הלקוחות שלך ישתמשו במידע שב- W-9 שלך בכדי להציב את שמך, שם העסק, כתובת ומספר הזיהוי של משלם המסים (TIN) על ה- 1099-MISC שהם מגישים אודותיך. הם ישלחו עותק אחד של 1099-MISC למס הכנסה ועותק נוסף אליך בסוף ינואר, לאחר תום שנת המס.
נסיבות אחרות שייתכן שתתבקש למלא W-9 כוללות:
- עסקאות נדל"ן מסוימות רכישת ריבית משכנתא רכישה או נטישה של ביטול רכוש מאובטח של הפקדות חוב להסדר פרישה פרטני (IRA)
(למידע נוסף על השימושים בו - וכאשר עליכם לשאול את הצורך לחתום על אחד מהם - קראו את מטרת טופס W-9 .)
הוראות מפורטות
טופס W-9 הוא אחד הטפסים הקלים ביותר למס הכנסה למילוי, אך אם טפסי מס מעצימים אותך, אל תדאג. אנו נלך אותך בדרך הנכונה להשלמתה.
שלב 1: הזן את שמך כמוצג בהחזר המס שלך. קל, נכון?
שלב 2: הזן את שם העסק שלך או את שם ה"ישות שלא התייחס אליהם ", אם שונה מהשם שהזנת עבור שלב 1. לדוגמה, ייתכן שאתה בעלות יחידה, אך למטרות שיווק אתה לא משתמש בשם האישי שלך שם עסק; במקום זאת, אתה "עושה עסקים כמו" שם אחר. אתה מזין את השם הזה כאן. באשר לחלק היישות שלא התייחס אליו, אם אתה לא יודע מה זה, אתה כנראה לא אחד. הסוג המשותף הנפוץ מכל התייחסות הוא חברה בערבון מוגבל לחברים יחידים.
שלב 3: איזה סוג של גורם עסקי אתה בסיווג מיסים פדרלי: בעלות יחידה, שותפות, תאגיד C, תאגיד S, נאמנות / עזבון, חברה בערבון מוגבל או "אחר"? סמן את התיבה המתאימה. אם אינך בטוח, סביר להניח שאתה בעלות יחידה, כי היית צריך להגיש הרבה ניירת כדי להפוך לאחת מהגופים האחרים.
שלב 4: פטורים. רוב הסיכויים שאתה תשאיר את התיבות האלה ריקות. להלן מספר חריגים:
1. מקבלים שפטורים מהניכוי במקור גיבוי, כמו תאגידים (ברוב המקרים), יתבקשו להזין קוד בתיבה "קוד מקבל פטור". ההוראות בטופס W-9 מפרטות את מקבל התשלום הפטור ואת הקודים שלהם ואת סוגי התשלומים עבורם יש להשתמש בקודים אלה. תאגידים הממלאים W-9 לצורך קבלת תשלומי ריבית או דיבידנד, למשל, היו מזינים את קוד "5."
2. מקבלים שפטורים מדיווח על פי חוק ציות למס החשבון הזר (FATCA) עשויים להזדקק לקוד בתיבה "פטור מקוד דיווח על FATCA". אף אחת מתיבות אלה לא תחול על הקבלן העצמאי או הפרילנסר העצמאי.
שלב 5: ציין את כתובת הרחוב שלך, עיר, מדינה ומיקוד. מה אם כתובת הבית שלך שונה מכתובת העסק שלך? איזו כתובת עליכם לספק בטופס W-9? השתמש בכתובת בה תשתמש בהחזר המס שלך. לדוגמה, אם אתה בעל יחיד אשר שוכר שטחי משרדים, אך אתה מגיש את החזר המס שלך באמצעות כתובת הבית שלך, הזן את כתובת הבית שלך בטופס W-9 כך שמס הכנסה לא יתקשה להתאים את 1099s שלך לטופס 1040 שלך.
שלב 6: בשלב אופציונלי זה, אתה יכול לספק את שם וכתובתו של המבקש. יתכן שתרצה למלא תיבה זו בכדי לרשום את מי שמסרת את מספר זיהוי המס שלך.
שלב 7: מס הכנסה קורא לסעיף זה חלק א 'שעליו לגרום לך לתהות מהם כל אותם שלבים שרק השלמת. כאן עליך לספק את מספר זיהוי המס של העסק שלך, שיהיה מספר הביטוח הלאומי האישי שלך (SSN) אם אתה בעלות על בעלות יחידה, או את מספר הזיהוי של המעסיק שלך (EIN) אם אתה סוג אחר של עסק. כעת, לחלק מבעלות בעלות יחידה יש גם EINs, אך מס הכנסה מעדיף שבעלות יחידה תשתמש ב- SSNs שלהם בטופס W-9. שוב, פעולה זו תקל על ההתאמה של כל 1099s שתקבל להחזר המס שלך, שתגיש תחת SSN שלך.
