מהו כרטיס אשראי תאגידי?
כרטיסי אשראי ארגוניים הם כרטיסי אשראי המונפקים לעובדי חברות מבוססות המאפשרים להם לחייב את ההוצאות העסקיות המורשות שלהם - כמו שהות במלון וכרטיסי טיסה - מבלי שהם צריכים להשתמש בכרטיס או במזומן שלהם. כרטיסים אלה, המכונים גם כרטיסי אשראי מסחריים, יכולים להקל על העובדים (והמעסיקים) לנהל את ההוצאות, ורבים מציעים הטבות כמו מיילים עלונים תכופים וגישה לטרקליני שדה תעופה.
כיצד עובד כרטיס אשראי תאגידי
כרטיסי אשראי ארגוניים נועדו לענות על צרכיהם של חברות מבוססות - בדרך כלל כאלה עם הכנסות שנתיות של לפחות 4 מיליון דולר, משתמשי כרטיסים בני 15 פלוס והוצאות צפויות של 250, 000 $ ומעלה בכל שנה. בעוד שרוב העסקים, כולל בעלי זכויות בבעלות יחידה ו- DBA, יכולים לקבל כרטיס אשראי לעסקים קטנים, כרטיסי תאגיד (כפי שהשם מרמז) שמורים לתאגידים. המשמעות היא שהחברה צריכה להיות מובנית ורשומה כתאגיד S או C כדי להיות זכאים.
מנפיקי כרטיסי אשראי גדולים, כמו אמריקן אקספרס, קפיטל וואן, סיטיבנק, צ'ייס וולס פארגו, מציעים כרטיסי אשראי ארגוניים. הכרטיסים מונפקים על בסיס בריאותם הפיננסית של החברה - ולא על כספם האישי של הבעלים. מנפיקי כרטיסים עשויים, למשל, לדרוש מהחברה כספים חזקים, בתוספת נזילות ותזרים מזומנים טובים.
המנפיקים של כרטיסי אשראי לרוב רוצים לראות דוחות כספיים מבוקרים אחרונים של החברה, פרטים על מבנה וארגונה של החברה, מידע מס (כולל תעודת מס פדרלית) ופרטי קשר עבור קצין חברה המוסמך לעשות עסקים מטעם חברה - כמו בעלים, נשיא או גזבר.
Takeaways מפתח
- כרטיסי אשראי תאגידיים מקלים על מעסיקים ועובדים בניהול הוצאות. כרטיסי תאגיד מונפקים לחברות גדולות ומוסדות ונבדלים מכרטיסי ביקור העומדים לרשות הבעלות היחידה ו- DBA. חשוב שהעובדים ילמדו ויעקוב אחר כרטיס האשראי התאגידי של החברה שלהם. מדיניות לפני ביצוע חיובים. תלוי בכרטיס, עובד או מעסיק יהיו אחראים לתשלום חשבון כרטיס האשראי.
מעסיק רשאי לספק לעובדים מסוימים כרטיס חברה, כך שיוכלו לשלם עבור הוצאות עסקיות מאושרות, כגון מלונות, ארוחות, מכוניות שכורות וטיסות, וגם לגשת למזומנים בכספומטים - הכל מבלי להשתמש בכספים עצמם או במקדמה של החברה. שם החברה יופיע בכרטיס, יחד עם שם העובד כבעל כרטיסים ייעודי. חתימת העובד עוברת בגב הכרטיס, ממש כמו בכרטיס אשראי אישי.
סוגי כרטיסי אשראי ארגוניים
בהתאם לסוג כרטיס האשראי התאגידי, העובד או המעביד יהיו אחראים לתשלום חשבון כרטיס האשראי. באמצעות כרטיס אחריות פרטני, העובד אחראי לשלם ישירות למנפיק כרטיסי האשראי עבור כל חיוב, בתוספת הגשת דוח הוצאות וקבלת החזר מהמעסיק. מנפיק כרטיס האשראי בודק את אשראי העובד לפני שהוא נותן לו כרטיס, אך זהו "משיכה רכה" שלא תשפיע על ציון האשראי שלהם.
אם מדובר בכרטיס אחריות תאגידית, המעסיק משלם את החשבון בגין כל חיוב שאושר (למרות שהעובד עשוי להיות ברציפות לשלם ישירות למנפיק עבור כל הוצאות בלתי מורשות או אישיות). מכיוון שהחברה אחראית לשלם את החשבון, בדרך כלל מנפיק כרטיסי האשראי לא יבדוק את אשראי העובד, אך ככל הנראה אותו אדם יהיה אחראי על הגשת דוחות הוצאות רגילים כדי שהחברה תוכל ליישב את דפי הכרטיסים בכל חודש.
לפני שעובד משתמש בכרטיס אשראי ארגוני, עליו לברר מי אחראי לשלם את החשבון בכל חודש. אם הם אחראים, עליהם להקים מערכת שתוודא כי התשלומים במועד ושיש להם הכספים בכדי לכסות את היתרה.
היתרונות של כרטיס אשראי תאגידי
יתרון מרכזי בכרטיס אשראי ארגוני הוא בכך שהוא מקל על ניהול ההוצאות - עבור עובדים ומעסיקים כאחד. מבחינה עסקית, כרטיס ארגוני מאפשר למעסיקים להציב מגבלות על כמות בעלי הכרטיסים שיכולים להוציא בכל עסקה, לכל קטגוריית הוצאות או בסך הכל. החברה יכולה גם לשלוט במקום בו ניתן להשתמש בכרטיס, להגביל רכישות לסוחרים ספציפיים, סוגי סוחרים ומיקומים.
