כיצד למלא טופס i-9 (שלב אחר שלב

תוכן העניינים

• מהי טופס I-9?
• מילוי טופס I-9
• בשורה התחתונה

מהי טופס I-9?

כשאתה מעסיק עובד חדש, עליך לוודא שהאדם זכאי כחוק לעבוד בארצות הברית. לאחר שתציע הצעת עבודה (אך לא לפני כן), על העובד החדש להפגין כשירות לעבודה בארה"ב על ידי מילוי טופס I-9, אימות זכאות תעסוקה.

כמעסיק, באחריותך לראות כי העובד ואתך ממלא טופס זה של שירותי אזרחות והגירה בארה"ב. שמור את הטופס עם רישומי התעסוקה האחרים שלך - אל תגיש אותו לממשלה.

(למידע נוסף על אחריות המעסיקים בעת ההעסקה, ראה "8 דברים שמעסיקים אינם מורשים לשאול אותך.")

מילוי טופס I-9

טופס I-9 נועד להשיג מידע מעובדים חדשים המדגים את זכאותם לעבוד כחוק בארה"ב. אף עובד אינו פטור מהצורך למלא את הטופס.

הטופס I-9 מורכב משלושה חלקים:

1. חלק א: למען העובד, ביסוס זהות

חלק זה של הטופס ממלא על ידי העובד. הוא כולל מידע כמו שמו המלא של העובד, כתובת, תאריך לידה, מספר תעודת זהות (אם רלוונטי), כתובת דוא"ל ומספר טלפון (כתובת הדואר האלקטרוני ומספר הטלפון הם אופציונליים).

חלק זה משמש גם כדי להעיד - תחת עונש של עדות שקר - כי האדם זכאי כחוק לעבוד בארצות הברית מכיוון שהוא או היא:

• אזרח אזרח תושב ארה"ב בארה"ב תושב קבע כדין זרה המורשה לעבוד בארה"ב. על העובד להזין את תאריך התפוגה של הרשאה זו, אם רלוונטי.

עובד שהוא חייזר ומורשה לעבוד עליו להזין את מספר רישום החייזרים ("מספר A" שהוא מספר ייחודי של 7-, 8- או 9 ספרות שהוקצה לחייזר) או מספר אישור טופס I-94.

על העובד לחתום על הטופס ולתארך אותו. הצהרות כוזבות עלולות לגרום לקנסות ו / או מאסר.

עובדים מסוימים עשויים להזדקק לסיוע בכדי למלא את חלקם בטופס. אם העובד הוא קטין או נכה (או זקוק לתרגום), האדם המסייע במילוי הטופס (מכין ו / או מתרגם) צריך להזין גם את שמו וכתובתו, כמו גם את חתימת הטופס (גם תחת עונש) של עדות שקר).

2. חלק ב ': עבור המעסיק, סקירת מסמכי העובד

חלק זה של הטופס ממלא על ידי המעביד. הוא מתאר את המסמכים אותם סקר המעביד כדי לאמת את זכאות העבודה. על המעסיק לנקוט בפעולה זו תוך שלושה ימים מיום העבודה הראשון. המעביד יכול - אך אינו נדרש - ליצור עותק של המסמכים המוצגים.

ישנן שלוש רשימות של מסמכים שניתן להשתמש בהן. סוג המסמכים המשמשים מכתיב את החלק של החלק השני שעל המעביד למלא.

רשימה א: המסמכים ברשימה זו קובעים הן את זהותו של העובד והן את הרשאת העבודה. עובד צריך להציג רק אחת מהטפסים הבאים בכדי לספק את דרישת המסמך:

• דרכון אמריקאי (או קוד דרכון אמריקאי) כרטיס תושב קבוע ("כרטיס ירוק") או כרטיס קבלת רישום זר (טכנית, הכרטיס הירוק הוא טופס I-551) דרכון זר עם תעודת אישור הזמנת חותמת I-551 הכוללת תמונה (טופס I-766) עבור חייזר שאינו עולה שהוסמך לעבוד: דרכון זר וטופס I-94 (או 94A) ואישור על מעמדו של הלא-עולה שאינו עולה כל עוד לא פג תוקף דרכון ממדינות מיקרונזיה הפדרציה, הרפובליקה של איי מרשל

רשימה ב ': המסמכים ברשימה זו מראים את זהותו של העובד. אם לעובד אין מסמך מרשימה א 'עליו להוסיף מסמך אחד מרשימה ב' פלוס מסמך אחד מרשימה ג '(להלן).

