עוזר וירטואלי הוא קבלן עצמאי המספק שירותי ניהול ללקוחות תוך כדי פעילות מחוץ למשרד הלקוח. עוזר וירטואלי פועל בדרך כלל ממשרד ביתי אך יכול לגשת מרחוק למסמכי התכנון הדרושים, כגון לוחות שנה משותפים. לאנשים המועסקים כעוזרים וירטואליים בדרך כלל ניסיון של כמה שנים במזכירות או במשרד.
פירוק עוזר וירטואלי
עוזרים וירטואליים הפכו בולטים יותר ככל שעסקים מגדילים את השימוש שלהם באינטרנט לצורך פעולות יומיומיות. מכיוון שעוזר וירטואלי הוא קבלן, עסק אינו צריך לספק את אותם הטבות שהיו עשויים לעובד במשרה מלאה. כמו כן, מכיוון שהעוזר הווירטואלי עובד מחוץ לאתר, אין צורך בשולחן כתיבה או במרחב עבודה אחר במשרד החברה.
כיצד לשכור אחד
עם מספרם ההולך וגדל של קבלני פרילנסרים העובדים מהבית, בשוק התעסוקה התפשטה חברות מבוססות אינטרנט המשמשות מתווכות בין מעסיקים פוטנציאליים לקבלנים. בחלק מאתרי הפרילנסר יש בריכות עבודה אדירות המורכבות מאנשים פרטיים ברחבי העולם עם מגוון רחב של ניסיון ומומחיות.
באתרים אלה לקוחות יכולים לפרסם פרטים על סוג המשימות שהם זקוקים לעוזר הווירטואלי כדי לבצע ואת התעריף המרבי שהם מוכנים לשלם. עובדים פרילנסרים רשאים לאחר מכן להגיש הצעה בעבודה ולתת ללקוח דוגמאות של עבודתם לבדיקה. במקרים מסוימים הלקוח יכול לקבוע ועידת וידיאו לראיין את הפונים ולהעריך באופן מעמיק יותר את כשירותם.
עבור הלקוח, יתרון אחד בהעסקת עוזר וירטואלי הוא הגמישות להתקשר רק עבור השירותים שהם צריכים. בהתאם לתנאי ההסכם, חלק מהעוזרים הווירטואליים עשויים לקבל תשלום על ידי המשימה ולא לפי השעה. לעומתן, בדרך כלל יש לשלם לעובדים במסגרת משרד מסורתית עבור מספר שעות קבוע ביום.
חובות עוזרות וירטואליות
תפקידו הספציפי של עוזר וירטואלי משתנה בהתאם לצרכי הלקוח ותנאי החוזה. חלק מהעוזרים הווירטואליים מטפלים במשימות פקידותיות והנהלת חשבונות, בעוד שאחרים עשויים לפרסם עדכונים שוטפים במדיה החברתית או לכתוב מאמרים לבלוג. עוזר וירטואלי מעוגל עשוי לטפל גם בסידורי נסיעות, תזמון פגישות, הזנת נתונים ואחסון קבצים מקוון.
לפני גיוס עוזר וירטואלי הלקוח יכול להבטיח יחסי עבודה חלקים יותר על ידי יצירת הוראות מפורטות אודות המשימות שעליו לבצע. מדריך כתוב מצמצם את הסיכון לאי הבנות שיכולות להתרחש במערכת יחסים עבודה מרוחקת.
