פיוס הוא תהליך חשבוני בסיסי שמבטיח כי הכסף שהוצא בפועל תואם את הכסף שמשאיר חשבון בסוף תקופת כספים. זה חשוב במיוחד לעסקים ואנשים פרטיים לבדוק פעילות הונאה ולמנוע טעויות בדוחות הכספיים.
בסוף כל חודש ורבעון כספיים, כדאי לפשר חשבון. בעת פיוס של חשבון, עסקים ואנשים פרטיים מוכיחים כי כל עסקה מסתכמת ביתרת החשבון הנכונה. באופן כללי, ישנן שתי דרכים ליישב חשבון: סקירת מסמכים ובדיקת ניתוחים.
סקירת תיעוד
סקירת תיעוד היא תהליך נפוץ של פיוס חשבונאי. תהליך זה בודק את הסכום המתאים לכל עסקה וקובע אם הסכום בחשבון תואם לסכום שהוצא בפועל. לדוגמה, נניח שאדם אחראי שומר על כל הקבלות ואוהב לוודא שהכסף שהוצא הולך למקומות הנכונים, אך לאחר מכן הוא מבחין בכמה חיובים חדשים בחשבון כרטיס האשראי.
חיובים אלה הם קטנים, והם מזניחים אותם בהנחה שמדובר בהוצאות ארוחת צהריים. ואז הם בודקים את החברה הטעינה את כרטיס האשראי ומבינים שאין קבלות מהחברה הזו. אדם זה קורא לחברת כרטיסי האשראי לערער על כך ומגלה שמידע כרטיסי האשראי נפגע בגלל עבריין שאסף מידע מעסק. חברת האשראי והעסק מחזירים להם את החיובים הלא נכונים. פיוס בחשבון פעיל זה איפשר לאדם לבטל את כרטיס האשראי ולהפסיק את כל ההונאה.
סקירת אנליטיקס
סקירת אנליטיקס היא תהליך נפוץ נוסף בו אנשים או עסק יכולים להשתמש לצורך התאמת חשבון. בתהליך זה, עסקים מעריכים את הסכום בפועל שצריך להיות בחשבונות על סמך רמות פעילות קודמות. תהליך זה חשוב לעסקים לבדוק אם מדובר בהונאה או שגיאות במאזן.
לדוגמה, חברת השקעות הנדל"ן ABC רוכשת כחמישה בניינים לשנת הכספים, על סמך רמות פעילות קודמות. החברה מיישמת את חשבונה מדי שנה כדי לבדוק אם יש אי התאמות. השנה היא מבחינה כי הסכום המשוער של יתרת החשבון הצפוי שלה אינו זמין בנתון שלם אחד. בהתבסס על פעילות קודמת ורכישה של חשבונות, היא מעריכה כי חשבונות החייבים צריכים להיות בסך 5 מיליון דולר. היתרה לתשלום החשבונות בפועל עומדת על 48 מיליון דולר לשנה, המהווה אי התאמה משמעותית ביתרותיה. רואה החשבון של חברת ABC סוקר את מאזנה ומגלה כי מנהל החשבונות נכנס לאפס נוסף בסוף חשבונותיו שיש לשלם במקרה. רואה החשבון מתאים את החשבונות לתשלום ל -4.8 מיליון דולר שהם בערך החשבונות המשוערים שיש לשלם.
