מהו ניהול פרויקטים?
ניהול פרויקטים כולל תכנון וארגון משאבי החברה להעברת משימה, אירוע או חובה מסוימים לקראת השלמתם. זה יכול להיות כרוך בפרויקט חד פעמי או בפעילות שוטפת, והמשאבים המנוהלים כוללים כוח אדם, כספים, טכנולוגיה וקניין רוחני.
ניהול פרויקטים נקשר לעיתים קרובות לתחומים בתחום ההנדסה והבנייה, ולאחרונה גם בתחום שירותי הבריאות וטכנולוגיית המידע (IT), אשר בדרך כלל יש קבוצה מורכבת של רכיבים שצריך להשלים ולהרכיב בצורה סטנדרטית כדי ליצור מוצר מתפקד.
לא משנה מה הענף, מנהל הפרויקט נוטה לקבל את אותה עבודה בערך: לעזור בהגדרת המטרות והיעדים של הפרויקט ולקבוע מתי יש לסיים את רכיבי הפרויקט השונים ועל ידי מי. הם גם יוצרים בדיקות בקרת איכות כדי להבטיח רכיבים שהושלמו עומדים בתקן מסוים.
Takeaways מפתח
- ברמה הבסיסית ביותר, ניהול פרויקטים כולל תכנון, התחלה, ביצוע, פיקוח וסגירת פרויקט. קיימים סוגים שונים של מתודולוגיות וניהול טכניקות של פרויקטים, כולל ניהול מסורתי, מפל, זריז ורזה. תעשיות והיא חלק חשוב מההצלחה של חברות בנייה, הנדסה ו- IT.
הבנת ניהול פרויקטים
באופן כללי, תהליך ניהול הפרויקטים כולל את השלבים הבאים: תכנון, התחלה, ביצוע, פיקוח וסגירה.
תעשיות שונות פיתחו מתודולוגיות או מסגרות לניהול פרויקטים הספציפיות לצרכים הייחודיים שלהם.
מתחילתו ועד סופו כל פרויקט זקוק לתכנית המתארת כיצד הדברים יירדו מהקרקע, כיצד ייבנו ואיך הם יסיימו. לדוגמה, באדריכלות התוכנית מתחילה ברעיון, מתקדמת לרישומים ועוברת לטיוטת תכנית, כאשר אלפי קטעים קטנים מתאחדים בין כל שלב. האדריכל הוא רק אדם אחד המספק חתיכה אחת מהפאזל. מנהל הפרויקט מרכיב את הכל.
לכל פרויקט בדרך כלל יש תקציב ומסגרת זמן. ניהול פרויקטים שומר על כל תנועה חלקה, בזמן ועל התקציב. המשמעות היא שכאשר מסגרת הזמן המתוכננת מסתיימת, מנהל הפרויקט עשוי לשמור על כל חברי הצוות העובדים על הפרויקט בסיום.
דוגמא לניהול פרויקטים
נניח שמנהל פרויקטים מוטל על הובלת צוות לפיתוח מוצרי תוכנה. הם מתחילים בזיהוי היקף הפרויקט. לאחר מכן הם מקצים משימות לצוות הפרויקט שיכולים לכלול מפתחים, מהנדסים, סופרים טכניים ומומחי אבטחת איכות. מנהל הפרויקט יוצר לוח זמנים וקובע מועדים.
לעתים קרובות, מנהל פרויקט ישתמש בייצוגים חזותיים של זרימת עבודה, כמו תרשימי גנט או תרשימי PERT, כדי לקבוע אילו משימות יש להשלים על ידי אילו מחלקות. הם קובעים תקציב שכולל מספיק כסף כדי לשמור על הפרויקט בתקציב גם מול מקרים בלתי צפויים. מנהל הפרויקט גם מוודא שלצוות יש את המשאבים הדרושים לו כדי לבנות, לבדוק ולפרוס מוצר תוכנה.
כאשר חברת IT גדולה, דוגמת סיסקו מערכות בע"מ, רוכשת חברות קטנות יותר, חלק מרכזי מתפקידו של מנהל הפרויקט הוא לשלב אנשי צוות פרויקטים מרקעים שונים ולהחדיר תחושה של מטרה קבוצתית לגבי עמידה ביעד הסיום. מנהלי פרויקטים עשויים להיות בעלי ידע טכני, אך יש להם גם את המשימה החשובה לקחת חזיונות ארגוניים ברמה גבוהה ולהביא תוצאות מוחשיות בזמן ובתקציב.
סוגי ניהול פרויקטים
סוגים רבים של ניהול פרויקטים פותחו כדי לענות על הצרכים הספציפיים של תעשיות או סוגים מסוימים של פרויקטים. הם כוללים:
ניהול פרויקטים של מפלים
זה דומה לניהול פרויקטים מסורתי אך כולל את האזהרה שיש לבצע כל משימה לפני שתתחיל ההפעלה הבאה. הצעדים הם לינאריים והתקדמות זורמת לכיוון אחד - כמו מפל. מסיבה זו, תשומת הלב לרצפי המשימות ולמועדי הזמן חשובים מאוד בסוג זה של ניהול פרויקטים. לעיתים קרובות, גודל הצוות העובד על הפרויקט יגדל ככל שיושלמו משימות קטנות יותר ויתחילו משימות גדולות יותר.
ניהול פרויקטים זריז
ענף תוכנת המחשבים היה מהראשונים שהשתמשו במתודולוגיה זו. עם הבסיס שמקורו ב -12 עקרונות הליבה של מניפסט הזריזות, ניהול פרויקטים זריז הוא תהליך איטרטיבי המתמקד במעקב ושיפור מתמיד של תוצרים. בבסיסה, תוצרים באיכות גבוהה הם תוצאה של מתן ערך ללקוח, אינטראקציות צוותיות והתאמה לנסיבות עסקיות עכשוויות.
ניהול פרויקטים זריז אינו נוקט בגישה רציפה שלב אחר שלב. במקום זאת, שלבי הפרויקט מסתיימים במקביל זה לזה על ידי חברי צוות שונים בארגון. גישה זו יכולה למצוא ולפתור שגיאות מבלי שתצטרך להפעיל מחדש את כל התהליך.
ניהול פרויקטים רזה
מתודולוגיה זו עוסקת בהימנעות מבזבוז - גם בזבוז זמן ומשאבים. העקרונות של מתודולוגיה זו נאספו משיטות ייצור יפניות. הרעיון המרכזי מאחוריהם הוא לייצר ערך רב יותר ללקוחות עם פחות משאבים.
ישנן הרבה יותר מתודולוגיות וסוגים של ניהול פרויקטים ממה שמופיע כאן, אך אלה הן מהנפוצות ביותר. הסוג בו נעשה שימוש תלוי בהעדפת מנהל הפרויקט או החברה שהפרויקט מנוהל עליה.
