טיפים לניהול זמן לאנשי מקצוע פיננסיים

עולם הפיננסים התפתח למקום עבודה תחרותי ביותר. למרות שיש רק 24 שעות בכל יום בודד, כמו שנאמר, הזמן הוא כסף. לפיכך, ניהול זמן אפקטיבי הוא יתרון תחרותי עבור כל איש מקצוע בתחום הכספים המעוניין להפוך לפרודוקטיביות יותר ולהגדיל את זמן האיכות מהעבודה.

עם זאת, יש הרבה הסחות דעת שיכולות להשאיר אותך בעבודה יותר מהנדרש. המשך לקרוא כדי ללמוד על כמה מבזבוזי זמן נפוצים וגלה אודות מספר טיפים לניהול זמן שיגרמו לך לבצע יותר עבודה בפחות זמן.

החור השחור

ישנם בזבוזי זמן שונים שיכולים למצוץ את הפרודוקטיביות. למשל, אנשי מקצוע בתחום הפיננסים מתפתים לתמיד לריבוי משימות. נניח שאתה יועץ, ובין 8:30 ל 10 בבוקר ביום רביעי בבוקר אתה מצליח להשיג את הדברים הבאים:

• אתה עובד על גיליון אלקטרוני, אבל תפסיק לאחר שהפריע לך על ידי שתי הודעות אימייל חדשות, ואז שלח שישה מיילים ברציפות, אחריה בדק את תמונות החתונה של חבר המכללה באינסטגרם, ואז קיבל את ההזמנה לטיול חברתי באמצעות הודעת Slack, לפני שדה שתי שיחות לא צפויות של לקוחות פוטנציאליים, ולבסוף נאלצים להתנתק בפתאומיות כשהמנהל שלך עובר ליד כדי להזכיר לך שאיחור של חמש דקות לישיבת הצוות.

זה נשמע לכם כמו בוקר טיפוסי? אם כן, ובמיוחד אם אתה עובד בסביבה עסקית גרונית כמו חברת הון פרטית או בנק השקעות, אתה כנראה נמצא ברמת הביצועים הנמוכה ביותר בהשוואה לעמיתים שלך.

בעוד חמש או עשר שנים, אף אחד לא יזכור, לא ידאג או יקדם אותך בכל העבודות שביצעת. האם היה אכפת לעולם אם תומאס ג'פרסון היה מסיים הרבה דשדוש נייר אבל מעולם לא עזר לכתוב את מגילת העצמאות? הדבר נכון גם בעבודתך - הארגון שלך מעריך עבודה ויצירות מופת נחוצות, ולא עבודות מלאות.

תכנון

כל יום ראשון אחר הצהריים, סיים את רשימת ה"מטלות "של השבוע הקרוב, רצוי להשתמש ביישום או בשירות אינטרנט המסונכרן בין כל המכשירים שלך. הדגש את הפריטים הקריטיים ביותר להצלחתך בעבודה ובחייך האישיים. אלה שלא הודגשו הם ככל הנראה דברים שתוכלו להאציל, לעכב או להימנע לחלוטין.

בתחום הכספים, פריטים קריטיים כוללים דוחות או מחקרים שצריכים להיות מדויקים ולהגיש לפני המועד האחרון. הארגון שלך מוגש טוב יותר אם אתה מתמקד בשיפור האיכות של דוחות אלה, בניגוד לביצוע עבודתם הגונה כך שתוכל לפנות זמן לפריטים שאינם מפתח (כמו לענות על מיילים בעדיפות נמוכה או לקחת חלק בהמשך זמן רב פגישה מרוחקת).

באופן דומה, עשר דקות לפני היציאה מהעבודה בכל יום, סיימו לרשום את פריטי הפעולה של היום הבא ולספור אותם לפי סדר החשיבות והעדיפות. שוב, שאלו את עצמכם ללא הפסקה את כל הדברים שאתם לא באמת צריכים לעשות - הדברים שאינם עומדים בסף תפוקה מסוים.

