מהו חשבונית?
חשבונית היא מסמך מסחרי המפרט ומתעד עסקה בין קונה למוכר. אם סחורות או שירותים נרכשו באשראי, החשבונית בדרך כלל מציינת את תנאי העסקה ומספקת מידע על אמצעי התשלום הזמינים. סוגי חשבוניות עשויים לכלול קבלה, שטר מכירה, שטר חיוב או חשבונית מכירה.
חברות עשויות לבחור פשוט לשלוח הצהרת סוף חודש כחשבונית עבור כל העסקאות המצטיינות. אם זה המקרה, על ההצהרה לציין כי לא יישלחו חשבוניות עוקבות. באופן היסטורי, חשבוניות נרשמו על גבי נייר, לעתים קרובות עם עותקים מרובים שנוצרו כך שלקונה והמוכר כל אחד מהם רשום את העסקה עבור הרשומות שלהם. נכון לעכשיו, חשבוניות שנוצרו על ידי מחשב נפוצות למדי. ניתן להדפיס אותם על גבי נייר לפי דרישה או לשלוח באמצעות דואר אלקטרוני לצדדי העסקה. רשומות אלקטרוניות מאפשרות גם חיפוש ומיון קל יותר של עסקאות מסוימות או תאריכים ספציפיים.
חשבונית פרופורמה היא הסכם מחייב, אם כי תנאי המכירה עשויים להשתנות.
חשבונית
היסודות של חשבונית
על חשבונית לציין שהיא חשבונית על פני השטר. בדרך כלל יש לזה מזהה ייחודי הנקרא מספר החשבונית שימושי להתייחסות פנימית וחיצונית. חשבונית כוללת בדרך כלל מידע ליצירת קשר עם המוכר או נותן השירות במקרה שישנה שגיאה בחיוב.
תנאי התשלום עשויים להיות מתוארים בחשבונית, כמו גם את המידע הנוגע להנחות, פרטי תשלום מוקדם או חיובי מימון שוערכו בגין איחור בתשלומים. הוא גם מציג את עלות היחידה של פריט, סך כל היחידות שנרכשו, הובלה, טיפול, משלוח וחיובי מס נלווים, והיא מפרטת את הסכום הכולל שחייב.
חשבונית פרו-פורמה היא שטר מכירה מקדים שנשלח לקונים לפני משלוח או משלוח סחורה. החשבונית מתארת בדרך כלל את הפריטים שנרכשו ומידע חשוב אחר כגון משקל המשלוח ודמי הובלה. חשבוניות פרופורמה לרוב נכנסות לפעולה עם עסקאות בינלאומיות, במיוחד למטרות מכס בייבוא.
עליך תמיד לשמור עותק של החשבוניות והקבלות שלך - הן בנייר והן בצורה אלקטרונית - לצורכי מס.
חשיבות תאריך החשבונית
תאריך החשבונית מייצג את התאריך הרשמי בו חויבו הסחורות והעסקה נרשמה רשמית. לפיכך, למועד החשבונית יש מידע חיוני הנוגע לתשלום, שכן הוא מכתיב את משך האשראי ואת מועד הפירעון של החשבון. זה קריטי במיוחד עבור גורמים המציעים אשראי, כמו למשל נטו 30. מועד הפירעון של החשבונית הוא בדרך כלל 30 יום ממועד החשבונית.
חשבונית אלקטרונית
מאז כניסת עידן המחשבים, אנשים ועסקים התקשו להסתמך על חשבוניות אלקטרוניות כחלופה למסמכי נייר. חשבונית אלקטרונית, או חשבונית אלקטרונית, היא סוג של חיוב אלקטרוני לייצור, אחסון ופיקוח של מסמכים הקשורים לעסקה בין צדדים ולהבטיח כי תנאי ההסכמים שלהם מתקיימים.
מסמכים אלקטרוניים אלה עשויים לכלול חשבוניות וקבלות, הזמנות רכישה, שטרי חיוב ואשראי, תנאי והוראות והוראות, ותלושי העברה. חשבוניות דיגיטליות נשלחות בדרך כלל באמצעות דואר אלקטרוני, דף אינטרנט או אפליקציה. היתרונות כוללים את הדברים הבאים:
- קביעות והתנגדות לנזק גופני קלות חיפוש ומיון לפי שמות, מונחים או תאריכים ספציפיים יכולת ביקורת מוגברת היכולת להדפיס או להעתיק לפי דרישה היכולת לאיסוף נתונים ולבינה עסקית הפחתת שימוש בנייר
חשבונית אלקטרונית כוללת מספר טכנולוגיות ואפשרויות כניסה ומשמשת כמונח כללי לתיאור כל שיטה בה מוצגת חשבונית אלקטרונית ללקוח לתשלום. ברחבי העולם פותחו מספר תקני חשבונית אלקטרונית, כמו EDIFACT ו- UBL, כדי להקל על אימוץ ויעילות.
Takeaways מפתח
- חשבונית היא מסמך מסחרי המפרט ומתעד עסקה בין קונה למוכר. קבלת נייר מחנות היא חשבונית צרכנית נפוצה. חשבוניות הן מרכיב קריטי בבקרות פנימיות ובביקורת חשבונאית. אישורי החיוב בחשבונית חייבים להיות מאושרים על ידי אנשי ההנהלה האחראיים. חשבוניות מתוותות בדרך כלל תנאי תשלום, עלויות יחידה, משלוח, טיפול וכל תנאי אחר שתואר במהלך העסקה. חשבוניות יכולות להיות בצורת נייר, אך חשבוניות אלקטרוניות הפכו נפוצות בהרבה.
חשבוניות וחשבונות לתשלום
חשבוניות עוקבות אחר מכירת מוצר לצורכי בקרת מלאי, חשבונאות ומיסוי. חברות רבות שולחות את המוצר ומצפות לתשלום במועד מאוחר יותר, כך שהסכום הכולל המגיע הופך לחשבון שיש לשלם עבור הקונה ולחשבון הזמין עבור המוכר.
חשבוניות מודרניות מועברות אלקטרונית ולא על בסיס נייר. אם אבדה חשבונית, הקונה יכול לבקש עותק מהמוכר. השימוש בחשבונית מייצג נוכחות של אשראי, שכן המוכר שלח מוצר או סיפק שירות מבלי לקבל מזומן מראש.
חשבוניות שונות מהזמנות רכישה, אשר נוצרות לפני שלקוח מזמין טובין או שירות.
חשבוניות ובקרות פנימיות
חשבוניות הן מרכיב קריטי בבקרות פנימיות חשבונאיות. חיובים בחשבונית חייבים להיות מאושרים על ידי אנשי ההנהלה האחראיים. לחלופין, חשבונית מותאמת להזמנת רכש, ועם התאמת המידע מתבצע תשלום עבור עסקאות מאושרות. משרד מבקר מבטיח שמוכנים חשבוניות לתקופת החשבונאות המתאימה בעת בדיקת קיצוץ הוצאות.