• רישיון נהיגה או תעודת זהות שהונפקו על ידי מדינה (כל עוד זה מכיל תעודת תמונה ומידע אישי אחר) תעודת בית ספר עם תצלום תעודת רישום לבחירה U.S. תעודת זהות תלויה צבאית או תעודת צבא. סוחר משמר החופים תעודת שבט אמריקאית שבטית אמריקאית רישיון נהג שהונפק על ידי רשות ממשלת קנדה

עבור קטינים (מתחת לגיל 18) שאינם יכולים להפיק את אחד המסמכים ברשימה ב ', מסמכים חלופיים המקובלים להוכחת זהותו של העובד כוללים רישום בית ספר או כרטיס דוח; רישום לקוח, רופא או בית חולים; או רישום של מעון יום או פעוטון.

רשימה ג: מסמך זה קובע את הרשאת העובד לעבוד בארצות הברית. שוב, אם העובד אינו יכול להפיק מסמך מרשימה A, עליו להפיק מסמך מרשימה B ואחד מרשימה C.

• כרטיס מספר חשבון חשבון לאומי (אלא אם כן כתוב בכרטיס: לא תקף להעסקה, תקף רק לעבודה עם אישור INS, או תקף לעבודה רק עם אישור DHS) אישור לידה בחו"ל שהונפק על ידי משרד החוץ (טופס FS-545) של דוח לידה שהונפק על ידי מחלקת המדינה (טופס DS-1350) עותק מקורי או מאושר של תעודת לידה שהונפקה על ידי מדינה, מחוז, רשות עירונית או טריטוריה של ארה"ב שיש לה תעודת חותם רשמית של שבטי אמריקה U.S. תעודת זהות אזרחית (טופס I-197) תעודת זהות לשימוש אזרח תושב בארצות הברית (טופס I-179) תעודת אישור תעסוקה שהונפקה על ידי המחלקה לביטחון פנים.

כמו במקרה של העובד, על המעסיקים להעיד בעונש של עדות שקר כי הם סקרו את המסמכים הדרושים, מאמינים שהם אמיתיים ומאמינים למיטב ידיעתם ​​כי העובד מורשה לעבוד בארה"ב בנוסף לחתימה על בסעיף ההסמכה, על המעסיק לציין את יום העבודה הראשון של העובד וכן מידע אחר על המעסיק (שם העסק, כותרת האדם החותם על הטופס וכתובת העסק).

3. חלק ג ': למעסיק, בעת גיוסו מחדש

חלק זה של הטופס ממלא גם על ידי המעביד אך הוא משמש רק במקרה של אימות מחדש בעת גיוס עובדים מחדש. אם עובד מתקבל לעבודה מחדש בתוך שלוש שנים ממועד ה- I-9 המקורי, המעביד יכול לבחור להשלים סעיף זה או I-9 חדש.

אם יש צורך להשלים חלק זה, המעסיק פשוט מפרט את שם העובד (או שם חדש אם עבר לעובד שינוי שם) ואת תאריך ההעסקה מחדש. אם פג תוקף ההרשאה הקודמת להעסקה אך הורחב כעת, הזן מידע אודות המסמך המקים הרשאה כזו (שם המסמך, המספר ותאריך התפוגה החדש של אישור העבודה).

כמו במקרה של החלקים האחרים, על העובד לחתום תחת עונש של עדות שקר כי הוא / היא סבור כי המסמך שהוצג הוא אמיתי וכי העובד מורשה לעבוד בארצות הברית.

בשורה התחתונה

על המעסיקים להחזיק את מקבלי ה- I-9 למשך השלוש שנים ממועד ההעסקה או שנה לאחר סיום מועד ההעסקה. מעת לעת, הממשלה הפדרלית עשויה לבחון את רישומי התעסוקה שלך. אם אינך מצליח לייצר מסמכי I-9, אתה יכול להיות כפוף לעונשים אזרחיים ו / או פליליים. מצא מידע נוסף על I-9 מתוך "מדריך למעסיקים: הוראות למילוי טופס I-9". לכל שאלה נוספת בנושא I-9, תוכלו להתייעץ עם עורך דין לדיני עבודה.

(בעלי עסקים עשויים להתעניין גם ב "מילוי טופסי 1099" ו- "מילוי טופס 4562, שלב אחר שלב.")