כלים מובילים לתכנון משאבים ארגוניים

תכנון משאבים ארגוני (ERP) הוא מתודולוגיה מכוונת תהליכים המשלבת מערכות המשמשות במחלקות שונות בחברה, ומאפשרת זרימת מידע קלה ואחידה תחת בקרות מוגדרות, בעזרת שימוש ביישומי תוכנה ושיטות עבודה מומלצות מוגדרות.

מאמר זה מתאר את הכלים המשמשים ב- ERP ואת המאפיינים שלהם עבור הפונקציות השונות שאליהן הם מספקים. כדי להבין טוב יותר את הכלים, נתחיל עם הדרישות התפקודיות.

מה נדרש ממערכת ERP?

כל מערכת ERP בעצם צריכה לעמוד בדרישות התפקודיות הבאות.

• זו חייבת להיות מערכת מאוחדת, עם יישומים וממשקים קלים לשימוש, הפועלת בצורה חלקה בין מחלקות מרובות עם הגישה המבוקרת הנחוצה מסד נתונים משותף (או מסדי נתונים מרובים אך משותפים) הנגישה דרך יישומים שונים כלי עזר לחיפוש ודיווח כדי ליצור דוחות המבוססים על שונות פרמטרים (כמו "כל ההזמנות שלא נשלחו החל מאתמול בקטגוריית 'צעצועים'). מדרגיות, התאמה אישית ושילוב קל של מודולי אד הוק, לפי הצורך

הכלים העומדים בדרישות ה- ERP:

כדי לענות על הצרכים של הדרישות התפקודיות שהוזכרו לעיל, הכלים והיישומים הבאים משולבים באופן חובה במערכת ה- ERP.

אחסון נתונים וניהול מידע עם זרימת עבודה מבוססת בין מחלקות ופונקציות שונות הם עמוד השדרה של כל מערכת ERP. פתרונות וכלים מרובים זמינים לאחסון נתונים, הכוללים מאגרי מידע יחסיים מחברות כמו אורקל, Sybase, DB2 והצעות קוד פתוח בחינם כמו Microsoft MySQL, PostgreSQL, אפאצ'י דרבי וכו '. כלים אחרים לניהול מידע עשויים לכלול מערכות ניהול תוכן (CMS) ויישומי מאגר.

בהתאם לענף ולפונקציות הנדרשות, יש לבחור אחת המתאימה. יצרן עשוי למצוא מסד נתונים עסקי כמו Oracle או MySQL רלוונטי יותר ככל שנתונים מבוססי טרנזקציות עוברים סטטוסים שונים (מייצור למלאי להזמנת לכידה למכירה למצב אספקה). מצד שני, חברה לכתיבת תוכן מקוון עשויה למצוא מערכת מאגרי CMS עם בקרת גרסאות המתאימה יותר לצרכים שלהם.

המאגר או המאגר יכולים להיות אחד מרכזי אחד, או מרובים עם זרימת נתונים אוטומטית ממסד נתונים אחד למשנהו. זרימת העבודה המוגדרת מבטיחה תנועת נתונים חלקה. ניתן לארח בסיסי נתונים מקומיים או מרחוק, או אפילו בענן.

יישומים וממשקים עם בקרת הרשאה מתאימה:

אחסון וניהול נתונים דורשים גישה לקריאה בלבד או לעריכה לעיבוד הנתונים. לאחר ייצור הפריטים, הם צריכים להיות מסומנים כמלאי מוכן. לאחר מכן מחלקת ניהול המניות מעדכנת אותה כמי שמכירה למכירה. לאחר הרכישה יש לעדכן את הפריט למצב שנמכר וכן הלאה. לשם כך יישומים וממשקים קלים לשימוש הופכים חלק בלתי נפרד מכל מערכת ERP שיש בה גם בקרות והרשאות מוגדרות. לדוגמא, ברגע שפריט מסומן כנמכר, רק מפעילי מחלקות לוגיסטיקה צריכים להיות מסוגלים לעדכן אותו עוד יותר, ואילו אלה ממחלקת ייצור או מלאי צריכים לקבל גישה לתצוגה בלבד.

באופן דומה, עבור כלי כתיבת תוכן, לאחר שכותב יגיש את התוכן לעורך לבדיקה, רק העורך אמור להיות מסוגל לשנותו, כדי להימנע מכפילויות והתנגשויות תוכן.

כדי לאפשר היבנה של בקרות, יישומים וממשקים מבוססי הרשאה כאלה, כל פתרון ERP העשוי להיות מבוסס דפדפן, התקנות שולחן עבודה או אפליקציות טאבלט / נייד. צוות ייצור במיקום נייח יעדיף ממשק מבוסס שולחן עבודה, ואילו צוות מכירות הנמצא ללא הפסקה ייהנה מממשק מבוסס דפדפן או מאפליקציה סלולרית.

מערכת ERP מורכבת ממספר מודולים ומאגרי נתונים בהם עדכוני נתונים ופעולות עוקבים אחר רצף מוגדר לוגי בהתבסס על הצרכים העסקיים. זה מהווה את זרימת העבודה. ניתן לחשוב על זרימת עבודה כמוח השולט בתפקודי הגוף השונים (זרימת דם, אוויר, מזון ואספקה ​​אחרת, תנועת חלקי גוף וכו '). זרימת עבודה מוגדרת בבירור עם גישה מתאימה ברמות שונות היא החלק הדרוש בכל פתרון ERP.

