מהי בקשה להצעת מחיר (RFQ)?
בקשה להצעת מחיר (RFQ) היא שידול למוצרים או שירותים בהם חברה מבקשת מהספקים להגיש הצעת מחיר ולהציע על ההזדמנות למלא משימות או פרויקטים מסוימים. RFQ, המכונה גם הזמנה להצעה (IFB), הוא בדרך כלל הצעד הראשון בהגשת בקשה להצעה (RFP). שני מסמכים אלה דומים, מכיוון שהם מספקים פרטים על הפרויקט או השירותים הנדרשים, אך בדרך כלל מבקשים לקבל הצעות מחיר מקיפות יותר. ניתן לשלוח RFQs באופן יחיד, או כקובץ מצורף ל- RFP.
כיצד פועלות בקשות להצעת מחיר
בנוסף לתמחור, RFQs עשויים לכלול פרטים כמו תנאי תשלום, גורמים שעשויים להשפיע על בחירת ההצעות של החברה, מועד הגשת הדואר וכדומה. סוכנות ממשלתית שרוצה לרכוש 500 מחשבים עם גודל כונן קשיח ספציפי ומהירות עיבוד, למשל, תשלח RFQ למספר ספקים, כמציעים פוטנציאליים.
מכיוון שפורמט RFQ אחיד בתוך חברה נתונה, כאשר מכשירי ה- RFQ יחזרו עם הצעות המחיר שלהם, החברה השוקלת עשויה להשוות ביניהם בקלות. בדרך כלל, תהליך RFQ מחולק לארבעה חלקים:
שלב ההכנה, שלב העיבוד, שלב ההענקה ושלב הסגירה. בדרך כלל החברה תעניק את החוזה לספק אשר עומד בקריטריונים המינימליים ומציגה את ההצעה הנמוכה ביותר.
שיקולים מיוחדים: שימוש ב- RFQs
RFQs אינם מודעות פומביות. מכיוון שהחברה המבקשת שולחת RFQs רק לעסקים שהיא בוטחת בה, היא לא צריכה להכין תיעוד רכש ממושך. כמו שלא כמו שידול פומבי, חברה יכולה להחזיר רק את מספר הצעות המחיר שביקשה, מה שחוסך גם זמן.
שימוש ב- RFQ מקטין את משך הזמן הדרוש לרכישת סחורות או שירותים. היא גם מציעה מידה של אבטחה שכן חברה תקבל הצעות מחיר רק מספקים שהיא מעדיפה. מצד שני, מכיוון ש- RFQ מצמצם את כמות התחרות, החברה עשויה להחמיץ את קבלת המחיר הנמוך ביותר הזמין או ללמוד על ספקים חדשים באיכות גבוהה.
כאשר חברה מקבלת הצעת מחיר בתגובה ל- RFQ, זו אינה הצעה ולא חוזה מחייב. עורך הדין יציע את העבודה לספק שלו שנבחר על ידי שליחת הזמנת רכש שהוא למעשה חוזה המפרט את תנאי העבודה. כאשר ספק מקבל וחותם על הזמנת הרכש החוזה מתחיל.
