עסקים משתמשים בטופס מס הכנסה W-9, בקשה למספר זיהוי ונישום של נישום, כדי לקבל מידע מספקים שהם שוכרים כקבלנים עצמאיים (נקראים גם פרילנסרים). כאשר עסק משלם לקבלן 600 דולר ומעלה במהלך שנת מס, עליו לדווח על תשלומים אלה לשירות הכנסות הפנימיות (IRS), באמצעות החזר מידע הנקרא טופס 1099-MISC. עסקים משתמשים בשם, כתובת ומספר תעודת זהות או מספר זיהוי מס שקבלנים מספקים בטופס W-9 כדי להשלים את החזרת המידע הזה. השולח ולא הנמען לא צריכים לשלוח עותק למס הכנסה.
עסקים המשכירים קבלנים עצמאיים אינם מקיימים מס הכנסה ואינם משלמים מיסי רפואה או ביטוח לאומי עבור הקבלנים העצמאיים שלהם, כפי שהם עושים עבור עובדיהם. במקום זאת, הקבלנים אחראים לחובות אלה. עם זאת, מס הכנסה עדיין רוצה לדעת כמה קבלנים אלה קיבלו כדי לוודא שהם משלמים את המסים שהם חייבים, והוא משתמש בטופס 1099-MISC כדי לאסוף מידע זה. עסקים אינם שולחים טופס W-9 למס הכנסה.
מטרת טופס W-9
מידע הדרוש בטופס W-9
טופס W-9 מבקש את שם הקבלן העצמאי, שם העסק (אם הוא שונה), ישות עסקית (בעלות יחידה, שותפות, תאגיד C, תאגיד S, נאמנות / עזבון, חברה בערבון מוגבל, או "אחר") ומס העסק מספר זיהוי (או מספר תעודת זהות, לבעלי יחידים שאינם משתמשים במספר זיהוי מס נפרד).
טופס W-9 מבקש גם מהאדם שממלא אותו לאשר שהוא לא כפוף למניעת גיבוי. מרבית משלמי המסים אינם, אך אם כן, החברה שתעסיק את הקבלן העצמאי תצטרך לעכב מס הכנסה מתשלום הקבלן ההוא בשיעור אחיד של 24% (לשנת מס 2018-2025) ולשלוח אותו למס הכנסה.
מכיוון שטופס W-9 מחייב לרשום תעודת זהות מס או מספר תעודת זהות, גם מי שממלא אותו וגם החברה המקבלת את הטופס הממלא חייבים לשמור עליו בזהירות במהלך השידור ולאחר קבלתו כדי להגן מפני גניבת זהות.
כשאסור למלא W-9
קבלן עצמאי שמקבל W-9 לא צפוי צריך להסס לפני מילויו ולחקור האם למבקש יש סיבה לגיטימית לבקש טופס זה. מוסדות פיננסיים משתמשים לפעמים בטופס W-9 כדי לבקש מידע מלקוח כאשר הם צריכים לדווח על דיבידנדים או ריבית. היזהר כאן: ככל הנראה, למוסד הפיננסי כבר צריך להיות מספר זיהוי המס שלך מרגע שפתחת את החשבון.
מצב נוסף בו עליכם להסס לפני מילוי טופס W-9 הוא אם החברה המבקשת מכם לעשות זאת היא המעסיק שלכם ואתם אמורים להיות מסווגים כעובדים, ולא כקבלן עצמאי. ההבדל הוא מהותי.
עובד או קבלן עצמאי?
אם אתה עובד, המעסיק שלך יעכב מסים על הכנסה, יכניס לשלם מסים לביטוח לאומי ולתרופות, וישלם מס אבטלה על שכרך. אם אתה קבלן עצמאי, זה לא יעשה זאת. המשמעות היא שאתה תהיה אחראי לחלקו של המעסיק במיסים לביטוח לאומי ולרפואה, וכי לא תהיה זכאי לדמי אבטלה אם אתה מפוטר.
מעסיק חסר מצפון או נאבק כלכלי עשוי לנסות לסווג עובד כקבלן עצמאי כדי לחסוך כסף. אם אתה מסווג כקבלן עצמאי, "חיסכון" של המעסיק של המעסיק שלך ייצא מכיסך כמס עבודה לעבודה עצמית. אתה גם תהיה אחראי לחישוב ולשלם המסים המשוערים שלך ארבע פעמים בשנה ולמלא את לוח הזמנים ג כשאתה מגיש את החזר המס השנתי שלך.
לא תמיד ברור אם עובד הוא עובד או קבלן עצמאי, אך באופן כללי, ככל שיש לעסק יותר שליטה על מה שעובדים עושים ואיך הם עושים זאת, כך גדל הסיכוי שהם עובדים. אם חוש הספיידי שלך מתחיל להתעקש כשמישהו ששכר אותך מכנה אותך קבלן עצמאי, זה סימן טוב, ועליך לחקור את המצב לעומק. התחל בבחינת דיון מס הכנסה בהבדל בין השניים. אם אתה עובד, עליך למלא את הטופס W-4, ולא את הטופס W-9.
