קרן מילואים היא חשבון חיסכון או נכס אחר מאוד נזיל שהוקצה על ידי אדם או עסק כדי לעמוד בכל עלויות או התחייבויות פיננסיות עתידיות, במיוחד אלה הנובעות באופן בלתי צפוי. אם הקרן הוקמה כדי לעמוד בעלויות השדרוג המתוכנן, ניתן להשתמש בניכסים נזילים פחות. לדוגמה, לעיתים קרובות עמותת בעלי בתים מנהלת קרן מילואים שתסייע לתחזק את הקהילה ואת נוחותיה באמצעות דמי הכספים שמשלמים בעלי בתים.
פירוק קרן המילואים
קרן מילואים מפקידה כסף לכיסוי הוצאות מתוזמנות, שגרתיות ובלתי מתוזמנות שאחרת יימשכו מקרן כללית. ממשלות, מוסדות פיננסיים ומשקי בית פרטיים רשאים להקים קרנות מילואים. למרות שגודל הקרן עשוי להשתנות, המטרה האופיינית היא להפקיד כספים על בסיס קבוע בחשבון שצובר ריבית, ובכך להגדיל את שווי הקרן בזמן שאינו בשימוש. מכיוון שהוצאות עלולות להיווצר באופן בלתי צפוי, בדרך כלל קרן רזרבה מוחזקת בחשבון נזיל ביותר, כגון חשבון חיסכון.
בקרנות פנסיה, למשל, מושקעים כסף מטעם חברי הקרן ומשולמים בהמשך במהלך הפרישה. כאשר עובדים עובדים נרשמים לקרן פנסיה, הם מכניסים כסף לקרן מילואים שמשמשת להבטיח כסף זמין לעובדים אחרים שנרשמו לקבל תשלום בעת פרישתם.
קופות מילואים לבתים משותפים או בתי דירות
אגודות בעלי בתים משותפים משתמשים לרוב בכספי מילואים במקרה של פרויקטי תחזוקה או שיפוץ רחבי היקף, כמו גם בכל מצבי חירום יקרים הנוגעים לקהילה. כספי עתודה מנוהלים בדרך כלל במקביל לכספי תפעול, המממנים בדרך כלל יותר את הוצאות היומיום או עלויות החוזרות של הקהילה, כמו משק בית, מיסים, ביטוח וכלי עזר. קהילות דירות וקווי דירות בדרך כלל מקימות ומתחזקות את הכספים באמצעות דמי החיוב, או דמי HOA, המשולמים על ידי בעלים בכדי לכסות תחזוקה, תיקונים והוצאות אחרות שהקהילה הוציאה לה. מועצת ההתאחדות הקהילתית מפקחת בדרך כלל על הכספים ומחליטה כיצד להקצות את השימוש בהם. לדוגמה, במקום להקיש על קרן ההפעלה, הדירקטוריון רשאי להשתמש בחלק מכספי קרן המילואים בכיסוי תשלומי ביטוח דו שנתי.
אם בבית משותף יש הוצאה גדולה שקרן המילואים אינה יכולה לכסות, אז כל חבר או בעלים רשאים לשלם שומה לכיסוי העלות. לדוגמא, כאשר חניון בית משותף זקוק לתיקוני חירום, יתכן שבעלי יחידות יתבקשו לקבל כספים נוספים מעבר לדמי העמותה הרגילים שלהם.
לימודי מילואים וניהול קרנות מילואים
הדרך הטובה ביותר להימנע מהערכה מיוחדת היא להבטיח שקרן המילואים של הבניין מצוידת מספיק כסף בכדי להתמודד עם הוצאות, כולל אלה שאינן צפויות. לעיתים קרובות, מועצות HOA קובעות כמה כסף צריך להיכנס להיצע קרנות המילואים באמצעות מחקר עתודות, שם יועצים עצמאיים מעריכים את מצב הנכס וממליצים המלצות לקרן המילואים על בסיס ניתוח פיזי וכלכלי. המומחים שוקלים את גיל הנכס, מצבו הנוכחי, את הנוחיות שהוא מספק, כמו גם את עלויות התחזוקה של הפרויקטים שעשויים להידרש בעתיד. מכיוון שבתים משותפים או בתי דירות מוגבלים לא תמיד מממנים את היתרות שלהם באופן מלא, הנתון הסופי שנקבע על ידי מחקר מילואים הוא רק המלצה.
ההשלכות של קרן עתודה מנוהלת בצורה לא טובה יכולות להיות מתורגמות לחיובים או הערכות גבוהות יותר עבור חברי אגודה קהילתית, ולכן קונים פוטנציאליים צריכים לחקור את היעילות של HOA מסוים, או קהילת בתים משותפים, לפני שהם רוכשים בית שבסמכותו.
