מהי טופס W-9?
טופס W-9 הוא טופס מיסוי של שירותי הכנסה פנימית (IRS) המשמש לאישור שם האדם, כתובתו ומספר הזיהוי של משלם המס (TIN) לצורך תעסוקה או למטרות אחרות לייצור הכנסה. ניתן לבקש את האישור לאדם המוגדר כאזרח ארה"ב או לאדם המוגדר כזר תושב.
טופס W-9 ידוע גם כבקשה למספר זיהוי של נישום וטופס אישור.
היסודות של טופס W-9
טופס W-9 הוא בקשה רשמית בכתב למידע בלבד ומשמש אך ורק לצורך אישור מספר הזיהוי של הנישום של אדם (TIN). ישות אשר נדרשת להגיש מסמך מידע למס הכנסה כגון טופס 1099, חייבת להשיג את ה- TIN הנכון שלך כדי לדווח על כל הרווח וההפסד שעשויים להשפיע על החזר המס הפדרלי שלך או על הכנסותיך החייבות. עבור מרבית האנשים, ה- TIN יהיה מספר הביטוח הלאומי שלהם (SSN).
ה- W-9 שונה מטופס W-4 - המסופק לעיתים קרובות יותר על ידי עובדים למעסיקים המפנים - בכך שה- W-9 אינו מסדיר באופן טבעי את ניכוי המסים המגיעים. כל המיסים הנדרשים המבוססים על רווחים הקשורים ל- W-9 שסופקו הם באחריותו של בעל ה- TIN המופיע על גבי המסמך אלא אם כן הנישום נתון במקור גיבוי. אם נדרש ניכוי ניכוי גיבוי, יהיה צורך לציין זאת ב- W-9, כדי ליידע כראוי את הישות המקבלת את המידע על הצורך להימנע בהתאם.
Takeaways מפתח
- W-9 הוא טופס רשמי שמספק מס הכנסה עבור מעסיקים או גופים אחרים כדי לאמת את שם, כתובת ומספר זיהוי המס של אדם המקבל הכנסה. המידע שנלקח מטופס W-9 משמש לעתים קרובות לייצור 1099 טופס מס, הנדרש לצורך הגשת מס הכנסה. המידע שנאסף על ידי גורם בטופס W-9 לא ניתן לחשוף לכל מטרה אחרת, על פי תקנות פרטיות נוקשות.
שימוש במידע W-9
המידע המתקבל בטופס W-9 משמש לרוב ליצירת גרסה של טופס 1099. טופס 1099 מכיל מידע על כל הכנסה שעשויה להתקבל על ידי בעל ה- TIN שבדרך כלל לא היה רשום על W-2. זה כולל, אך לא מוגבל, הכנסות המשולמות לאדם במסגרת חוזה; עסקאות נדל"ן מסוימות; ריבית משכנתא ששילם אדם; דיבידנדים ששולמו כנגד השקעה; ועסקאות פיננסיות שונות.
מס הכנסה מחייב את מי שאינו מוגדר כאזרחי ארה"ב או חייזרים תושבים להשתמש בטופס W-8 המתאים במקום טופס W-9.
יש להוציא טופס 1099 רק לאחר רף ההכנסה המינימלי שנקבע, שנקבע על 600 דולר החל משנת 2018. יש לדווח על סכומים תחת סף זה כהכנסה על ידי בעל ה- TIN אך אינו דורש טופס 1099.
אף על פי שהעובדים נדרשים כחוק למסור מידע אישי מסוים למעסיקיהם, פרטיותו של העובד מוגנת על ידי החוק. מעסיק שיגלה את המידע האישי של עובד בכל דרך בלתי מורשית עשוי להיות נתון לתביעה אזרחית ופלילית.
הוראות מפורטות
טופס W-9 הוא אחד מצורות ה- IRS הפשוטות ביותר שיש למלא, אך אם טפסי מס מעצימים אותך, אל תדאג. אנו נלך אותך בדרך הנכונה להשלמתה.
שלב 1: הזן את שמך כמוצג בהחזר המס שלך. קל, נכון?
