מהי דרישה?
דרישה מתייחסת לתהליך של בקשה רשמית לשירות או לפריט, בדרך כלל באמצעות טופס דרישת רכישה. תהליך הדרישה הוא דרך סטנדרטית לעקוב אחר כל הדרישות המתבצעות בתוך עסק וחשבונאות.
כיצד עובד דרישה
דרישה דרישה יוזמת את הבקשה לפעולה ספציפית ורושמת את אותה פעולה לצורכי הדיווח הבאים. לדוגמה, עובדים בחברה ישתמשו בדרישת רכישה אם היו זקוקים לאספקה נוספת. בפעם אחת בוצעו דרישות באמצעות טפסי נייר, אך כיום רוב החברות משתמשות בתהליכי דרישה דיגיטליות המאפשרות מעקב קל יותר אחר התהליך, כולל חשבונאות של מלאי רלוונטי. סוגים אלה של דרישות לעיתים קרובות מעדכנים אוטומטית את המלאי לקבלת בקרות טובות יותר.
תהליך דרישה רשמי משפר את היעילות והאחריות בכל נקודות הקשר. בניגוד לעובדים שפשוט לוקחים אספקה שהם רוצים כאשר הם רוצים אותם, דרישת הרכישה מספקת שיטה מבוקרת ומתועדת יותר לניהול מלאי אספקה פנימיים וביקוש עתידי. לדוגמא, במקצוע הרפואה ממלאים הרופאים טופס דרישה כאשר מבקשים בדיקות מעבדה. טפסים דיגיטליים אלה כוללים את פרטי זיהוי המטופל ומידע רפואי אחר ובכך מבטיחים כי המטופלים יקבלו את בדיקות המעבדה הנכונות.
טופסי דרישה כוללים בדרך כלל את שם האדם המגיש את הבקשה, את תאריך הבקשה, את הפריטים המבוקשים, את מועד המסירה, את מקום המסירה ואת המחלקה האחראית למלא את הבקשה. הטפסים כוללים גם את חתימתו של האדם הממלא את הבקשה ואת התאריך שהושלם. בתאגידים גדולים עם מספר מיקומים ורכישה מרכזית, תהליכי דרישה אלה הם קריטיים לשמירה על פריון העובדים.
דוגמא נוספת לתהליך דרישה מתרחשת בעולם הכספים כאשר בעלי המניות בוחרים לדרוש דירקטוריון של החברה כדי להצביע על ההצעות המוצעות. במהותו, תהליך דרישה הוא מפתח נוהל מתועד רשמי לשיפור היעילות במסגרת עסקית.
דרישת רכש או הזמנת רכש?
דרישת רכישה היא צורה פנימית המשמשת לרכישת טובין ושירותים ואין לה כל התחייבות חוזית חוקית או מחייבת. הזמנת רכש היא הסכם חוזי שמשמש חברות בעת הזמנת סחורות ושירותים מספק חיצוני. לדוגמא, חברה שמזמינה ציוד מחנות משרדית תנפיק הזמנת רכש המפרטת את הפריטים שנרכשים, את מחיריהם, תנאי התשלום, מועדי המסירה וכל הנחות מיוחדות המוצעות לתשלום מוקדם. טופס דרישת הרכישה הפנימית בחברה מיועד לעובדים המעוניינים לבקש אספקה למחלקות שלהם או לעצמם. לעתים קרובות טפסים אלה דורשים כניסה ניהולית.
