מהי תוכנית לחשבון?
תוכנית בעלת דין וחשבון היא תוכנית העוקבת אחר תקנות שירות הכנסות הפנימיות (IRS) להחזר עובדים בגין הוצאות עסק בהן החזר אינו נחשב כהכנסה. המשמעות היא שההחזר אינו כפוף למניעת ניכוי מס במקור או דיווח על W-2. עם זאת, הוצאות אלה חייבות להיות קשורות לעסקים בכדי שייכללו תחת תוכנית אחראית.
Takeaways מפתח
- תוכנית לניהול דין וחשבון היא תהליך של החזר עובדים על עלויות עבודה הקשורות להם. תוכניות חשבונאיות אינן כפופות למיסוי, מכיוון שהן אינן נחשבות לסוג של פיצוי בעבודה. עלויות יכולות להיחשב כחלק מתכנית הניתנת בחשבון אם הן עסקיות- קשורים, מדווחים במדויק, ואם החזר עודף החזר. אם עלות שהוחזרה נחשבת ללא דין וחשבון, היא חייבת במס על ידי מס הכנסה. בדרך כלל יש להחזיר כספים עודפים תוך 120 יום.
כיצד פועלת תוכנית לחשבון
תוכנית לניהול דין וחשבון שונה מתכנית שאינה ניתנת לחשבון. אם תוכנית ההחזר של העסק אינה עומדת בדרישות מס הכנסה לתכנית דין וחשבון, התוכנית אינה אחראית, והחזר הוצאות נחשב כחלק מתגמול העובד ולכן כפוף להניעה במקור ויש לדווח עליו בטופס W של עובד.
על פי כללי מס הכנסה, במסגרת תוכנית הניתנת דין וחשבון, ההוצאות מקבלות החזר אם הן קשורות לעסקים ומחויבות כנדרש. בנוסף, יש להחזיר לחברה סכומים ששולמו מעבר לעלויות בפועל תוך פרק זמן מוגדר. הוצאות הקשורות לעסקים שנגרמו על ידי עובדים יכולות לכלול דברים כמו נסיעות, ארוחות, לינה, בילויים או הסעות. העובדים נדרשים לתת דין וחשבון להוצאות ברשומות ולהחזיר כל החזר עודף בפרק זמן סביר.
המעסיקים אינם נדרשים למסור את פרטי התוכנית שלהם למס הכנסה, אך עליהם להיות מסוגלים להוכיח כי הם עומדים בדרישות התוכנית האחראית.
מעסיקים יכולים לעתים קרובות להשתמש בדרישות התוכנית האחראיות המחמירות מכפי שמפורסמים על ידי מס הכנסה.
דרישות לתכנית לחשבון
הדרישות לתכנית הניתנת לחשבון הן שהן קשורות לעסקים, שהוצאות העובד מוחשבות כראוי למעבידן בצורה סבירה ובזמן, וכי יש להחזיר למעסיק כל החזר עודף תוך זמן סביר.
כדי שההוצאות ייחשבו קשורות לעסקים, עליהן (באופן רופף) לעמוד בדרישות הבאות: יש לעלות בעלויות במהלך ההעסקה, וכי כל הוצאה המשתלבת בין הוצאה אישית להוצאה עסקית מתייחסת כנדרש כזה, חלוקת ההוצאה בין המעביד לעובד. דוגמה נפוצה היא של מכונית אישית המשמשת לנסיעות עסקיות: במקרה כזה, ניתן לצפות מעובד להסביר את המיילים שהתרחשו במהלך הובלתם האישית והסעות הקשורות לעבודה, תוך חלוקת העלויות כראוי.
הנהלת חשבונות נאותה כפופה בדרך כלל לאישור צד ג 'לצורך ההוכחה שקרנות העובדים היו קשורות לעסקים. קבלות הן סוג נפוץ של תימוכין של צד שלישי בו עובדים ישתמשו כדי להוכיח את הלגיטימיות של בקשות המימון שלהם. עם זאת, ישנם יוצאים מן הכלל לכלל זה, כולל מקרים של עלויות אי לינה המסתכמות בפחות מ- $ 75, החזר ארוחות הנמצא בתקני מס הכנסה ליומי, ועלויות הובלה שלגביהן הוכחת תשלום רשמית קשה, כמו מוניות, רכבת תחתית ואוטובוסים. ככלל, הציפייה להחזרת כספי החזר עודף היא שכספים כאלה מוחזרים למעביד תוך 120 יום מיום הענקתם.
