מהי תוכנית החזר?
מונח גנרי למספר סוגים של תוכניות שמחזירים עובדים עבור הוצאות הקשורות לעבודה מסוגים שונים. הוצאות אלה יכולות לכלול עלויות רפואיות, רכב, נסיעות, ארוחות ובידור. תוכניות החזר הוקמה על ידי מעסיקים על מנת לאפשר להם לשלם עבור סכום מדויק יותר של הוצאות עובדים שנגרמו, במקום להצטייד בקצבה רחבה או הגדלת הפיצויים בכדי לכסות אותם.
הבנת תוכנית החזר
תוכניות החזר יכולות ללבוש צורות רבות, כגון תוכניות בעלות דין וחשבון שאינן ניתנות לחשבון, הטבות שוליים למינימום, או קילומטראז 'רכב וקצבאות נסיעה. עובדים אינם יכולים לקחת ניכויים אישיים מכל סוג שהוא בגין הוצאות המכוסות במסגרת תוכנית החזר. על העובדים להגיש רישום מפורט של הוצאות באמצעות יומנים או קבלות על מנת שהמעסיקים יוכלו לנכות את ההחזר.
פרסום IRS 535 , הוצאות עסקיות, קובע את הדברים הבאים: "כדי להיות ניתנת לניכוי, הוצאה עסקית צריכה להיות רגילה והכרחית כאחד. הוצאה רגילה היא הינה שכיחה ומקובלת בענף שלך. הוצאה הכרחית היא הועילה והמתאימה לסחר או לעסק שלך. הוצאה לא חייבת להיות הכרחית כדי להיחשב כנחוצה."
מדינות מסוימות כמו קליפורניה דורשות מהמעסיקים להחזיר את ההוצאות הסבירות לעבודה של העובדים, ולא צריך לדווח על כל החזר הוצאות שהתקבל כשכר או כהכנסה. אך בכדי שזה יקרה, על המעסיקים לקבוע מראש תוכנית כתובה לכתב דין וחשבון, והעובדים מגישים הוצאות מתועדות כראוי במסגרת אותה תוכנית. זאת בכדי להבטיח שרשומי ההוצאות נשמרים כראוי בצורה מדויקת ובמועד. לעסקים רבים יש רואי חשבון או או יועצי תעסוקה המאשרים את ההוצאות ומבטיחים דיווח וניכויים נכונים.
פירוט של כמה דוגמאות נפוצות להוצאות במקום העבודה שיחייבו החזר מעסיק כולל את הדברים הבאים:
- הובלה: עלות כל נסיעה הקשורה לעבודה, כולל הוצאות רכב, ארוחות, לינה, ארוחות וכל הוצאות בילוי העומדות בקריטריונים המפורטים בפרסום מס הכנסה 463, הוצאות נסיעה, בידור, מתנה, ורכב . מספר גבוה של מעסיקים ישיב לפועל עובדים שמשתמשים ברכבים האישיים שלהם למטרות עסקיות, בשיעור קילומטראז 'רגיל, שנקבע על ידי מס הכנסה, מדי שנה. לדוגמה, שיעור הקילומטראז הפדרלי הרגיל לעסקים בשנת 2017 הוא 53.5 סנט למייל. באופן כללי, הוצאות יוממות שגרתיות בין בית עובד למקום העבודה אינן נחשבות להחזר. אספקה: ניתן להחזיר כל סחורה הכרחית שעובד רוכש בעלות, בתנאי שהם יוחזרו על פי תוכנית אחראית. ארוחות ובידור: עלויות הארוחה והבידור שנגרמו בבית המס של העובד ניתנות להחזר, אך רק אם הארוחות / הבילויים המדוברים הם בעלי מטרות עסקיות להפגין.
