מהו שטר חיוב
שטר חיוב הוא מסמך המשמש את הספק כדי להודיע לקונה על התחייבויות חוב שוטפות, או מסמך שנוצר על ידי הקונה בעת החזרת טובין שהתקבלו באשראי. שטר החיוב יכול לספק מידע לגבי חשבונית הקרובה, או עשוי לשמש תזכורת לכספים המגיעים כעת. עבור פריטים שיוחזרו, ניתן לכלול את סכום האשראי הצפוי הכולל, יחד עם מלאי של הפריטים שהוחזרו וסיבת ההחזר.
שטר חיוב
שוברים הערת חיוב למטה
בדרך כלל משתמשים בתו חיוב, המכונה גם תזכיר חיוב, בעסקאות עסקיות-עסקיות. עסקאות כאלה כרוכות לרוב בהארכת אשראי, כלומר ספק שולח משלוח סחורות לחברה לפני שמשלמים את עלות הסחורה על ידי הקונה. למרות שמוצרים אמיתיים מחליפים ידיים, הכסף האמיתי לא מועבר עד להוצאת חשבונית בפועל. במקום זאת נרשמים חיובים וזיכויים במערכת הנהלת חשבונות כדי לעקוב אחר המלאי שנשלח ותשלומים חייבים.
שטרי חיוב נפרדים מחשבוניות בכך שהם בדרך כלל מעוצבים כמכתבים, וייתכן שהם אינם דורשים תשלום מיידי. זה נכון כאשר תו החיוב משמש כדי ליידע את הקונה על התחייבויות חוב צפויים על סמך סכומים שטרם חויבו רשמית.
צורות חלופיות של שטרי חיוב
פרט למתכונת המכתבים, ניתן לספק חיובי חיוב גם כקבלות משלוח עם טובין שהתקבלו. אמנם ניתן לציין את הסכום המגיע, אך התשלום אינו צפוי עד שתשלח חשבונית רשמית לקונה. זה יכול לאפשר לקונה את ההזדמנות להחזיר סחורה, במידת הצורך, מבלי שתצטרך לספק תחילה תשלום.
כמה שטרות חיוב עשויים להישלח כגלויות מידע המשמשות רק כתזכורת לחוב אותו צבר הקונה. זה יכול להועיל במקרים בהם המוכר אינו בטוח אם התקבלה או נבדקה חשבונית מקורית. הגלויה יכולה להכיל גם מידע על אופן הסדר החוב, כגון מידע ליצירת קשר רלוונטי.
הערות חיוב כמסמכים אופציונליים
לא כל החברות בוחרות לשלוח שטרי חיוב לקונים עם התחייבויות חוב חוב או תלויות. באופן כללי, מוכר רואה בכך מנהג עסקי סטנדרטי ומשתמש בו על פי נהלים פנימיים, או שאינו משתמש בו כלל. במקרים מסוימים, קונה יכול לבקש מסמך עם המידע שיכלול בשטר חיוב, בכדי לעמוד בדרישות הנהלת הרשומות הפנימיות.
