הגדרת חוזר המידע
חוזר מידע הוא מסמך לבעלי מניות בחברה, המתאר נושאים חשובים העומדים על סדר היום בישיבת בעלי המניות השנתית, או בישיבת בעלי מניות מיוחדים. חוזר המידע מבקש גם הצבעות פרוקסי ומספק נהלים להצבעה בסוגיות מפתח.
יש המכנים חוזר מידע "חוזר מידע לניהול", "הודעה על אסיפה שנתית של בעלי מניות", או "הודעה על אסיפה מיוחדת של בעלי מניות."
פורץ חוזר מידע
חוזר המידע עשוי לכסות נושאים כמו בחירת הדירקטוריון, מיזוגים ורכישות אפשריים או הצורך במימון חדש. מסמך זה משמש "ראש בראש" לבעלי המניות המתכננים להשתתף בישיבה השנתית, מכין אותם לדיון בסוגיות מרכזיות והצבעת קולותיהם על כיוון החברה. זה גם מספק מידע מפתח לבעלי המניות שלא ישתתפו באסיפה השנתית.
במאי 2018 הפיצה ברוקפילד ניהול נכסים חוזר מידע לקראת ישיבת בעלי המניות השנתית שלה. סעיפי המפתח לדון בהם היו:
- הדוחות הכספיים המאוחדים של המשרד לשנת הכספים שהסתיימה ב -31 בדצמבר 2017 (כולל דוח המבקר החיצוני) בחירת דירקטורים חדשים אשר ישמשו לתקופת שנה אחת. מינוי רואה חשבון מבקר חיצוני חדש לכהונה של שנה אחת. והתמורה לתפקיד זה השיקול והפוטנציאל להעביר החלטה מייעצת על תגמול מנהלים התמורה וההעברה הפוטנציאלית של תיקון לתכנית המניות המעורבת הנוכחית של החברה
מעגל מידע ואסיפת בעלי מניות שנתית
עבור חברות גדולות יותר, אסיפת בעלי המניות השנתית היא בדרך כלל התקופה היחידה במהלך השנה בה אינטראקציה בין בעלי מניות ומנהלים. מדינות רבות דורשות מחברות ציבוריות ופרטיות כאחד לקיים אסיפת בעלי מניות שנתית (נקראת גם אסיפות כלליות או אסיפות שנתיות) למרות שהכללים נוטים להחמיר יותר עבור חברות הנסחרות בבורסה. אם חברה צריכה לפתור בעיה בין אסיפות כלליות שנתיות, היא עשויה להתקשר לאסיפה כללית יוצאת דופן.
חוזר המידע הוא קריטי בהכנת בעלי המניות לגבי נקודות שעליהם יידונו.
יש הוראות המפרטות כמה רחוק מראש בעלי המניות חייבים לקבל הודעה היכן ומתי תתקיים האסיפה וכיצד להצביע באמצעות מיופה כוח.
ברוב תחומי השיפוט, על ה- AGM לדון בסעיפים הבאים על פי החוק:
- פרוטוקולים של האסיפה של השנה הקודמת (שיש להציג ולאשר) דוחות כספיים שנתיים (המוצגים בפני בעלי המניות לאישור). אשרור פעולות הדירקטורים (בהן בעלי המניות מאשרים את החלטות הדירקטוריון מהשנה הקודמת, לרוב כולל את תשלום דיבידנדים) בחירת הדירקטוריון לשנה הקרובה
