האם יש חשבונות הוצאה?

מהם חשבונות לתשלום?

בפירוש מוגדר, המונח העסקי "חשבונות לתשלום" מתייחס להתחייבות, כאשר חברה חייבת כסף לנושה אחד או יותר. יש אנשים שמאמינים בטעות שחשבונות התשלום מתייחסים להוצאות השגרתיות של פעולות הליבה של החברה, אולם זו פרשנות שגויה למונח.

יתרת חשבונות החברה הניתנת לתשלום הינה נקודת נתונים סטטיסטית נפוצה הכלולה בדוח ההוצאות אשר נבדק בבחינת דוחות כספיים כלליים של חברה. לפיכך חשבונות לתשלום הם מדד קריטי לניתוח מתי החברה עומדת בתמורה למיזוג או פעילות רכישה אפשרית. כמו כן, הוצאות של חברה נכללות בדוחות הכספיים של החברה. ובעוד שחשבונות הוצאות והוצאות בהחלט קשורים זה לזה, הם מושגים עצמאיים במהותם.

חשבון התחייבות לעומת חשבון הוצאה

הדרך הטובה ביותר להבחין בין התחייבויות להוצאות היא על ידי ניתוח עבר לעומת פעולות עתידיות. כאשר ההתחייבויות הן ההתחייבויות שטרם שולמו, ההוצאות הן התחייבויות שכבר שולמו במאמץ לייצר הכנסות.

ההתחייבויות מוצגות במאזן של החברה, המציג תמונת מצב ברורה וקל להבנה של מצבה הכספי של החברה למועד ספציפי. באופן מסורתי הם נרשמים בספר המשנה "חשבונות לתשלום" בעת קבלת החשבונית לתשלום. "Vouched" (המכונה גם "שובר") פירושו שחשבונית מאושרת לתשלום ונרשמה בספרון הראשי כהתחייבות מצטיינת, כאשר עסקת התשלום עדיין נמצאת בצינור. חייבים כאלה מכונים לעתים קרובות "חייבים לסחר".

חשבונות התחייבות כוללים ריביות המגיעות להלוואות מנושים - המכונות "ריבית לתשלום", כמו גם כל התחייבויות המס שצברה חברה, המכונות "מסים לתשלום."

בדרך כלל יש לשלם חוב הנושים לנושים במסגרת זמן קצרה של 30 יום או פחות. והכי חשוב, תשלומים אלה אינם כרוכים בשטר חוב. מצד שני, התחייבויות המשכנתא לא יתאגדו עם חשבונות שיש לשלם מכיוון שהם אכן מצורפים שטר חוב. מסיבה זו, התחייבויות המשכנתא נכללות תחת "שטרות לתשלום", המסווגת כקטגוריית הוצאות נפרדת.

"הוצאות" מוצגות בדוח רווח והפסד של החברה המפרט הכנסות והוצאות לצורך העברת הכנסות נטו לתקופה נתונה. דוגמה לעסקת הוצאות יכולה להיות כל עלות שנגרמה בזמן שאיש מכירות מנסה לייצר הכנסות בנסיעת רשת. הוצאות אלה עשויות לכלול לינה, ארוחות לקוחות, השכרת רכב, בנזין, ציוד משרדי וחומרי מולטימדיה המשמשים למצגות.

אמצעי מעקב לוגיסטיים

באופן לא מפתיע, מעקב אחר חשבונות לתשלום יכול להיות משימה מורכבת ומכבידה. מסיבה זו חברות בדרך כלל מעסיקות מנהלי חשבונות ורואי חשבון, שלעתים קרובות משתמשים בתוכנות ראיית חשבון מתקדמות כדי לפקח על חשבוניות ועל זרימת הכסף היוצא. תחומי אחריות אלה מסתבכים באופן אקספוננציאלי עם חברות גדולות שיש להן קווי עסקים מרובים, ועם יצרני מוצרים גדולים המייצרים מספר יחידות שמירה על מלאי (או SKUs). עבור גורמים כאלה, אנשי הנהלת חשבונות מסתמכים יותר ויותר על שימוש בפתרונות אוטומציה לחשבונות מיוחדים לתשלום - המכונים לעתים קרובות "ePayables" כדי לפשט תהליכים על ידי אוטומציה של הנייר והרכיבים הידניים הקשורים בתיאום חשבוניות הארגון.