מנקודת מבט של עובד, כרטיס אחריות תאגידית יכול להיות הקלה כספית, מכיוון שהוא מבטל את הצורך לשלם מראש על הוצאות הקשורות לעסקים ואז להמתין להחזר. יתרון נוסף הוא שכמה כרטיסי אשראי ארגוניים מציעים דיווח על הוצאות אלקטרוניות המאכלס באופן אוטומטי את דוחות ההוצאות של החברה במידע על רכישה - תכונה שמקלה (כלומר, פחות טרחה) על הגשת דוחות בזמן ומדויק.
תועלת עיקרית נוספת היא כי בהתאם למעסיק, יתכן שמחזיקי הכרטיסים יוכלו לשמור על כל התגמולים שהם מרוויחים תוך שימוש בכרטיס אשראי של החברה. הם עשויים, למשל, להיות מסוגלים להרוויח ולממש תגמולים עבור תוכנית הנוסע המתמיד או תכנית אורחים תכופה של בית מלון. כמובן שהמעסיק רשאי להחליט לשמור על התמורה כדי לקזז את עלויות התאגיד השנתיות או להציע תמריצים לעובדים עם הביצועים הטובים ביותר. עם זאת, חברות גדולות רבות מאפשרות לעובדים לקצור את היתרונות של תוכניות תגמולים מכיוון שזו עשויה לשפר את מורל העובדים.
בנוסף לתכניות תגמולים, כרטיסי אשראי ארגוניים רבים מציעים יתרונות שמטיילים תכופים יעריכו, כמו גישה למטרקציות בשדה תעופה (יתרון עצום אם למטייל יש פגרת זמן ארוכה), שירותי נסיעות וחירום, החלפת כרטיסי חירום ופיצוי מזומן, ויתורים על נזקי התנגשות להשכרת רכב. קרא את האותיות הקטנות על הסכם כרטיסי האשראי כדי להבטיח שהבנת כיצד היתרונות הללו עובדים. כדי להפעיל כיסוי אוטומטי בעת השכרת רכב, למשל, כנראה שאתה צריך להשלים את העסקה כולה עם כרטיס האשראי המכוסה ולדחות את הוויתור על נזקי התנגשות של חברת ההשכרה. במקרה של ספק, התקשר למספר בגב הכרטיס.
מדיניות חברה לכרטיסי אשראי של חברות
על העובדים להכיר את המדיניות של החברה שלהם לגבי כרטיסי ביקור מההתחלה, כדי להימנע מטעויות שעלולות להוביל לסיוטים חשבונאיים - או גרוע מכך. על מחזיקי הכרטיסים להתמצא בדרישות ההוצאות הכלליות והדיווחיות של חברתם ולברר אם יש להם מגבלות הוצאה החלות על קטגוריות מסוימות. חשוב גם ללמוד על כל חוקים או תחומים ספציפיים לתפקידים. למנהלי החברה, למשל, יהיו ככל הנראה פרופילי הוצאות שונים מאשר, למשל, ניהול ביניים.
ברגע שמחזיק הכרטיסים לומד את מדיניות החברה שלהם, עליהם לדבוק בהם. אם הם משתמשים בכרטיס שלהם בכדי לקנות משהו שאינו הוצאה עסקית מאושרת, זה יכול לגרום להם להראות רע בעיני המעסיק שלהם - גם אם זו טעות כנה. יתרה מזאת, לחברות גדולות רבות יש צוות כרטיסי נסיעות ובידור בצוות שיכול לבקר את הוצאות העובדים בכל עת. חשוב לבעלי הכרטיסים להשתמש בשכל הישר בכדי להחליט אם חיוב שהם עומדים לבצע הוא 100% עבודה. אם לא, עליהם לשים אותו בכרטיס האישי שלהם ולמיין אותו אחר כך אם הם מרגישים זכאים להחזר מלא או חלקי.
כדי להימנע מסיוטים חשבונאיים - או גרוע מכך - אל תערבב בין הוצאות אישיות להוצאות עסקיות.
לפני הפעלת כרטיס אשראי ארגוני, מעסיק רשאי להציע (או לדרוש) אימונים בכרטיסי אשראי של חברות או מקוונות המיועדים לעזור לעובדים ללמוד את המדיניות. בנוסף, מעסיק רשאי לפרסם ולעדכן מדיניות באתר האינטרא-נט שלו. כדאי תמיד להישאר מעודכן, לפעול על פי הכללים ולהימנע מלעשות כל דבר שעלול לגרום לניירת נוספת או להתפרש כהונאה. על בעלי הכרטיסים שיש להם שאלות בנוגע למדיניות המעסיק שלהם ליצור קשר עם האדם (או המחלקה) המנהל את התוכנית.
שיקולים מיוחדים לכרטיסי אשראי של חברות
מלבד הבנת מדיניות החברה ומעקב אחריהן לגבי מגבלות ההוצאות, סוגי ההוצאות המותרות ואופן הטיפול בדוחות ההוצאות, חשוב שהעובדים יהיו מודעים לכך שאם הם - ולא המעסיק שלהם - אחראים לתשלום חשבון כרטיס האשראי שלהם, ציון האשראי יכול לרדת אם הם מאחרים בתשלומים. AmEx, לדוגמה, מדווחת חשבונות ללשכת אשראי אם החשבון הופך לחלוף 180 יום. כדאי להגדיר התראה בדואר אלקטרוני כתזכורת למועד התשלומים הללו.
ממש כמו כל כרטיס אשראי, על העובדים להתייחס בזהירות לכרטיס האשראי התאגידי שלהם ולהקפיד על מקום בטוח למניעת גניבה או אובדן. אם כרטיס אבוד או נגנב, יש לדווח עליו בהקדם האפשרי כדי לבטל את הכרטיס ולהחליפו.