שלב 2: הזן את שם העסק שלך או את שם ה"ישות שלא התייחס אליהם ", אם שונה מהשם שהזנת עבור שלב 1. לדוגמה, ייתכן שאתה בעלות יחידה, אך למטרות שיווק אתה לא משתמש בשם האישי שלך שם עסק; במקום זאת, אתה "עושה עסקים כמו" שם אחר. אתה מזין את השם הזה כאן. באשר לחלק היישות שלא התייחס אליו, אם אתה לא יודע מה זה, אתה כנראה לא אחד. הסוג המשותף הנפוץ מכל התייחסות הוא חברה בערבון מוגבל לחברים יחידים. בעלי זכויות בלעדיות ותאגידי S לעולם אינם מסווגים כישויות שלא זכו להתייחסות אליהם.
שלב 3: איזה סוג של גורם עסקי אתה בסיווג מיסים פדרלי: בעלות יחידה, שותפות, תאגיד C, תאגיד S, נאמנות / עזבון, חברה בערבון מוגבל או "אחר"? סמן את התיבה המתאימה. אם אינך בטוח, סביר להניח שאתה בעלות יחידה, כי היית צריך להגיש הרבה ניירת כדי להפוך לאחת מהגופים האחרים.
שלב 4: פטורים. רוב הסיכויים שאתה תשאיר את התיבות האלה ריקות. להלן מספר חריגים:
- מקבלים אשר פטורים מהניכוי במקור גיבוי, כמו תאגידים (ברוב המקרים), יתבקשו להזין קוד בתיבה "קוד מקבל מקבל פטור". ההוראות בטופס W-9 מפרטות את מקבל התשלום הפטור ואת הקודים שלהם ואת סוגי התשלומים עבורם יש להשתמש בקודים אלה. תאגידים שממלאים W-9 לצורך קבלת תשלומי ריבית או דיבידנד, למשל, היו מזינים קוד "5." מקבלים אשר פטורים מדיווח על פי חוק ציות למס החשבון הזר (FATCA) עשויים להזדקק להזין קוד בסעיף " פטור מתיבת FATCA קוד הדיווח ". אף אחת מתיבות אלה לא תחול על הקבלן העצמאי או הפרילנסר העצמאי.
שלב 5: ציין את כתובת הרחוב שלך, עיר, מדינה ומיקוד. מה אם כתובת הבית שלך שונה מכתובת העסק שלך? איזו כתובת עליכם לספק בטופס W-9? השתמש בכתובת בה תשתמש בהחזר המס שלך. לדוגמה, אם אתה בעל יחיד אשר שוכר שטחי משרדים, אך אתה מגיש את החזר המס שלך באמצעות כתובת הבית שלך, הזן את כתובת הבית שלך בטופס W-9 כך שמס הכנסה לא יתקשה להתאים את 1099s שלך לטופס 1040 שלך.
שלב 6: בשלב אופציונלי זה, אתה יכול לספק את שם וכתובתו של המבקש. יתכן שתרצה למלא תיבה זו בכדי לרשום את מי שמסרת את מספר זיהוי המס שלך.
שלב 7: מס הכנסה קורא לסעיף זה חלק א 'שעליו לגרום לך לתהות מהם כל אותם שלבים שרק השלמת. כאן עליך לספק את מספר זיהוי המס של העסק שלך, שיהיה מספר הביטוח הלאומי האישי שלך (SSN) אם אתה בעלות על בעלות יחידה, או את מספר הזיהוי של המעסיק שלך (EIN) אם אתה סוג אחר של עסק. כעת, לחלק מבעלות בעלות יחידה יש גם EINs, אך מס הכנסה מעדיף שבעלות יחידה תשתמש ב- SSNs שלהם בטופס W-9. שוב, פעולה זו תקל על ההתאמה של כל 1099s שתקבל להחזר המס שלך, שתגיש תחת SSN שלך.
מה אם העסק שלך חדש ואין לו EIN? אתה עדיין יכול למלא את טופס W-9. מס הכנסה אומר שעליך להגיש בקשה למספר שלך ולכתוב "בקשה" במרחב עבור ה- TIN. תרצה לקבל את המספר הזה במהירות האפשרית מכיוון שעד שתעשה כן, תהיה כפוף למניעת גיבוי. אתה יכול להגיש בקשה לקבלת EIN באתר מס הכנסה. עיין בהוראות שלהלן לשלב 8, חלק II, למידע נוסף על ניכוי גיבוי.
