ההבדל העיקרי בין שתי שיטות החשבונאות העיקריות העסקיות, חשבונאות צבירה וחשבונאות במזומן, הוא כאשר נרשמים הכנסות והוצאות כמתרחשות.
חשבונאות צבירה
הנהלת חשבונות צבירה היא הנוהג החשבונאי הנפוץ ביותר עבור חברות. עסקים עם הכנסות שנתיות העולות על 5 מיליון דולר נדרשים להשתמש בשיטת הצבירה לצורכי מס. התנופה לשימוש בשיטת הצבירה בחשבונאות נובעת מעסקאות עסקיות מורכבות יותר ויותר, כמו מכירת באשראי וחוזים מורחבים שממשיכים לספק הכנסות לחברה לאורך זמן רב, ורצון השוק הפיננסי להיות נכון יותר, מדויק יותר. מידע על מצבה הכלכלי של החברה. שיטת הנהלת חשבונות זו נועדה לספק את התמונה העדכנית והמדויקת ביותר של מצבה הכספי של החברה.
שיטת הצבירה הינה למעשה התאמה של הכנסות להוצאות כאשר העסקה מתבצעת במקום כאשר התהליך מעובד או מתקבל, שהיא שיטת החשבונאות על בסיס מזומנים. מכיוון שההכנסה נרשמת ומדווחת בעת מסירת סחורות או מתן שירותים במקום מתבצע תשלום, יש צורך לקבוע "דמי אי תשלום", בדרך כלל סכום מוערך המביא בחשבון את העובדה שיש לקוחות / לקוחות מסוימים. לא מצליחים לשלם.
במקרים בהם התשלום מתקבל לפני שמספקים טובין או שירותים, החברה מציגה בתחילה את התשלום כהתחייבות. החברה עלולה לספק סחורות או שירותים. לאחר מתן הטובין או השירות, התשלום מועבר מרישום כהתחייבות לרישום כהכנסה עבור החברה. ההוצאות מטופלות באותו אופן כמו הכנסות; ברגע שמתקבלת שטר, היא נרשמת כהוצאה של חברה ולא נרשמת לאחר שהחברה בפועל מבצעת תשלום.
חשבונאות במזומן
שיטת החשבונאות במזומן מוגבלת כמעט אך ורק לעסקים קטנים מאוד ויכולה לעבוד מצוין עבור בעל יחיד עם עסק ביתי. בכלכלה המודרנית קשה לכל עסק סטנדרטי לפעול על בסיס חשבונאות במזומן. לדוגמה, חשבונאות במזומן פשוט לא עובדת עבור פעילות קמעונאית שמוכרת סחורה באשראי באמצעות מימון פנים-פנים, מכיוון שהיא אינה מספקת שום אמצעי לרשום כסף המגיע ללקוח במועד עתידי כלשהו. שיטת המזומנים אחראית לכל ההכנסות וההוצאות כאשר מזומנים מחליפים ידיים פיזית.
חשבונאות על בסיס מזומנים היא פשוטה, פשוטה, ומספקת תמונה ברורה של הכסף בפועל שיש לחברה בהישג יד. מהבחינה הזו, זה עדיף על חשבונאות צבירה, שאינה מספקת דוח מדויק של מזומנים בהישג יד. כדי להתגבר על בעיה זו, לרוב חברות שמשתמשות בחשבונאות צבירה קיימות מערכת המפקחת על תזרים המזומנים. חולשה של חשבונאות במזומן היא מכיוון שהיא לא רושמת התחייבויות עתידיות - שטרות המגיעים אך טרם שולמו - היא עשויה לצייר השקפה חיובית לא מדויקת של מצבה הכלכלי הנוכחי של החברה.