להלן דוגמא למצב בו מעסיק יכול היה לשנות באופן חוקי את מעמך מעובד לקבלן עצמאי. אתה מתכנת מחשבים, ואתה נדרש להיכנס למשרד משעה 9 בבוקר עד שש בערב, שני עד שישי. החברה מספקת את שולחן העבודה שלך ואת המחשב שלך.
החל מהחודש הבא תידרש לספק לך את המחשב. תוכלו לעבוד מהבית או מכל מקום מרוחק שתרצו, ותוכלו להשלים את העבודה בכל שעות שתרצו, כל עוד המטלות שלכם יושלמו על פי לוח הזמנים ותגיבו לשיחות טלפון והודעות הקשורות לעבודה בזמן.
שאלות נפוצות בנושא W-9
כיצד אוכל לדעת אם אני נתון בניכוי גיבוי?
האם מס הכנסה שלח לך מכתב בו נכתב כי אתה כפוף לניכוי גיבוי חובה? זה יכול היה לקרות אם לא דיווחת על כל ריביתך ודיבידנדים על החזרי מס קודמים. אם לא קיבלת את המכתב הזה, ואם אתה מספק את מספר זיהוי המס שלך למבקש של טופס W-9, אינך כפוף למניעת ניכוי גיבוי. אם אתה נתון בניכוי גיבוי, מחק את הפריט השני בחלק השני של הטופס W-9 לפני שתגיש אותו.
מהי הדרך הבטוחה ביותר להגיש טופס W-9?
אפשרות נוספת היא לשלוח אותו דרך שירות כמו FedEx, UPS או שירות הדואר, אם כי אין כל התחייבות שהטופס שלך לא יאבד, לא יגנב או לא יתמודד עם המעבר.
אין גם שום התחייבות כי המקבל יאחסן את הטופס בצורה מאובטחת גם אם אתה שולח אותו בצורה מאובטחת, ייתכן שתרצה לשאול על כך מראש.
האם העסק שלי הוא ישות פטורה?
אם אתה בעל יחיד, כנראה שזה לא. אם מדובר בתאגיד, יכול להיות שזה יהיה אם הוא זכאי למעמד פטור ממס הכנסה.
יש לי גם מספר זיהוי מעסיק (EIN) וגם מספר תעודת זהות. איזה מספר עלי להזין בטופס?
האם אוכל לסרב למלא את טופס W-9?
בטוח. אם אתה מסרב בתגובה לבקשה לגיטימית, הלקוח שלך יעכב מסים מהשכר שלך בשיעור של 24%. מחלקת הנהלת החשבונות עשויה גם לגרום לך כאב ולהגיד לאיש הקשר שלך שיסרב לעשות איתך עסקים נוספים. לעסקים מוטלת החובה הכבדה ממס הכנסה להשיג טופס W-9 ממלא מכל מי שהם משלמים 600 $ ומעלה אליו במהלך השנה. אי קיום יכול לגרום לקנסות.
מלבד לקוח, מי עשוי לבקש ממני למלא את טופס W-9?
בנק, חברת תיווך, מוסד המלווה שביטל חוב שאתה חייב או מנפיק פרס שזכית בו עשויים לבקש. אם אתם אורחים בקידום "אלן" במהלך קידומה של "12 ימי בגידה", ומפיקי תכניות האירוח מבקשים ממך למלא W-9 לפני שתצא, בטוחה להניח שהבקשה לגיטימית. אם אתה מקבל דוא"ל לפיו זכית בפרס על תחרות שאינך זוכר שהשתתף בה, יתכן שלא תרצה לתת לאדם הזה W-9.
היזהר מהונאות דיוג W-9. אם אתה מקבל בקשת דוא"ל לטופס W-9 ואינך בטוח שהוא לגיטימי, צור קשר עם השולח כביכול בטלפון (ואל תשתמש באף מספר טלפון בהודעת הדוא"ל החשודה) כדי לשאול אם הבקשה תקפה. התוקפים הם מתוחכמים ויכולים לגרום להודעה להיראות כאילו היא הגיעה מהבנק שלך או אפילו מהלקוח שלך. ואם אתה מקבל דוא"ל ממס הכנסה, זה בהחלט ניסיון דיוג, ועליך להעביר את הדוא"ל לכתובת [email protected]. מס הכנסה אינו יוזם קשר עם נישומים באמצעות דוא"ל.
בשורה התחתונה
טפסים W-9 מיועדים לקבלנים עצמאיים, הנקראים גם פרילנסרים. חשוב למלא את הטופס בצורה נכונה - אך רק אם אתה בטוח שזה הטופס הנכון להגיש והבקשה היא לגיטימית.
