הוצאות ששולמו מראש אינן נרשמות לראשונה בדוח רווח והפסד. במקום זאת, ההוצאות ששולמו מראש נרשמות בתחילה במאזן, ואז, לאחר מימוש היתרון של ההוצאה ששולמה מראש, או ככל שההוצאה מתבצעת, היא מוכרת בדוח רווח והפסד.
כאשר חברה משלמת מראש על הוצאה, היא מוכרת כנכס ששולם מראש במאזן, כאשר נרשמת בו זמנית רשומה שמפחיתה את הסכום המזומן (או חשבון התשלומים) של החברה באותו סכום. מרבית ההוצאות ששולמו מראש מופיעות במאזן כנכס שוטף, אלא אם כן אין להוציא את ההוצאה עד לאחר 12 חודשים, וזו נדירה.
לאחר מכן, כאשר מתבצעת ההוצאה, חשבון ההוצאה ששולמה מראש מופחת בסכום ההוצאה וההוצאה מוכרת בדוח רווח והפסד של החברה בתקופה בה התרחשה.
האם ביטוח נחשב כהוצאה מראש?
אחת הצורות הנפוצות יותר של הוצאות ששולמו מראש היא ביטוח, המשולם בדרך כלל מראש. לדוגמה, חברת ABC משלמת פרמיה של 12, 000 דולר עבור ביטוח חבות דירקטורים ונושאי משרה לשנה הקרובה. החברה משלמת על הפוליסה מקדימה ואז כל חודש מכניסה התאמה לחשבון עבור הוצאות הביטוח שנגרמו. הכניסה הראשונית, בה אנו מחייבים את חשבון ההוצאות ששולמו מראש ומזכות את החשבון ששימש לשלם עבור ההוצאה, תרצה כך:
ואז, לאחר חודש, החברה מציגה ערך התאמה לביטוח המשמש. החברה עושה חיוב לחשבון ההוצאות המתאים ומזכה את חשבון ההוצאות ששולם מראש כדי להפחית את ערך הנכס. ההתאמה החודשית לחברה ABC תהיה 12, 000 דולר מחולקת ל 12 חודשים, או 1, 000 דולר לחודש. ערך ההתאמה בסוף כל חודש יופיע כך:
לשכור כהוצאה מראש?
עסקים עשויים לשלם מראש דמי שכירות במשך חודשים מראש בכדי לקבל הנחה, או שאולי המשכיר דורש תשלום מראש בהינתן אשראי השוכר. כך או כך, נניח שחברת XYZ משלמת מראש שטחי משרדים במשך שישה חודשים מראש, בסך כולל של 24, 000 דולר. הערך הראשוני הוא כדלקמן:
ואז, ככל שכל חודש מסתיים חשבון שכר הדירה ששולם מראש, שנמצא במאזן, מופחת בסכום שכר הדירה החודשי, שהוא 24, 000 $ המחולק בשישה חודשים, או 4, 000 $ לחודש. במקביל, החברה מכירה בהוצאות שכירות של 4, 000 דולר על דוח רווח והפסד. לפיכך, ערך ההתאמה החודשי יופיע כך:
הוצאות אחרות מראש
הוצאות נוספות שחברה עשויה לשלם עליהן כוללות ריביות ומיסים. ריבית ששולמה מראש עשויה להיווצר כאשר חברה משלמת את התשלום לפני מועד הפירעון. בינתיים, חברות מסוימות משלמות מיסים לפני פירעונן, כגון תשלום מס מוערך על סמך מה שעשוי לבוא בעתיד. הוצאות אחרות ששולמו מראש מראש פחות עשויות לכלול השכרת ציוד או כלי עזר.
כדוגמא, שקול את חברת Build Build Inc. אשר שכרה ציוד לביצוע עבודות בנייה. החברה שילמה 1, 000 דולר ב -1 באפריל 2019, כדי לשכור ציוד לביצוע שיבוצע בעוד חודש. החברה תכיר בעסקה הראשונית כך:
לאחר מכן, כאשר נעשה שימוש בציוד וההוצאה בפועל מתבצעת, החברה הייתה מכניסה את הכניסה הבאה כדי לצמצם את חשבון הנכס ששולם מראש וייתכן שהוצאות השכירות יופיעו בדוח רווח והפסד:
לא משנה אם זה ביטוח, שכר דירה, שירותים או כל הוצאה אחרת ששולמה מראש, יש לרשום אותו בחשבון הנכסים המשולם מראש. לאחר מכן, בסוף כל תקופה, או כאשר הוצאה בפועל מתבצעת, יש לבצע כניסה מתאימה כדי להפחית את חשבון הנכס ששולם מראש ולהכיר (אשראי) את הוצאות ההכנסה המתאימות, אשר יופיעו אז בדוח רווח והפסד.
מדוע הוצאות מקדמות מראש אינן מופיעות לראשונה על דוח ההכנסה?
הוצאות ששולמו מראש אינן כלולות בדוח רווח והפסד לפי עקרונות חשבונאות מקובלים (GAAP). בפרט, עקרון ההתאמה של GAAP, המחייב חשבונאות צבירה. חשבונאות צבירה מחייבת לדווח על הכנסות והוצאות באותה תקופה שהתרחשו ללא קשר למזומנים או כספים מחליפים ידיים. כלומר, יש לרשום הוצאות כשנגרמו. לפיכך, הוצאות ששולמו מראש אינן מוכרות בדוח רווח והפסד כאשר הן משולמות, מכיוון שטרם הוטלו עליהן.
