מהו הוצאה מראש?
הוצאה ששולמה מראש היא סוג של נכס במאזן הנובע מעסק שמבצע תשלומים מתקדמים עבור סחורות או שירותים שיתקבלו בעתיד. הוצאות מקדמות מראש נרשמות כנכסים, אך שווין מוציא לאורך זמן לדוח רווח והפסד. בשונה מהוצאות רגילות, העסק יקבל משהו בעל ערך מההוצאה ששולמה מראש במהלך מספר תקופות חשבונאיות.
הוצאה מראש
הבנת הוצאות מראש
חברות משלמות תשלום מראש עבור סחורות או שירותים כגון ציוד משרדי מושכר או כיסוי ביטוחי המספקים הטבות מתמשכות לאורך זמן. לא ניתן להוציא סחורות או שירותים מסוג זה באופן מיידי מכיוון שההוצאה לא תואמת את ההטבה שנגרמה לאורך זמן משימוש בנכס.
על פי כללי חשבונאות מקובלים (GAAP), יש לרשום את ההוצאות באותה תקופת חשבונאות בה נוצר ההטבה הנוצרת מהנכס הקשור. לדוגמה, אם חברת Xerox גדולה מושכרת על ידי חברה לתקופה של שנים-עשר חודשים, החברה נהנית משימוש בה לאורך תקופת הזמן המלאה. רישום של תשלום מתקדם שבוצע עבור החכירה כהוצאה בחודש הראשון לא יתאים כראוי להוצאות עם הכנסות שנוצרו מהשימוש בו. לפיכך, יש לרשום אותה כהוצאה ששולמה מראש ולהקצות אותה להוצאה במשך 12 החודשים המלאים.
רשומות יומן שמכירות הוצאות הקשורות לקבוצות קודמות שהוקלטו בעבר נקראות ערכי התאמה. הם לא רושמים עסקאות עסקיות חדשות אלא פשוט מתאימים עסקאות שנרשמו בעבר. התאמת הרשומות להוצאות ששולמו מראש הינן הכרחיות כדי להבטיח שההוצאות מוכרות בתקופה בה הן מתרחשות.
בשל טיבם של סחורות ושירותים מסוימים, הוצאות ששולמו מראש תמיד יתקיימו. לדוגמה, ביטוח הוא הוצאה ששולמה מראש מכיוון שמטרת רכישת הביטוח היא לקנות הגנה יזומה למקרה שמשהו מצער יתרחש בעתיד. ברור ששום חברת ביטוח לא תמכור ביטוח המכסה אירוע מצער לאחר מעשה, ולכן יש לשלם מראש הוצאות ביטוח על ידי עסקים.
דוגמא להוצאה מראש
לדוגמה, נניח כי חברת ABC רוכשת ביטוח לתקופה של 12 החודשים הקרובים. זה משלם 120 אלף דולר מראש עבור פוליסת הביטוח. חברת ABC תחליף לראשונה את מלוא 120, 000 הדולרים כחיוב לביטוח ששולם מראש, נכס במאזן וזיכוי למזומן. בכל חודש תבוצע כניסה מתאימה להוצאות 10, 000 דולר (1/12 מהסכום ששולם מראש) לדוח רווח והפסד באמצעות זיכוי לביטוח ששולם מראש וחיוב בהוצאות ביטוח. בחודש השנים עשר, 10, 000 הדולרים הסופיים יופקעו במלואם והחשבון ששולם מראש יהיה אפס.
