מהו כלל ההקלטה?
כלל ההקלטה מחייב פיקוח מיוחד על אנשים רשומים ב- FINRA עם היסטוריה מוטרדת וחברות המעסיקות אנשים כאלה במספרים גדולים. הידוע רשמית יותר בשם כלל הרשות הרגולטורית לתעשייה הפיננסית, כלל 3170, הקלטת קלטת של אנשים רשומים על ידי חברות מסוימות, "כלל ההקלטה" נועד לסייע במתן צורך כולל בפיקוח רב יותר על נציגים רשומים מסוימים עם רשומות תקינה ותאימות מוטרדות. זה גם נותן מענה לנסיבות ולצרכי הפיקוח המיוחדים כאשר חברה שוכרת מספר רב של אנשים ממושמעים אשר עבדו בעבר במשרד שגורש או שביטלו את רישומו ושם פיקחו והוכשרו כנדרש.
הבנת כלל ההקלטה
כלל ההקלטות נכנס לתוקף ב- 1 בדצמבר 2014, ואומץ לחוק הכללים המאוחד של FINRA המחליף את כלל 3010 (ב) (2) של NASD, אם כי הוראות כללי ההקלטות נכנסו לתוקף בשנת 1990 כאשר נציבות ניירות ערך (SEC) תיקונים שאושרו לכלל NASD. באופן ספציפי, ה- SEC אישרה דרישה כי החברים "יקבעו, אכיפו ויקיימו נהלי פיקוח בכתב מיוחדים, כולל הקלטת קלטת של שיחות, כאשר הם שכרו יותר מאחוז מוגדר של אנשים רשומים מחברות מסוימות שגורשו או שהיו להם רישומי המתווך / סוחר שלהם בוטלו בשל הפרות של כללי נהלי מכירות (חברות ממושמעות). " לפרטים נוספים, עיין בהודעת התקינה 14-10 בנושא איחוד הפיקוח של FINRA.
הקפדה על פיקוח על כלל חברות בפועל
על פי חברת FINRA, כללי ההקלטה "מחייבים את המשרד להקים, לאכוף ולקיים נהלים כתובים מיוחדים המפקחים על פעילויות הטלמרקטינג של כל הנרשמים שלה, לרבות הקלטת קלטת של שיחות, אם המשרד שכר יותר מאחוז מוגדר של רשומים אנשים מחברות העומדות בהגדרת כלל 3170 של FINRA "משרד ממושמע." כדי לסייע לחברות לעמוד בתקן FINRA כלל 3170, FINRA מספק "רשימת חברות ממושמעת", המזהה את החברות העונות להגדרה "משרד ממושמע."
האחוז המשמש לקביעת האם יש לבצע את נהלי הפיקוח תלוי בגודל המשרד. זה נע בין 40% עבור חברה קטנה ל 20% עבור חברה גדולה. נהלי הפיקוח כוללים הקלטת כל שיחות הטלפון שנערכו בין עובדים רשומים ובין לקוחות פוטנציאליים וקיימים קיימים במשך שלוש שנים. נכון לחודש מאי 2018 היו 11 חברות שמוכרות על ידי FINRA כחברות ממושמעות.
על חברות לדאוג להקלטת כל אמצעי תקשורת המשמשים באופן קבוע על ידי אנשים רשומים בתקשורת עם לקוחות. זה כולל קווי נייחים וטלפונים סלולריים. אם לא ניתן לבצע הקלטה בטלפון הסלולרי, על החברה לאסור את השימוש בהם בעת התקשרות עם לקוחות אלא אם כן השימוש בהם מוצדק מסיבות עסקיות אחרות.