(כמו כן, בדוק את מצא את הגומחה שלך בענף הפיננסי.)

ריבוי משימות

ההצלחה במימון מסתכמת ביכולתו של האדם תמיד לספק תוצרים קריטיים ומיידיים. מהם נקודות המידע והנתונים החשובים ביותר עליהם מסתמכים מנהלי הכספים שלך? מה אתה יכול לספק כדי לעזור לארגון שלך ו / או ללקוחות שלך לנצח? האם זה כרוך בהגשת דוח ביקורת במועד, חישובים מדויקים של ערך נוכחי נטו בפרויקט המוצע או הבטחה שהנוסחאות ב- Excel יביאו לסכומים מצטברים נאותים?

בסופו של יום, לאף אחד לא אכפת מכל הדוא"ל שהחלפת, מפגשי המועדון החברתי שהשתתפת בו או הגשת התיקיות הכרונולוגיות בארון שלך. ריבוי משימות מונע ללא הרף מאנשים להעניק את המיטב על כמה פריטים קריטיים שמעסיקים מצפים מהם באמת.

עשה תחילה את פריטי הפעולה החשובים, הקשים, הדחופים והערכים הגבוהים ביותר. הצלחה במימון יכולה להיות כרוכה בפשטות בשיטות כיצד ניגשים למשימות שלך. זה אולי נראה פשוט באכזריות עבור הבוגר האחרון שקרא היטב ולא התחיל, אך עשה דבר אחד בכל פעם ואל תפסיק עד שהוא יושלם. אם המשימות שלך קשורות לפרויקט לטווח ארוך, קוצצים אותו לאבני דרך לטווח קצר יותר וסיימו לפני כן. כמו שאמר הנרי פורד, "שום דבר לא קשה במיוחד אם אתה מחלק אותו למשרות קטנות." ביצוע דברים מתחילתו ועד סופו מבטל חוסר יעילות יקר מכיוון שתמנעו מהצורך כל הזמן להתחיל מחדש ולכייל מחדש על פריטים שונים שאינם קשורים זה לזה.

(חקור את סוגי המשרות בענף הפיננסים באמצעות אפשרויות קריירה פיננסית למקצוענים.)

תיבת הדואר הנכנס

תיבת הדואר הנכנס שלך היא בזבוז זמן חשוב. אם רוב המיילים שלך אינם רלוונטיים למשימותיך המיידיות העומדות לרשותך, אתה ממלא באופן ספורדי את היום שלך במידע על זבל.

כדי להימנע מכך:

• הגדר זמנים קבועים מראש לבדיקת הדוא"ל שלך, וסמן את תיבת הדואר הנכנס שלך לא יותר משלוש או ארבע פעמים ביום. צור תיקייה שאחרי שעות הדואר האלקטרוני שאתה צריך להגיע אליהם, אך שאינם דחופים. תיקיה זו מועילה לך במיוחד לחזור לבקשות חשובות שיכולות להמתין מספר ימי עסקים לפני שתקבל ממך תגובה. שלח רק את הדוא"ל הקריטי ביותר במהלך יום העבודה שלך. למרות שחשוב להישאר מעודכן בקבוצה שלך, נתח גדול מזמנך יכול להתבזבז על ידי עמיתים לא מנוסים או פחות ממושמעים שמציפים את תיבת הדואר הנכנס שלך בהודעות לא רלוונטיות. אתה יכול להפחית סוגים אלה של דוא"ל על ידי כך שלא תגיב לאלו שאינם קשורים לעבודה. רוקן את תיבת הדואר הנכנס שלך לפני שאתה עוזב את העבודה. תוכלו להשיג זאת על ידי יצירת תיקיות הקשורות לפרויקט בהן תוכלו לחנות מיילים הקשורים לבעיות ספציפיות. שמירת תיבת הדואר הנכנס שלך חוסכת לך זמן על ידי ביטול תשומת הלב שלך מהודעות שאינן ליבה. אם ישנם פריטים שבאמת דורשים תשומת לב במהלך השעות הקרובות או למחרת, הכנס אותם לתיקיה דחופה.

