמידיות משתמשות בטכנולוגיה דיגיטלית כדי לעקוב אחר מלאי בזמן אמת באמצעות עדכונים הנשלחים אלקטרונית למאגרי מידע מרכזיים.

בחנות מכולת המשתמשת במערכת המלאי התמידית, כאשר מוצרים עם ברקודים מוחלפים ומשלמים עליהם, המערכת מעדכנת אוטומטית את רמות המלאי במסד נתונים.

הבדלים עיקריים

מערכות חשבונאות מלאי תקופתיות מתאימות בדרך כלל יותר לעסקים קטנים בגלל הוצאות רכישת הטכנולוגיה והצוות לתמיכה במערכת תמידית. עסק, כמו סוכנות רכב או גלריה לאמנות, עשוי להתאים יותר למערכת התקופתית בגלל נפח המכירות הנמוך והקלות היחסית במעקב אחר המלאי באופן ידני. עם זאת, היעדר מידע מדויק על עלות הסחורה שנמכרה או יתרות מלאי בתקופות שלא היו ספירת מלאי פיזית אחרונה, יכול היה לפגוע בהחלטות עסקיות.

עסקים עם נפח מכירות גבוה וכמה חנויות קמעונאיות (כמו חנויות מכולת או בתי מרקחת) זקוקים למערכות מלאי תמידיות. להיבט הטכנולוגי של מערכת המלאי התמידית יתרונות רבים כמו היכולת לזהות ביתר קלות טעויות הקשורות למלאי. המערכת התמידית יכולה להציג את כל העסקאות באופן מקיף ברמת היחידה האישית. תחת המערכת התמידית, המנהלים מסוגלים לבצע את התזמון המתאים של הרכישות, תוך ידיעה ברורה של כמות הסחורה המוצגת במקום אחר. מעקב מדויק יותר אחר רמות המלאי מספק גם דרך טובה יותר לפקח על בעיות כמו גניבה.

• מערכת המלאי התקופתית משתמשת בספירה פיזית מדי פעם כדי למדוד את רמת המלאי ועלות המוצרים הנמכרים (COGS). המערכת התמידית עוקבת אחר יתרות המלאי באופן רציף, עם עדכונים המתבצעים באופן אוטומטי בכל פעם שמוצר מתקבל או נמכר. חשבונאות מלאי תקופתית מערכות בדרך כלל מתאימות יותר לעסקים קטנים, בעוד שעסקים עם נפח מכירות גבוה ושקעים קמעונאיים מרובים (כמו חנויות מכולת או בתי מרקחת) זקוקים למערכות מלאי תמידיות.