מהי בקשה להצעה (RFP)?
בקשה להצעה (RFP) היא מסמך עסקי שמכריז ומספק פרטים על פרויקט, כמו גם מבקש הצעות קבלנים שיסייעו בהשלמת הפרויקט. מרבית הארגונים מעדיפים להשתמש ב- RFP, ובמקרים רבים ממשלות משתמשות רק בבקשות להצעה. בקשה להצעה לתכנית ספציפית עשויה לחייב את החברה לבחון את ההצעות כדי לבחון את היתכנותם, את בריאותה של החברה המציעה, ואת יכולתו של המציע לבצע את המוצעים.
Takeaways מפתח
- בקשה להצעה היא הודעה על מימון פרויקטים שפורסמה על ידי ארגון שעבורו חברות מפרסמות הצעות מחיר. ה- RFP מתאר את תהליך ההצעה ותנאי החוזה ומנחה כיצד לעצב את ההצעה. RFPs משמשים בעיקר על ידי סוכנויות ממשלתיות בכדי לקבל את ההצעה הנמוכה ביותר האפשרית. RFPs מאפשרים לחברה המבקשת לקבל הצעות מחיר מרובות.
הבנת בקשות להצעה (RFP)
מכשירי RFP מתארים את תהליך ההצעה ותנאי ההתקשרות, ומספקים הנחיות כיצד לעצב ולהציע הצעות מחיר. בדרך כלל הם שמורים לפרויקטים מורכבים. בקשות אלה מפרטות את אופי הפרויקט וקריטריוני ההערכה המגלים כיצד מדורגים ההצעות. הבקשות עשויות לכלול הצהרת עבודה, תיאור המשימות שיש לבצע על ידי המציע הזוכה וציר זמן לספק עבודה מוגמרת. הם כוללים גם מידע על הארגון המנפיק ועל תחום עיסוקו.
RFPs גם מנחים את המציעים כיצד להכין הצעות. הם עשויים לתאר הוראות לגבי המידע שעל המציע לכלול ואת הפורמט הרצוי.
אין לפרט את ההצעה יתר על המידה שכן היא עשויה להפריע ליצירתיות של הקבלן, והיא לא צריכה להיות כה מעורפלת עד שהקבלן נשאר גמור.
רוב RFPs מוגשים על ידי סוכנויות ממשלתיות ואחרים המעורבים במגזר הציבורי. בדרך כלל הם נדרשים לפתוח תחרות בין חברות פרטיות כדי להפוך את התהליך להוגן. כדי לשמור על עלויות נמוכות, סוכנויות אלה מעוניינות להבטיח שהן יקבלו את ההצעה הנמוכה ביותר והתחרותית ביותר.
הסיבה שארגון עשוי להוציא RFP היא לקבל הצעות מחיר מרובות. הארגון המחפש עשוי להפיק תועלת ממספר הצעות מחיר ונקודות מבט. לדוגמא, עסק שרוצה לשנות את תהליך הדיווח שלו ממערכת מבוססת נייר למערכת מבוססת מחשבים עשוי להכניס בקשה להצעה להכשרת חומרה, תוכנה והדרכת משתמשים, כדי להקים ולשלב את המערכת החדשה בעסק.
דרישות לבקשת הצעה
סוכנויות ממשלתיות או גופים אחרים עשויים להידרש להגיש בקשות להצעות למתן תחרות מלאה ופתוחה להוזלת עלות הפיתרון. קבלת הצעה המגיבה ביותר למפרטים עשויה לא תמיד להיות ההצעה במחיר הנמוך ביותר.
יצירת מיומנות של בקשה להצעה עשויה להכתיב את ההצלחה או הכישלון של הפיתרון המתקבל. אם הדרישות שצוינו מעורפלות מדי, ייתכן שהמציע לא יתכנן ויישם פיתרון שלם לבעיה. אם הדרישות מפורטות ומגבלות מדי, יתכן שהיצירתיות והחדשנות של המציעים יהיו מוגבלות.
תהליך ה- RFP מתחיל בניסוח בקשה להצעה. המציעים סוקרים את השידול ומגישים הצעות לשיפור. לאחר יישום משוב, הבקשה הסופית להצעה מונפקת. לאחר מכן מציעים המציעים את הצעותיהם. הלקוח בוחר קבוצה קטנה של מציעים ונכנס למשא ומתן על תמחור ופרטים טכניים. הלקוח רשאי לבקש מהמתמודדים הנותרים להגיש הצעה טובה וסופית ביותר לפני מתן חוזה. החוזה מוצג בפני החברה המספקת את הפיתרון הטוב ביותר לנושא.
דוגמה לבקשה להצעה
נניח, למשל, מנהל הרכבות הפדרלי מוציא בקשה להצעות למימון, תכנון, הקמה, הפעלה ותחזוקה של מערכת רכבות במהירות גבוהה. בעלי עניין מגישים הצעות העומדות בדרישות המפורטות במסמך. על סמך ההצעות שהתקבלו במועד האחרון, מחלקת התחבורה מקימה ועדות להמשך הבדיקה והפיתוח של ההצעות. ה- DOT בוחר את ההצעה המקיפה ביותר את יעדיה ושוכר את החברה לבצע את העבודות.