כלים נפוצים המיושמים במסגרת ERP כוללים זרימת עבודה של Agiloft, WorkflowGen, Inceptico DMS, ניהול עסקי אינטלקס, SimpleECM וכו '.

רמת ניהול, רמת מחלקה, רמת צוות או ייצור דוחות ברמת הפרט היא דרישה חשובה נוספת למערכת ERP. בדרך כלל זה זמין בצורת לוח מחוונים (עם תצוגת נתונים בזמן אמת - מציג מידע כגון הזמנות שהתקבלו אך טרם נשלחו, תשלומים שנכשלו בשבוע האחרון וכו ') או דוחות הניתנים להתאמה אישית שנוצרו במילה או בנתונים נפוצים. עריכת יישומים כמו גיליונות אלקטרוניים.

מרבית כלי הדיווחים ומרכזי השליטה פועלים בזמן אמת (או עם הפסקת זמן מינימלית). בדומה ליישומים המשמשים מחלקות לצורך עדכוני נתונים, כלי הדיווח / תצוגות לוח המחוונים זמינים כהתקנות מבוססות דפדפן או שולחן עבודה. הם כוללים גם תכונות דיווח של סוף היום המציעות לשלוח דוא"ל לדוחות עם תרשימים / גרפים / טבלאות כקבצים מצורפים של Microsoft Excel או Word.

· כלי תקשורת:

בתוך כל מערכת העובדת על פני מחלקות מרובות, תקשורת היא חובה. מערכות ERP מקלות זאת על ידי הצעת כלים לייצור דואר אוטומטי המבוסס על פעולות, העברת הודעות מיידיות, צ'אט או תכונות שידור כלליות ברמת הפרט והקבוצה. נניח ברגע שההזמנה מסומנת כ- "מוכנה למשלוח", יש להפעיל דיוור אוטומטי למחלקת הלוגיסטיקה כדי להתחיל בתהליך המשלוח; או אם מטבח של חנות פיצה התפתח בעיה, ניתן לשלוח הודעת שידור כללית לכל המחלקות האחרות כדי להפסיק לקבל הזמנות נוספות.

פונקציות העברת מסרים מיידיים נוספות (כמו אלה של Lync, Chatter או Yammer) משולבות בכדי לאפשר תקשורת קלה ומיידית.

בנוסף לכלים לעיל המהווים חלק בלתי נפרד מכל מערכת ERP, ישנם כלים נוספים שניתן לשלבם על פי הצורך:

ניתן לשלב כלים אנליטיים רבים במערכת ERP למודיעין עסקי, ניתוח חזוי, כריית נתונים וניתוח נלווה. כלים אנליטיים אלה משמשים לקבלת תובנות יקרות ערך ליצירת החלטות עסקיות אסטרטגיות המבוססות על נתונים זמינים (כמו מעקב אחר התנהגות צרכנים סביב קניות בחגים, תוצאות השוואה למוצרים במדף בצבע אדום עם מכירות רבות יותר מאלו במדף בצבע כחול וכו ').

· הקצאת משאבים וכלי תזמון משימות:

מערכות ERP יכולות גם לשלב כלים להקצאת משאבים בין מחלקות ומשימות (לתעשיות עתירות עבודה). כלים אלה עובדים על העיקרון הפשוט של זמן מוגדר שנלקח על ידי משימה / פרויקט כנגד לוח הזמינות של המשאבים. בסיום המשימה, משאב משויך אוטומטית למשימה חדשה התואמת את כישוריו, או שהוא מכניס לבריכה למשימה הבאה. לכלים פונקציונליות להתערבות ידנית ברמת המפקח במקרה ומשימה מתעכבת. היתרונות כוללים נראות ברורה לגבי עומס העבודה הנוכחי והעתיד, ניצול מיטבי של משאבים, בחינת אפשרויות אוטומציה וכו '.

· תכונות נוספות לתוספות: מערכות ERP יכולות לשלב מודולים לניהול משאבי אנוש, ניהול פרויקטים, מערכות מעקב אחר זמן, ניהול מסמכים וכו ', בהתאם לצרכים העסקיים. ישנם מספר רב של כלים זמינים ספציפיים לכל ענף וסוג פונקציות, וספקי ERP מספקים את עזרתם ללקוחות המעוניינים בבחירת ההתאמה הטובה ביותר. אינטרנט זמין תמיד לעזרה עצמית בקבלת מידע נדרש.

בשורה התחתונה:

ERP הוא מסגרת מורכבת ליישום ולרוב זקוקה לספק ייעודי ליישום. שני צווארי בקבוק גדולים המזוהים עם יישומי ERP הם עלויות גבוהות ואי הקפדה על שיטות עבודה מומלצות. אמנם ניתן להפחית את העלות במידה מסוימת על ידי הערכה מדוקדקת של ספקים שונים והערכת כלים חופשיים של קוד פתוח, אך ניתן להקל על האתגר האחר של הכישלונות עקב חוסר הקפדה על שיטות עבודה מומלצות על ידי הכשרה ממוקדת לעובדים. הערכה נכונה בשלבים ראשונים, שיתוף פעולה עם ספקים עם מומחיות נכונה והיותם ברורים לגבי הדרישות מההתחלה יסייעו ליישום יעיל ומוצלח של כלי ה- ERP. (לקריאה קשורה ראו "ניתוח מקרים של תכנון משאבים ארגוני מוצלח")