מהי הנהלת חשבונות אפס הוכחה?
הנהלת חשבונות עם הוכחה אפסית היא הליך הנהלת חשבונות ידני המשמש בחשבונאות, ובו מופחתים באופן שיטתי רשומות מפרסום המאזן כדי לבדוק אם יש שגיאות. בהנהלת חשבונות עם אפס הוכחה, יתרה של אפס כאשר הופחתו כל הערכים היא הוכחה לכך שהרשומות החשבונאיות הוזנו נכון. באופן זה, נוהג זה דומה למדי לשמירת מאזן, שהוא הצהרה פיננסית נפוצה המונפקת על ידי חברות המאזנת נכסים עם התחייבויות והון עצמי - כך שחיסור הצד השמאלי מהצד הימני של המאזן מביא ל סכום של אפס.
הנהלת חשבונות עם הוכחה אפסית משמשת כחלק ממערכת הנהלת חשבונות בעלת כניסה כפולה, בה מקיימים מעקב בו זמנית על אשראי (נכסים) וחיובים (התחייבויות).
הבנת הנהלת חשבונות אפס הוכחה
ניתן להשתמש בשיטה זו, המשמשת כחלק ממערכת הנהלת חשבונות עם כניסה כפולה, כדי לפשר בין הבדלים חשבונאיים במצבים בהם מספר הערכים או העסקאות אינו גדול מדי. מצב טיפוסי בו משתמשים בהנהלת חשבונות עם הוכחות אפס הוא על ידי מגדלי הבנקים לפשר בין הבדלים בסוף יום. הנהלת חשבונות אפסית אינה מעשית כאשר מספרים גדולים של עסקאות הם הנורמה, ורבים מהנתונים מעוגלים. לפיכך, נוהג זה משמש לרוב על ידי עסקים קטנים יותר או למטרות אינדיבידואליות.
מכיוון שהנהלת חשבונות עם הוכחות אפס מתבצעת בעבודת יד, מדובר בתהליך מייגע וארוך זמן. זה מייגע בכך שאותו סוג של חישובים ידניים צריך להתבצע על בסיס קבוע, למשל בסוף כל יום עסקים. כמובן שניתן לחזק עבודה זו לעבודה של מחשבונים או גיליונות אלקטרוניים כמו Microsoft Excel.
כדי להתחיל בתהליך האפס החוצה, מנהל החשבונות יעסוק תחילה ב"התבססות "על הספירה. הכותרת העליונה כאן פירושה סיכום כל המספרים שנרשמו בעמודה אחת בספר החשבונות. הסכום המתקבל, שמופיע בתחתית ("רגל") של העמודה, משמש לאחר מכן להתאמה מול העמודות האחרות על ידי השוואה וחיסור חובות מנקודות זיכוי (צולבות רגליים). דוגמא לניהול חשבונות אפס הוכחה בפועל הוא שימוש במאזנים על ידי חברות בהן ההון העצמי משמש כדמות (חיובית או שלילית) לאיזון נכסים עם התחייבויות כך שהם מסתכמים באפס ברשת.
