מהו מלאי תקופתי?
מערכת המלאי התקופתית היא שיטת הערכת מלאי לצורכי דיווח כספי בה מבוצעת ספירה פיזית של המלאי בפרקי זמן ספציפיים. שיטה חשבונאית זו לוקחת מלאי בתחילת תקופה, מוסיפה רכישות מלאי חדשות במהלך התקופה ומנכה מלאי סיום כדי לגזור את עלות הסחורה שנמכרה (COGS).
הבנת מלאי תקופתי
במסגרת מערכת המלאי התקופתית, חברה לא תדע את רמות המלאי של היחידות שלה ולא את COGS עד להשלמת תהליך הספירה הפיזית. מערכת זו עשויה להיות מקובלת על עסק עם מספר נמוך של מק"מים בשוק שזוז לאט, אך עבור כל האחרים, מערכת המלאי התמידית נחשבת לעילית מהסיבות העיקריות הבאות:
- המערכת התמידית מעדכנת ברציפות את ספר נכסי המלאי במערכת מסדי נתונים של החברה, ומעניקה להנהלה מבט מיידי על המלאי; המערכת התקופתית גוזלת זמן ויכולה לייצר מספרים מעופשים שפחות מועילים לניהול. המערכת התמידית שומרת על עדכוני COGS ככל שמתרחשות תנועות מלאי; המערכת התקופתית לא יכולה לספק נתוני COGS מדויקים בין תקופות ספירה. המערכת התמידית עוקבת אחר פריטי מלאי בודדים כך שבמקרה שיש פריטים פגומים - למשל, ניתן לזהות את מקור הבעיה במהירות; המערכת התקופתית ככל הנראה לא תאפשר רזולוציה מהירה. המערכת התמידית מבוססת טכנולוגית וניתן לגבות, לארגן ולתפעל את הנתונים כדי ליצור דוחות אינפורמטיביים; המערכת התקופתית ידנית ומועדת יותר לטעות אנוש, וניתן להציב או לאבד נתונים.
שיקולים מיוחדים: COGS
עלות הסחורה שנמכרת, המכונה בדרך כלל COGS, הינה חשבון בסיסי על דוח רווח והפסד, אך חברה המשתמשת במערכת מלאי תקופתית לא תדע את הסכום לרישומי החשבונאות שלה עד לסיום הספירה הפיזית.
ה- COGS ישתנו באופן דרמטי ברמות המלאי, מכיוון שלרוב זול לקנות בכמויות גדולות - אם יש לכם מקום אחסון להכיל.
נניח שלחברה מלאי התחלתי של 500, 000 $ ב -1 בינואר. החברה רוכשת 250, 000 $ מלאי במהלך תקופה של שלושה חודשים, ואחרי חשבון מלאי פיזי היא קובעת שיש לה מלאי סיום של 400, 000 $ ביום 31 במרץ, שהופך למלאי ההתחלתי הסכום לרבעון הבא. COGS ברבעון הראשון של השנה הוא 350, 000 $ (500, 000 $ התחלה + 250, 000 $ רכישות - 400, 000 $ סיום).
בגלל הפרשי הזמן, זה הופך להיות המנוסה של המנהל או בעל העסק האחראי על מעקב אחר מלאי לתקופות, אם זה הגיוני לשורה התחתונה שלהם להקצות שעות לספירת מלאי מדי יום, שבועי, חודשי או שנתי.
