הכנסות נדחות הן כאשר חברה מקבלת תשלום מלקוח לפני מסירת המוצר או השירות; עם זאת, התשלום עדיין לא נספר כהכנסה. הכנסות נדחות, המכונות גם הכנסות שלא נצברו, רשומות כהתחייבות במאזן מכיוון שבתחת חשבונאות צבירה הליך הכרת ההכנסה לא הושלם.
הכנסות נדחות וחשבונאות צבירה
כאשר חברה משתמשת בשיטת החשבונאות הצבירה, הכנסות מוכרות רק כנכרות כאשר מתקבלים כסף מהקונה, והסחורה או השירותים מועברים לקונה. כאשר חברה צוברת הכנסות נדחות, הסיבה לכך היא שקונה או לקוח שילמו מראש עבור טובין או שירות שיועבר במועד עתידי כלשהו.
התשלום נחשב כהתחייבות מכיוון שעדיין קיימת האפשרות שלא ניתן למסור את הטובין או השירות, או שהקונה עשוי לבטל את ההזמנה. בשני המקרים, החברה הייתה מחזירה את הלקוח, אלא אם כן נקבעו במפורש בתנאי תשלום בחוזה חתום.
עם הזמן, כאשר המוצר או השירות מועברים, חשבון ההכנסות הנדחים מחויב והכסף מזוכה בהכנסות. במילים אחרות, ההכנסה או המכירה מוכרים סוף סוף, ולכן הכסף שהרוויח כבר אינו מהווה התחייבות. כל חוזה יכול לקבוע תנאים שונים, לפיהם יתכן שלא ניתן לרשום הכנסות עד שנמסרו כל השירותים או המוצרים. במילים אחרות, התשלומים שנגבו מהלקוח יישארו בהכנסות נדחות עד שהלקוח יקבל את המגיע בהתאם לחוזה.
דוגמא
מועדון קאנטרי גובה דמי שכירות שנתיים מלקוחותיו בהיקף כולל של 240 דולר, אשר מחויב מייד כאשר חבר נרשם להצטרף למועדון. עם קבלת התשלום, השירותים טרם סופקו. המועדון יחייב הכנסות במזומן ואשראי נדחים בסכום של 240 דולר.
בסוף החודש הראשון לחברות, המועדון היה מכיר הכנסות בסך 20 $ על ידי חיוב בחשבון ההכנסות הנדחות וזיכוי חשבון המכירות. מועדון הגולף ימשיך להכיר הכנסות של 20 $ בכל חודש עד סוף השנה, כאשר יתרת חשבון ההכנסות הנדחות תהיה אפס. בדוח ההכנסה השנתית, סוף סוף יופיע הסכום המלא של 240 $ כהכנסות או כמכירות.
העיתוי של הכרת הכנסות והקלטה אינו תמיד פשוט. תקני חשבונאות על פי GAAP, או עקרונות חשבונאות מקובלים, מאפשרים שיטות שונות להכרת הכנסות בהתאם לנסיבות ולענף החברה.
לדוגמה, קבלן עשוי להשתמש בשיטת אחוז ההשלמה או בשיטת החוזה שהושלמה כדי להכיר הכנסות. בשיטת אחוז ההשלמה, החברה הייתה מכירה בהכנסות כשמתקיימים אבני דרך מסוימות. בשיטת החוזה הושלם, החברה לא הייתה מכירה ברווח כלשהו עד לחוזה כולו ותנאיו התקיימו. כתוצאה מכך, שיטת החוזה הושלמה מביאה הכנסות נמוכות יותר והכנסות נדחות גבוהות יותר משיטת אחוז ההשלמה.
דוחות כספיים של חברה עשויים להיראות שונים בשיטה חשבונאית אחת לעומת אחרת. כל שיטה תביא לכך שסכום אחר נרשם כהכנסות נדחות, למרות שהסכום הכולל של העסקה הפיננסית אינו שונה.