מה אם העסק שלך חדש ואין לו EIN? אתה עדיין יכול למלא את טופס W-9. מס הכנסה אומר שעליך להגיש בקשה למספר שלך ולכתוב "בקשה" במרחב עבור ה- TIN. תרצה לקבל את המספר הזה במהירות האפשרית מכיוון שעד שתעשה כן, תהיה כפוף למניעת גיבוי. אתה יכול להגיש בקשה לקבלת EIN באתר מס הכנסה. עיין בהוראות שלהלן לשלב 8, חלק II, למידע נוסף על ניכוי גיבוי.
שלב 8: בחלק ב ', עליך להעיד על אמיתות כל המידע שלך לפני שתוכל לחתום על טופס W-9. אם בכוונה לשכב על טופס מס זה יכול להיות שתצטרך לשלם קנס או ללכת לכלא; מס הכנסה לא מתעסק. לפני חתימה על טופס W-9, להלן ההצהרות שאתה חייב לאשר כנכונות, תחת עונש של עדות שקר:
מרבית הנישומים פטורים מניכוי גיבוי. אם אין לך מושג על מה מס הכנסה מדבר כאן, אתה כנראה פטור. אם אינך פטור, מס הכנסה הודיע לך, והחברה שמשלמת אותך צריכה לדעת מכיוון שהיא נדרשת לעכב מס הכנסה מתשלומיך בשיעור אחיד של 24% ולשלוח אותו למס הכנסה., עכשיו אתה יודע סיבה טובה נוספת שלא לרמות את החזרי המס שלך: יתכן שתצטרך לספר על כך לקוח עתידי, וזה עשוי לגרום לחברה לחשוב עליך פעמיים. פריט (ג) אומר בעצם שאם היית כפוף לפעמים למניעת ניכוי גיבוי, אך אינך צריך עוד, איש אינו צריך לדעת.
אם אתה זר תושב, אתה ברור. מס הכנסה רואה גם את הדברים הבאים כ"אדם אמריקני ": שותפות, תאגיד, חברה או עמותה שנוסדו או מאורגנים בארצות הברית או לפי חוקי ארצות הברית; אחוזה ביתית; ואמון מקומי. אם העסק שלך הוא שותפות שיש לה שותף זר, חלים כללים מיוחדים; קרא עליהם בהוראות לטופס W-9. אם אינך אזרח בארה"ב, ייתכן שתצטרך למלא את הטופס W-8 או את טופס 8233 במקום זאת.
ככל הנראה לא תצטרך לדאוג בקשר לזה, שקשור לחוק ציות המס בחשבון הזר.
כמה נקודות נוספות לפני שתחתום
טופס W-9 אומר לך למחוק את סעיף 2 לעיל אם קיבלת הודעה על ידי מס הכנסה שאתה כרגע נתון בניכוי גיבוי מכיוון שלא הצלחת לדווח על כל הריבית והדיבידנדים על החזר המס שלך.
אתה יכול למחוק את פריט 2 אם אתה ממלא את טופס W-9 בקשר לעסקת נדל"ן. פריט 2 אינו חל במקרה זה, כך שלא משנה אם אתה נתון בניכוי גיבוי.
כעת, אם קראתם בעיון את האותיות הקטנות בהוראות W-9, נראה כי הדבר מצביע על כך שרוב האנשים אינם נדרשים לחתום על טופס זה כלל. בדרך כלל אתה נדרש לחתום עליו רק אם מס הכנסה הודיע לך כי בעבר סיפקת TIN שגוי. עם זאת, מבחינה טכנית, האדם שביקש ממך למלא את טופס W-9 סביר להניח שהוא לא שלם או לא תקף אם לא חתמת עליו, ובהצלחה לנסות לשכנע אותם אחרת.
החזרת הטופס
החזר את הטופס W-9 לעסק שביקש ממך למלא אותו. באופן אידיאלי, תעביר אותו באופן אישי כדי להגביל את החשיפה שלך לגניבת זהות, אך לעיתים קרובות שיטה זו אינה מעשית. דואר נחשב לאבטח יחסית. אם עליך לשלוח דוא"ל לטופס, עליך להצפין הן את המסמך והן את הודעת הדואר האלקטרוני שלך ולבדוק אם יש לך את כתובת הדוא"ל הנכונה של הנמען לפני שליחת ההודעה. שירותים בחינם זמינים באופן מקוון כדי לעזור לך לעשות זאת, אך בדוק את המוניטין שלהם לפני שאתה בוטח בהם במסמכים שלך.
בשורה התחתונה
מתן מידע מדויק בטופס W-9 שלך יעזור להבטיח שתשלומים שאתה מקבל - או עסקאות אחרות הדורשות טופס זה - מדווחים כראוי למס הכנסה. אם אינך בטוח לגבי פריטים מסוימים, כגון סיווג נכון של העסק שלך, בדוק עם רואה החשבון שלך או יועץ פיננסי אחר.
