מהי מערכת מידע לחשבונאות (AIS)?
מערכת מידע חשבונאית (AIS) כוללת איסוף, אחסון ועיבוד של נתונים פיננסיים וחשבונאיים המשמשים משתמשים פנימיים לדיווח על מידע למשקיעים, נושים ורשויות המס. זו בדרך כלל שיטה מבוססת מחשב למעקב אחר פעילות חשבונאית בשילוב עם משאבי טכנולוגיות המידע. AIS משלב נהלי חשבונאות מסורתיים, כגון שימוש בעקרונות חשבונאות מקובלים (GAAP), עם משאבים טכנולוגיים למודרנית.
כיצד משתמשים במערכות מידע לחשבונאות (AIS)
מערכת מידע חשבונאית מכילה אלמנטים שונים החשובים במחזור החשבונאות. למרות שהמידע הכלול במערכת משתנה בין תעשיות וגדלים עסקיים, AIS טיפוסי כולל נתונים הנוגעים להכנסות, הוצאות, מידע על לקוחות, מידע על עובדים ומידע על מס. נתונים ספציפיים כוללים הזמנות מכירה ודוחות ניתוח, דרישות רכישה, חשבוניות, רישומי צ'קים, מלאי, שכר, ספר חשבונות, יתרת ניסיון ומידע על דוחות כספיים.
מערכת מידע חשבונאית חייבת להיות בעלת מבנה בסיס נתונים כדי לאחסן מידע. מבנה בסיס נתונים זה מתוכנן בדרך כלל בשפת שאילתה המאפשרת מניפולציה של טבלאות ונתונים. ל- AIS מספר שדות להזנת נתונים וכן לעריכת נתונים שנשמרו בעבר. בנוסף, מערכות מידע הנהלת חשבונות הן לרוב פלטפורמות מאובטחות ביותר עם אמצעי מניעה שננקטים נגד וירוסים, האקרים ומקורות חיצוניים אחרים המנסים לאסוף מידע. אבטחת סייבר חשובה יותר ויותר ככל שיותר ויותר חברות מאחסנות את הנתונים שלהן באופן אלקטרוני.
התפוקות השונות של מערכת מידע חשבונאית מדגימות את הרבגוניות של יכולות מניפולציה של נתונים שלה. AIS מפיק דוחות כולל דוחות הזדקנות חשבונות חייבים בהתבסס על מידע לקוחות, לוחות זמנים של פחת לרכוש קבוע ויתרות ניסיון לדיווח כספי. ניתן לשכפל רשימות לקוחות, חישובי מיסוי ורמות מלאי. עם זאת, התכתבויות, תזכירים או מצגות אינן כלולות ב- AIS מכיוון שפריטים אלה אינם קשורים ישירות לדיווח הכספי של החברה או הנהלת חשבונות.
היתרונות של מערכות מידע לחשבונאות
ממשק בין מחלקה
מערכת מידע חשבונאית שואפת לממשק בין מחלקות מרובות. בתוך המערכת, מחלקת המכירות יכולה להעלות את תקציב המכירות. מידע זה משמש לצוות ניהול המלאי לביצוע ספירת מלאי ורכישת חומרים. לאחר רכישת המלאי, המערכת יכולה להודיע למחלקת החשבונות החייבת בתשלום על החשבונית החדשה. AIS יכול גם לשתף מידע על הזמנה חדשה כך שמחלקות הייצור, המשלוח ושירות הלקוחות יהיו מודעים למכירה.
בקרות פנימיות
חלק בלתי נפרד ממערכות מידע חשבונאיות מתייחס לבקרות פנימיות. ניתן להציב מדיניות ונהלים בתוך המערכת על מנת להבטיח שמירה על מידע רגיש של לקוחות, ספקים ועסקיים בתוך חברה. באמצעות אישורי גישה פיזית, דרישות התחברות, יומני גישה, הרשאות והפרדה של חובות, משתמשים יכולים להיות מוגבלים רק למידע הרלוונטי הדרוש לביצוע הפונקציה העסקית שלהם.