שלב 8: בחלק ב ', עליך להעיד על אמיתות כל המידע שלך לפני שתוכל לחתום על טופס W-9. אם בכוונה לשכב על טופס מס זה יכול להיות שתצטרך לשלם קנס או ללכת לכלא; מס הכנסה לא מתעסק. לפני חתימה על טופס W-9, להלן ההצהרות שאתה חייב לאשר הן נכונות, תחת עונש של עדות שקר:
- אם חשבת לחשוב על מספר תעודת זהות "שגולה או מורכבת" ממס או שהייתה מורכבת, חשוב פעמיים לפני ששכב שבועה.
- מרבית הנישומים פטורים מניכוי גיבוי. אם אין לך מושג על מה מס הכנסה מדבר כאן, אתה כנראה פטור. אם אינך פטור, מס הכנסה יודיע לך, והחברה שמשלמת אותך צריכה לדעת מכיוון שהיא נדרשת לעכב מס הכנסה מתשלומיך בשיעור אחיד של 28% ולשלוח אותו למס הכנסה. אגב, עכשיו אתה יודע סיבה טובה נוספת לא לרמות את החזרי המס שלך: יתכן שתצטרך לספר על כך לקוח עתידי, וזה עשוי לגרום לחברה לחשוב עליך פעמיים. פריט (ג) אומר בעצם שאם היית כפוף לפעמים למניעת ניכוי גיבוי, אך אינך צריך עוד, איש אינו צריך לדעת.
- אם אתה זר תושב, אתה ברור. מס הכנסה רואה גם את הדברים הבאים כ"אדם אמריקני ": שותפות, תאגיד, חברה או עמותה שנוסדו או מאורגנים בארצות הברית או לפי חוקי ארצות הברית; אחוזה ביתית; ואמון מקומי. אם העסק שלך הוא שותפות שיש לה שותף זר, חלים כללים מיוחדים; קרא עליהם בהוראות לטופס W-9. אם אינך אזרח בארה"ב, ייתכן שתצטרך למלא את הטופס W-8 או את טופס 8233 במקום זאת.
- ככל הנראה לא תצטרך לדאוג בקשר לזה, שקשור לחוק ציות למס בחשבון חוץ.
כמה נקודות נוספות לפני שתחתום
טופס W-9 אומר לך למחוק את סעיף 2 לעיל אם קיבלת הודעה על ידי מס הכנסה שאתה כרגע נתון בניכוי גיבוי מכיוון שלא הצלחת לדווח על כל הריבית והדיבידנדים על החזר המס שלך.
אתה יכול למחוק פריט 2 אם אתה ממלא את טופס W-9 בקשר לעסקת נדל"ן. פריט 2 אינו חל במקרה זה, כך שלא משנה אם אתה נתון בניכוי גיבוי.
כעת, אם קראתם בעיון את האותיות הקטנות בהוראות W-9, נראה כי הדבר מצביע על כך שרוב האנשים אינם נדרשים לחתום על טופס זה כלל. בדרך כלל אתה נדרש לחתום עליו רק אם מס הכנסה הודיע לך כי בעבר סיפקת TIN שגוי. אולם מבחינה טכנית, האדם שביקש ממך למלא את טופס W-9, סביר להניח שהוא לא שלם או לא תקף אם לא חתמת עליו, ובהצלחה לנסות לשכנע אותם אחרת.
החזרת הטופס
החזר את הטופס W-9 לעסק שביקש ממך למלא אותו. באופן אידיאלי, תעביר אותו באופן אישי כדי להגביל את החשיפה שלך לגניבת זהות, אך לעיתים קרובות שיטה זו אינה מעשית. דואר נחשב לאבטח יחסית. אם עליך לשלוח דוא"ל לטופס, עליך להצפין הן את המסמך והן את הודעת הדוא"ל שלך ולבדוק משולש שיש לך את כתובת הדוא"ל הנכונה של הנמען לפני שליחת ההודעה. שירותים בחינם זמינים באופן מקוון כדי לעזור לך לעשות זאת, אך בדוק את המוניטין שלהם לפני שאתה בוטח בהם במסמכים שלך. (לקריאה קשורה ראו "מטרת טופס W-9")