טיפים אחרים לחיסכון בזמן

עקוב אחר כמה זמן אתה באמת מבזבז

צרו גיליון אלקטרוני פשוט המאפשר לכם להזין את הזמן המשוער שבזבזתם בעניינים של מה בכך. עשו זאת על בסיס יומי. כשאתה מפתח ומתחזק את ההרגל הזה, אתה מאמן את עצמך להכיר בעניינים לא חשובים כשאתה נתקל בהם.

עבד רק מסמכי נייר פעם אחת

לאחר שהם מעובדים, אתה יכול להגיש אותם, להגיש אותם או להיפטר מהם.

שלח הודעה ישירה לעמיתים שלך

הסתובבות במשרד שלך או בין מחלקות יכולה לעלות לך כמה שעות בשבוע - ואנחנו יודעים כמה זה יקר על בסיס שנתי. אלא אם כן מדובר בעניין חשוב או מסובך, השימוש בהודעות ישירות דרך מערכת העברת הודעות ארגונית או שירות אינטרנט מאושר הוא לרוב דרך יעילה יותר להגיע במהירות לתשובות למגוון שאלות.

דע איפה הכל נמצא בכל זמן נתון

זה כולל מידע אלקטרוני וגם על נייר. אם אתה מעריך את זמנך, אל תבזבז אותו בחיפוש אחר דברים.

הפרד את המשימות שלך בארבע קטגוריות:

1. דחוף וחשוב - כמו דוחות כספיים וחשבונאיים עם מועדים קפדניים ומתקרבים.

   לא דחוף וחשוב - כמו נטוורקינג בקבוצת הכספים שלך, שיעורי הכשרה וכו '.

   דחוף ולא חשוב - כמו למשל הודעות ספורדיות מתיבת הדואר הנכנס ו"הרשמו תאריכי יעד "לישיבות המועדון.

   לא דחוף ולא חשוב - כמו שיחות של עשר דקות על ידי מכונת האוטומט, בדיקת כדורגל פנטזיה וכו '.

(ברור שכדאי שתבלה כמה שיותר מהיום שלך בקטגוריה הראשונה.)

צירים, צירים, צירים

זה מה שיפריד אותך מהחבילה כשאתה מתקדם בארגון. טפל במשימות שרק אתה יכול לבצע. כשאתה מחדד את כישורי ניהול הזמן שלך, בקרוב יוקצה לך דוחות ישירים. הקצה משימות שאתה לא צריך להתמודד עם עצמך ככל האפשר. עליכם לעשות רק את הדברים שדורשים לחלוטין את תשומת הלב או המומחיות שלכם.

אל תנהל את האישיות שלך

אנשי מקצוע בתחום הכספים צריכים להיות בעלי כישורי ניהול זמן, אך עליהם להיות בעלי יחס ורצון טוב עם עמיתים פנימיים והקהילה החיצונית. התמקדות בלעדית בזמן יכולה לגרום לך להיראות שוחק, דבר שיגרום להרבה אנשים כאשר הם סביבך, כולל במסגרות פיתוח חברתיות ועסקיות. אם אתה לא נזהר, תסתובב במחשבה שאתה גורו לניהול זמן, אך אתה לא מודע לחלוטין לחותמת "האידיוט החברתי" על המצח.

כישורי תקשורת, מנהיגות ופיתוח עסקי חשובים לא פחות מכישורי ניהול זמן. ככל שאנשי מקצוע בתחום הכספים יעלו בקריירה שלהם, כישורי ניהול זמן בלבד כבר לא יספיקו בכדי לסייע להם להגיע לשלב הבא (כלומר, רמת המנהלים).

בשורה התחתונה

(לפרטים נוספים, קרא יעילות פיננסית: מדריך האנליסט לניהול זמן.)