מהי רכישה לשלם?
רכישה לתשלום היא מערכת משולבת המאפשרת אוטומציה מלאה של תהליך רכישת הסחורות והשירותים לעסק. המערכת קיבלה את שמה מכיוון שהיא מטפלת בכל תחומי הרכישה מרכישת טובין לתשלום הספק. היתרונות העיקריים לרכישה לתשלום הם יעילות, חיסכון בעלויות ונראות מוגברת של רכש ורכש.
הבנת רכישה לתשלום
מערכת הרכישה לתשלום מתחילה עם דרישה, ממשיכה לרכש ומסתיימת בתשלום. דרישה היא תהליך של בקשה רשמית של שירות, פריט או מוצר עם טופס בקשת רכישה. רכש קורה כאשר הסחורה או השירותים מתקבלים. המערכת מסתיימת כאשר התשלום מתבצע.
Takeaways מפתח
- רכישה לתשלום היא מערכת רכישה שלמה לעסקים, החל מרכישת סחורות לתשלום הספק. רכישה לתשלום נקראת גם P2P, רכישה לתשלום, רכש אלקטרוני או בקשה ל- cheque. הרכישה ל- תהליך התשלום הוא אוטומטי, חוסך עלויות ומפחית את הסיכון. רכישת תשלום אינה נועדה להאיץ את התשלום של הספקים מכיוון שזה לא האינטרס של חברות שרוצות להחזיק במזומן זמן רב ככל האפשר. מערכות רכישה לתשלום נועדו לשפר את היעילות והבקרות הפיננסיות.
רכישה לשלם מבקשת לייעל את תהליך הרכישה ובכך להועיל לארגון באמצעות בקרות פיננסיות ויעילות טובה יותר. מערכת יעילה ומשולבת זו חוסכת עלויות ומקטינה את הסיכון. מערכת טיפוסית לרכישה לתשלום כוללת חמישה שלבים ודרישות להשלמה:
- קטלוגים: קטלוגים מספקים מועדפים הם הדרישה הראשונה במערכת רכישה לתשלום. דרישות רכישה: לאחר שנבחר מוצר מקטלוג, הקונה שולח דרישת רכישה למנהל המתאים. זרימת עבודה של הזמנת רכש: הזמנת רכש נוצרת לאחר אישור דרישת הרכישה על ידי המנהל. חשבוניות: זהו מרכיב קריטי במערכת רכישה לשלם מכיוון שעיבוד ידני של חשבוניות הנו תהליך עמלני ודורש זמן רב. עיבוד חשבוניות אוטומטי חוסך זמן וכסף וכולל מאפיין פיוס התואם הזמנות רכישה לחשבוניות. תשלום: לאחר אישור חשבונית לתשלום, נוצר קובץ במערכת החשבונות של החברה. החשבונית המאושרת מביאה לתשלום לספק בסוף התקופה שלשמן הספק האשראי הוארך.
מערכות רכישה לתשלום אינן מיועדות להאיץ את תהליך התשלום. אף שזו תהיה יעד ראוי לשבח, המציאות היא שזה לא יהיה בעדיפות עבור מרבית החברות מכיוון שתשלומי חשבונות מהר יותר ישפיעו על תזמון תזרימי המזומנים שלהם. במקום זאת, המטרה של מערכת רכישה לתשלום היא לשפר את היעילות והבקרות הפיננסיות מכיוון שמחלקות הכספים רוכשות נתונים בהישג יד.
עובדה מהירה
מערכות רכישה לתשלום הינן תהליכים אוטומטיים המפחיתים את עלויות העבודה ומגדילים את הדיוק.
שיטות העבודה המומלצות למערכות רכישה לתשלום כוללות טכנולוגיה סולידית המשתמשת בנקודת מגע יחידה, כמו פורטל ספקים, מורכבות מורכבת בקטלוגים וערוצי קנייה ותמיכה מההנהלה הבכירה. זה יכול לספק נתונים מרכזיים על כמה מוציאים, אילו מוצרים או שירותים מתקבלים וזמני אספקה.
