כתבי העת הכלליים נגד ספר חשבונות כללי: סקירה כללית
כשמדובר במעקב אחר הכספים של עסק, מערכת כניסה כפולה המשתמשת גם בספר כללי וגם ביומן כללי היא ללא ספק השיטה הטובה ביותר למעקב אחר סטטיסטיקות כוללות ושמירה על פעולות פעילות בצורה חלקה ורווחית. אך כדי להבין באמת כיצד פועלת מערכת הרשומות החשבונאיות בעלות הכניסה הכפולה, ראשית יש להעריך את הפונקציות השונות הקשורות לשני מרכיבי המפתח: ספרנים כלליים וכתבי עת כללים.
Takeaways מפתח
- כתב עת כללי מתייחס לספר רשומה מקורי בו רואי חשבון ומנהלי חשבונות רושמים עסקאות עסקיות, על מנת, בהתאם למועד בו מתרחשים אירועים. הספר הגדול הכללי עוקב אחר חמישה סעיפים חשבונאיים בולטים: נכסים, התחייבויות, הון בעלים, הכנסות והוצאות. ההתקדמות בטכנולוגיה הפכה את זה כך שרוב האנשים לא צריכים להחזיק כל ספר חשבונות בנפרד.
כתבי עת כלליים
בפשטות מוגדרת, כתב עת כללי מתייחס לספר רשומה מקורי בו רואי חשבון ומנהלי חשבונות רושמים עסקאות עסקיות, לפי הסדר, בהתאם למועד בו מתרחשים אירועים. יומן כללי הוא המקום הראשון בו נרשמים נתונים, וכל עמוד בפריט כולל עמודות חלוקה לתאריכים, מספרים סידוריים וכן רישומי חיוב או אשראי. ארגונים מסוימים מנהלים כתבי עת מיוחדים, כגון כתבי עת לרכישה או כתבי עת למכירות, שרושמים רק סוגים ספציפיים של עסקאות.
למרות ההתקדמות בטכנולוגיית תוכנה, תמיד יהיה צורך לרשום עסקאות לא שגרתיות בכתבי עת כלליים, כמו מכירת נכסים, חובות רעים ופחת.
לאחר רישום עסקה ביומן כללי, הסכומים מועברים לחשבונות המתאימים, כגון חשבונות חייבים, ציוד ועסקאות במזומן.
ספר כללי
ספר חשבונות כללי הוא ספר או קובץ בו מנהלי חשבונות משתמשים בכדי לרשום את כל החשבונות הרלוונטיים. הספר הכללי עוקב אחר חמישה סעיפים חשבונאיים בולטים: נכסים, התחייבויות, הון בעלים, הכנסות והוצאות. כל חשבון הוא שולחן בצורת T עם שתי עמודים. מנהל החשבונות ממקם בדרך כלל את כותרת החשבון בראש ה- "T" ורושם רשומות חיוב בצד שמאל וכניסות אשראי בצד ימין. הספר הכללי מציג לפעמים עמודות נוספות לפרטים כגון תיאור עסקה, תאריך ומספר סידורי. עסקאות כתבי עת כלליים מתפרסמות בחשבונות ספר חשבונות כללי, ואז מחושבים יתרות ומועברות מהספרון הכללי ליתרת ניסיון.
שיקולים מיוחדים
כיום, מרבית הארגונים משתמשים בתוכנה בכדי לרשום עסקאות בספרי חשבונות כלליים וכתבי עת כלליים, מה שהפך באופן דרמטי את פעילויות ניהול בסיסי האלו. למעשה, רוב תוכנות החשבונאות שומרות על מאגר מרכזי בו ניתן לרשום רישומי ספר חשבונות ויומן. עם זאת ההתקדמות בטכנולוגיה מקלה ופחות מייגעת ברישום עסקאות, ואינך צריך לתחזק כל ספר חשבונות בנפרד. ייתכן שמי שמזין נתונים בכל מודול בתוכנת החשבונאות או הנהלת החשבונות של החברה שלך אינו מודע למאגרים אלה. ברבים מיישומי תוכנה אלה, איש הזנת הנתונים צריך ללחוץ רק על תפריט נפתח כדי להזין עסקה בספר או ביומן.
