עסקים רבים מציעים צורה כלשהי של תוכנית פרישה מוסמכת, ובכך הם נופלים תחת הנחיות הממשל בחוק ביטוח הכנסה לפנסיה של עובדים משנת 1974 (ERISA). ERISA קובעת הנחיות ותקני מינימום שנועדו להגן על עובדי חברות במגזר הפרטי המשתתפים בתוכניות הפרישה והטבות הרווחה. על עסקים המנהלים תוכנית פרישה מוסמכת שאינם עומדים במלואם ב- ERISA עשויים להיות כפופים לעונשים יקרים.
אם תוכנית הפרישה לעובד שלך מספקת הכנסה לפנסיה עתידית או מאפשרת לעובדים לדחות את הרווחים לפרישה, זו תוכנית ERISA. כמעסיק שמספק הטבות תכנית ERISA זו, אתה גם נחשב על ידי ERISA להיות איש אמון ששמו לוקח על עצמו את האחריות לניהול תכניות אלה, וכמו כן, את האחריות אם התוכניות שלך לא יעמדו בהנחיות ובתקנים שנקבעו על ידי ERISA.
תואם ERISA
עמידה בדרישות הציות של ERISA אינה חייבת להיות מכבידה יתר על המידה. אמנם יש הרבה דרישות, אך מנהל טוב של צד שלישי (TPA) יכול להטיל חלק גדול מהעומס. חלק גדול מהדרישות הן מונעות לוח שנה, המחייבות הגשת טפסים על פי מועדים ספציפיים. תאריכי תאריכי יעד אלה מהווים רשימת בדיקה אחת שיכולה להיות מנוהלת על ידי TPA או איש משאבי אנוש. יש לעמוד בדרישות אחרות על סמך אד-הוק בהתאם לתנאי הנסיבות.
רשימת לוח השנה של ERISA
ניהול תוכניות 401 (k) כרוך בביצוע משימות תאימות של ERISA בהתאם ללוח זמנים שנתי. אלה המשימות הנפוצות ביותר שצריכות להיות חלק מרשימות הבדיקה של רוב החברות.
הרבעון הראשון של שנת התוכנית: ציין הצהרות תועלת ברבעון הרביעי למשתתפים בתכנון לא יאוחר מ- 45 יום לאחר סיום הרבעון. תרמו תרומות למעסיק בשנה הקודמת לצורך ניכוי מס לספירה בשנה הקודמת.
הרבעון השני: ספק דוחות תועלת ברבעון הראשון למשתתפים בתכנון. הפץ עודפי דחיות שבוצעו בשנת 2015 מעל מגבלת IRC סעיף 402 (ז). למשתתפים בתוכנית שמלאו לגיל 70 וחצי בשנה הקודמת, הפץ שנה ראשונה להפצות מינימליות (RMD).
רבעון שלישי: ספק דוחות תועלת ברבעון השני. קובץ טופס 5500 לשנה הקודמת או קובץ טופס 5558 להארכה של 2.5 חודשים. אם שונה מסמך התוכנית במהלך השנה הקודמת, הפץ תיאור תוכנית סיכום חדשה לתכנון המשתתפים. הפץ דוח שנתי סיכום לשנה הקודמת לתכנון המשתתפים.
רבעון רביעי: ספק דוחות תועלת ברבעון השלישי. שלחו מודעות רלוונטיות למשתתפים, כולל תשלומים של או שינויים בתוכנית של נמל בטוח 401 (k), חלופת השקעה מוסמכת (QDIA) או הרשמה אוטומטית. תקן כל כשלים בבדיקת ADP / ACP ושלם 10% בלו.
דרישות ERISA מתמשכות
כמה דרישות ERISA נמשכות כחלק מניהול התוכנית או מופעלות על ידי אירועים.
הקפדה על מסמך תכנית: ודא שניהול התוכנית פועל ברציפות לתנאי מסמך התוכנית. מס הכנסה רואה בכל כישלון בקפידה על תנאי מסמך התוכנית פגם תפעולי, שאם לא ניתן לתיקון, עלול לגרום לפסילת התוכנית.
גילוי דמי משתתפים שנתי: על כל העובדים הזכאים לתכנית, העובדים המועסקים והמוטבים עם יתרת החשבון, יש לקבל גילוי של עמלת משתתפים כל 12 חודשים.
הודעה על שינוי תכנית: יש ליידע את המשתתפים על כל שינוי בתכנית 30 עד 90 יום לפני מועד התחלת השינוי.
הזדמנות להרשמה: יש לתת לכל העובדים שעמדו בדרישות הגיל והתכנית של התוכנית להירשם. עליהם לקבל את כל הטפסים וההוראות הנחוצים יחד עם תיאור תכנית סיכום וכל הודעות משתתפות רלוונטיות.
ציות להלוואות: ודא כי החזר ההלוואות נפרע בהתאם לתנאי הפוליסה של התוכנית ושטר החיוב של הלווים.
פיקדונות במועד: ודא כי דחיית עובדים ותשלומי הלוואות מופקדים במועד, בדרך כלל באותו זמן כמו פיקדונות מס שכר.
ניהול משק בית רבעוני: מזומן יתרות בחשבון קטן לעובדים שהופסקו. עבד ברירת מחדל בהלוואות והשתמש בחילוט שלא הוקצה.
למרות שרוב הדרישות הללו יכולות להיות מנוהלות על ידי TPA, נותנת החסות לתוכנית המעסיק מוטלת על עצמה חובת אמון להבטיח שהם מתקיימים ומבצעים נכון.
