יומן לפירעון במזומן הוא רישום שנשמר על ידי רואי החשבון הפנימיים של כל ההוצאות הכספיות שביצעה חברה לפני שהן מועברות לרשם החשבונות הכללי. כתבי עת לפירעון מזומנים משרתים מספר פונקציות, כמו מקור לרשום מחיקות מס וסיווג הוצאות אחרות. יומן זה מתפקד בעיקרו כספר פנקסי צ'קים לכל דבר ועניין.
פירוט יומן לפירעון מזומנים
כל הרכישות שבוצעו במזומן נרשמות ביומן הפירעון. כתבי עת לפירעון במזומן עשויים לרשום סוגים שונים של הוצאות על ידי הקצאת כל סוג של הוצאה קוד, או על ידי רישום ההוצאות השונות בעמודות שונות. כתבי עת אלה מתיישבים (לרוב חודשי) עם חשבונות ספר כללי, המשמשים אז ליצירת דוחות כספיים לתקופות חשבונאיות רגילות. כתבי העת נשמרים בחבילות תוכנה חשבונאית ויכללו את המידע הבסיסי הבא: תאריך הפירעון, מספר הצ'ק, סוג העסקה, הסכום, מקבל התשלום ותזכיר.
בהתאם לעסק הספציפי, יתכן ויהיה צורך בעמודות נוספות כדי לספק פרטים חשובים עבור ערכי הפירעון. לדוגמה, אם חברה רוכשת אספקה בכמויות גדולות, היא עשויה לקבל הנחה. יהיה שימושי עמודה נפרדת לסכום ההנחה שהתקבלה. מנהל היומן צריך להיות מאוד מכוון לפרטים ומעל כל עסקה בכדי לנהל יומן תקין. כמו כן, נוהג לבצע בקרות פנימיות כך שמזומנים לא יופנו או יופנו לא נכון. בקרות פנימיות כאלה יכולות לנקוט בצורה של אימות סכומים גדולים שהוחזקו או מעקב אחר דפוסי תשלום כדי לחפש פעילות חריגה.
מעבר לשימוש בו לצורך רישומי ספר חשבונות כללי בהכנה רשמית של ספרי חברה, יומן הפירעון במזומן יכול לספק מידע לבעליהם בפעילות ניהול המזומנים שלהם - כמה הועבר למלאי באותו חודש, כמה שכר, כמה עבור חכירה ושכירות, כמה לשירותים חיצוניים וכו '. היומן הופך למשאב טוב להנחות החלטות בעתיד על הפקדת מזומנים.
